Thiết lập nội dung email gửi hóa đơn, chứng từ, báo cáo

1. Nội dung

Cho phép Kế toán tự thiết lập nội dung email gửi hóa đơn, chứng từ, báo cáo…mà không cần sử dụng mẫu email mặc định của chương trình.

2. Hướng dẫn

1. Vào menu Hệ thống\Thiết lập mẫu Email.

2. Chọn cách thiết lập:

• Thiết lập riêng: Được thực hiện bởi từng Người dùng, trên từng Chi nhánh của từng Dữ liệu kế toán
• Thiết lập chung: Do vai trò admin thực hiện, để thiết lập mẫu email chung cho toàn bộ người dùng của một chi nhánh hoặc cho toàn bộ chi nhánh (theo từng dữ liệu)

3. Chọn Loại email muốn tự thiết lập nội dung. 

4. Nhấn Thêm mẫu.

5. Thiết lập lại Tiêu đề email và Nội dung chi tiết của email theo nhu cầu:

• Với các thông tin dạng Chữ (text): Sửa lại theo nhu cầu bằng cách gõ nội dung mới hoặc xóa bỏ nội dung cũ.

• Với các thông tin dạng Trường dữ liệu thiết lập lại như sau:

Lưu ý: Trường dữ liệu là các thông tin do chương trình tự sinh, các thông tin này được lấy từ hóa đơn, giấy phép sử dụng, danh mục cơ cấu tổ chức….
Ví dụ: Trường thông tin (##AccountObjectName##) được lấy theo Tên khách hàng trên hóa đơn. Tên khách hàng trên hóa đơn số 0000001 là Nguyễn Văn A; Tên khách hàng trên hóa đơn số 0000002 là Nguyễn Văn B. Khi gửi hóa đơn số 01 cho khách hàng thì trên email thông tin ##AccountObjectName## sẽ hiển thị là Nguyễn Văn A; Khi gửi hóa đơn số 02 cho khách hàng thì trên email thông tin ##AccountObjectName## sẽ hiển thị là Nguyễn Văn B.

• • Để con trỏ chuột vào vị trí mong muốn hiển thị thông tin trên email.
  • Tại mục Chọn trường trộn, chọn trường trộn muốn hiển thị, chương trình tự động bổ sung trường trộn vào vị trí đã chọn trên email.

• Ngoài ra, có thể chèn thêm ảnh vào nội dung email: Để con trỏ chuột vào vị trí mong muốn và chèn ảnh từ máy tính vào mẫu email

• Với các mẫu Email Báo giá, Đơn đặt hàng, Chứng từ bán hàng, Đơn mua hàng, Mua hàng hóa, dịch vụ, Hợp đồng bán: có thể chọn tệp đính kèm để gửi kèm email.

Lưu ý:

• Với loại email Mua hàng hóa, dịch vụ. Kế toán phải tự thiết lập mới hoàn toàn (chương trình không có sẵn mẫu mặc định)
• Nếu muốn thiết lập mẫu email ở bên ngoài rồi mới copy vào phần mềm. Kế toán có thể Tải danh sách trường trộn để thiết lập.

• Để lấy lại mẫu email ngầm định của chương trình, nhấn Lấy lại mẫu mặc định.

4. Đặt lại Tên mẫu.

5. Nhấn Cất.

6. Tích chọn ô Đang áp dụng, chương trình sẽ sử dụng mẫu đang áp dụng để gửi email.

7. Chọn Định dạng tệp gửi báo cáo, chứng từ: Các tệp đính kèm thiết lập ở trên sẽ được gửi bằng định dạng đã chọn.

8. Nhấn Cất.