Làm thế nào để nộp bộ hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế?

• Mẫu Hóa đơn điện tử:
  • Trên giao diện khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử, nhấn Xem mẫu.
  • Nhấn Ký điện tử để ký số lên mẫu hóa đơn.
  • Sau đó nhấn In để in ra giấy.

Lưu ý: Đối với một số Chi cục Thuế có yêu cầu cung cấp thêm bản Hóa đơn thể hiện Hóa đơn chuyển đổi thành chứng từ giấy, kế toán thực hiện như sau:

• • Nhấn Chuyển đổi HĐ giấy và nhấn Ký điện tử để ký số lên mẫu hóa đơn.
  • Sau đó nhấn In để in ra giấy.

• Lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử: In ra giấy, sau đó ký và đóng dấu.

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử:
  • Trên giao diện thông báo phát hành hóa đơn, nhấn In và chọn Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, sau đó nhấn In để in ra giấy

• • Ký và đóng dấu của doanh nghiệp.

2. Sau khi hoàn thiện thì mang bộ hồ sơ nộp cho Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.

• Mẫu Hóa đơn điện tử: 
  • Trên giao diện khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử, nhấn Xem mẫu.
  • Nhấn Ký điện tử để ký số lên mẫu hóa đơn.
  • Sau đó nhấn Xuất khẩu\ Microsoft Word File để xuất ra file word. Đặt tên file không dấu vd: Mau_hoa_don

Lưu ý: Đối với một số Chi cục Thuế có yêu cầu cung cấp thêm bản Hóa đơn thể hiện Hóa đơn chuyển đổi thành chứng từ giấy, kế toán thực hiện như sau:

• • Trên giao diện khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử, nhấn Chuyển đổi HĐ giấy.
  • Nhấn Ký điện tử để ký số lên mẫu hóa đơn.
  • Sau đó nhấn Xuất khẩu\ Microsoft Word File để xuất ra file word. Đặt tên file không dấu vd: Mau_hoa_don_chuyen_doi

• Lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử:

– In ra, ký và đóng dấu.

– Sau đó scan màu ra file ảnh và insert ảnh vào file word mới.

– Đặt tên file không dấu vd: Quyet_dinh_ap_dung_hoa_don_dien_tu

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Do hệ thống thuế chưa có cấu trúc XML cho Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nên cán bộ thuế hướng dẫn lập theo mẫu của Thông báo phát hành hóa đơn tự in, đặt in (TT26).
  • Trên giao diện thông báo phát hành hóa đơn, nhấn In và chọn Thông báo phát hành hóa đơn tự in, đặt in (TT26), sau đó nhấn Xuất khẩu XML để nộp BC qua mạng hoặc NK vào HTKK

• • Hoặc kế toán có thể Kết xuất XML tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) trên ứng dụng HTKK.

2. Nộp hồ sơ điện tử.

• Thực hiện nộp hồ sơ trên hệ thống kê thai thuế mà đơn vị đang sử dụng, trên hệ thống Thuế điện tử hoặc các nhà TVAN khác.

• Trường hợp kê khai thuế trên hệ thống Thuế điện tử của TCT:
  • Bước 1: Đăng ký tờ khai

– Đăng nhập hệ thống Thuế điện tử tại địa chỉ http://thuedientu.gdt.gov.vn

– Tại tab Khai thuế, nhấn vào phần Đăng ký tờ khai.

– Kéo xuống dưới cùng, chọn Đăng ký thêm tờ khai.

– Chương trình hiển thị bảng danh sách tờ khai, kéo xuống dưới cùng tích chọn:

+ Thông báo phát hành hóa đơn (không bắt buộc)

+ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

+ Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.

– Nhấn Tiếp tục.

– Nhấn Chấp nhận. 

• • Bước 2: Nộp tờ khai

– Tại tab Khai Thuế, nhấn vào phần Nộp tờ khai XML, nhấn Chọn tệp tờ khai.

– Chọn đúng file Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng xml, nhấn Open.

Lưu ý: Khi kích vào Chọn tệp tờ khai mà không thấy màn hình chọn hiện ra thì có 2  nguyên nhân:

• • • • Thứ nhất: Mạng yếu => Chờ (không nên tick nhiều lần).
      • Thứ hai: Màn hình này hay hiển thị ở màn hình Desktop phía dưới những phần mềm đang mở trên màn hình => Ẩn tất cả các ứng dụng trên màn hình và thu nhỏ trang Web  sẽ nhìn thấy.

– Hệ thống hiển thị giao diện Khai thuế, nhấn Ký điện tử

– Nhập mã PIN của USB Token hiển thị, nhập mã PIN Chữ ký số, sau đó nhấn Login.

– Hệ thống hiển thị thông báo Ký tệp tờ khai thành công!, nhấn OK.

– Hệ thống hiển thị giao diện Khai thuế, nhấn Nộp tờ khai.

– Giao diện nộp tờ khai thành công.

• • Bước 3: Đính kèm phụ lục

(Phụ lục gồm: Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và Mẫu hóa đơn)

– Tại tab Tra cứu, chọn mục Tờ khai.

– Nhấn Tra cứu.

– Hiển thị màn hình kết quả tra cứu, tại dòng Thông báo phát hành nhấn biểu tượng để đính kèm phụ lục.

– Nhấn Chọn tệp tờ khai.

– Chọn tệp Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử\ nhấn Open.

– Nhấn Ký điện tử.

– Nhập Mã pin chữ ký số\ nhấn Chấp nhận.

– Chờ đến khi có thông báo thành công\ nhấn Ok.

–  Nhấn Nộp tờ khai và thực hiện tương tự để đính kèm Mẫu hóa đơn.

Lưu ý: Kiểm tra lại xem đã nộp đủ các tờ khai hay chưa.

• • • • • Tại tab Tra cứu, chọn mục Tờ khai.

• • • • • Nhấn Tra cứu.

• • • • • Chương trình hiển thị Kết quả tra cứu.
          • Phải hiện đủ số lượng Thông báo cùng các tệp kèm theo.
          • Có thể kích vào từng file để kiểm tra lại.

• • • • • Sau 2 ngày từ ngày nộp mà không thấy cơ quan Thuế phản hồi thì:
          • Kế toán vào trang: tracuuhoadon.gdt.gov.vn để kiểm tra xem hóa đơn đã được chấp nhận chưa.
          • Và liên hệ với cơ quan thuế để xác nhận lại một lần nữa, tránh tình trạng khi chưa được chấp nhận mà đã phát hành hóa đơn.