Nghiệp vụ "Bán hàng theo đơn đặt hàng" được thực hiện trên phần mềm như sau: Bước 1: Nhập đơn đặt hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng
Vào phân hệ Bán hàng\tab Đơn đặt hàng, chọn chức năng Thêm.
Khai báo thông tin chi tiết cho đơn đặt hàng, sau đó nhấn Cất.
Lưu ý:
1. Nếu đơn đặt hàng này được sử dụng để tính giá thành (phương pháp tính giá thành theo đơn hàng), khi khai báo kế toán sẽ tích chọn vào thông tin Tính giá thành.
2. Kế toán cũng có thể thực hiện lập đơn đặt hàng từ một báo giá đã có.
3. Nếu tình trạng đơn đặt hàng là Chưa thực hiện, thì khi nào đơn đặt hàng này được chọn để lập chứng từ bán hàng, phần mềm sẽ tự động chuyển trạng thái của đơn hàng sang Đang thực hiện
Bước 2: Lập chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng từ đơn đặt hàng
Trên phân hệ Bán hàng\tab Bán hàng, chọn chức năng Thêm.
Lựa chọn loại chứng từ cần lập Bán hàng hóa, dịch vụ trong nước; Bán hàng xuất khẩu; Bán hàng đại lý bán đúng giá hoặc Bán hàng ủy thác xuất khẩu.
Nhấn biểu tượng , tích chọn Lập từ Đơn đặt hàng.
Chọn Đơn đặt hàng cần lập chứng từ bán hàng bằng 1 trong 2 cách:
Nhấn biểu tượng , chọn đơn đặt hàng cần lập chứng từ bán hàng từ danh sách.
Chọn đơn đặt hàng trong danh sách tìm kiếm:
Nhấn biểu tượng .
Thiết lập điều kiện tìm kiếm đơn đặt hàng, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
Tích chọn các mặt hàng được bán theo đơn đặt hàng, sau đó nhấn Đồng ý.
Hệ thống sẽ tự động lấy thông tin về khách hàng và các mặt hàng đã từ đơn đặt hàng đã chọn sang chứng từ bán hàng.
Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ bán hàng là Chưa thu tiền.
Kiểm tra thông tin khách hàng và hàng hóa được lấy từ đơn đặt hàng sang => kế toán có thể giữ nguyên thông tin như trên đơn đặt hàng hoặc thay đổi lại (nếu cần).
Trường hợp bán hàng xuất luôn hóa đơn => Áp dụng đối với các chứng từ bán hàng khi lập có tích chọn thông tin Lập kèm hoá đơn. Để cấp hoá đơn cho chứng từ bán hàng, kế toán sẽ thực hiện như sau:
Nếu không sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, Kế toán nhập trực tiếp thông tin hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng tại mục Hóa đơn (trên tab Hóa đơn).
Khai báo thông tin về mẫu số, ký hiệu hóa đơn và ngày hóa đơn, sau đó nhấn Đồng ý.
Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu hóa đơn cần in.
Trường hợp bán hàng không xuất luôn hóa đơn => Áp dụng đối với các chứng từ bán hàng khi lập không tích chọn thông tin Lập kèm hoá đơn. Khi cần cấp hoá đơn cho chứng từ bán hàng:
Chọn chứng từ bán hàng cần xuất hóa đơn trên tab Bán hàng.
Nhấn chuột phải, chọn Lập hóa đơn.
Nếu không sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, Kế toán nhập trực tiếp thông tin hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng tại mục Hóa đơn
Khai báo thông tin về mẫu số, ký hiệu hóa đơn và ngày hóa đơn, sau đó nhấn Đồng ý.
Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu hóa đơn cần in.
Lưu ý:Nếu chứng từ bán hàng lựa chọn phương thức Thu tiền ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt hoặc chuyển khoản mà tự động sinh ra các chứng từ thu tiền tương ứng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho
Sau khi cất giữ xong chứng từ bán hàng, nhấn chọn chức năng Lập phiếu xuất trên thanh công cụ.
Kiểm tra và khai báo thông tin phiếu xuất kho, sau đó nhấn Cất, hệ thống sẽ tự động chuyển thông tin chứng từ xuất kho vừa lập sang tab Nhập, xuất kho của phân hệ Kho.
Lưu ý:
1. Nếu khi lập chứng từ bán hàng có tích chọn Kiêm phiếu xuất kho thì kế toán sẽ không phải thực hiện bước này. Khi đó hệ thống sẽ tự động sinh chứng từ xuất kho hàng bán ngay sau khi chứng từ bán hàng được cất giữ.
2. Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi lập phiếu xuất kho, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu xuất kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho sẽ thực hiện ghi sổ phiếu xuất kho vào sổ kho.
, chọn đơn đặt hàng cần lập chứng từ bán hàng từ danh sách.
.
