Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
Khách hàng đến mua hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào yêu cầu khách hàng đề nghị xuất kho
Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá và ghi Sổ kho
Nhân viên kinh doanh nhận hàng và giao cho khách hàng
Kế toán bán hàng ghi nhận doanh số bán hàng
Nhân viên bán hàng yêu cầu kế toán bán hàng xuất hoá đơn cho khách hàng
Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt cho nhân viên bán hàng thì nhân viên bán hàng sẽ nhận tiền và mang về nhập quỹ, nếu thanh toán bằng tiền gửi thì khách hàng sẽ chuyển khoản vào tài khoản của công ty.
Ví dụ
Ngày 09/01/2017, bán hàng cho công ty TNHH Hoàng Phát, (chưa thanh toán):
Điều hòa LG 12000BTU, số lượng 3, đơn giá 8.000.000đ, thuế GTGT 10%.
Điều hòa LG 24000BTU, số lượng 2, đơn giá 13.500.000đ, thuế GTGT 10%.
Nghiệp vụ "Bán hàng hóa, dịch vụ trong nước" được thực hiện trên phần mềm như sau:
Vào phân hệ Bán hàng, chọn Chứng từ bán hàng (hoặc vào tab Bán hàng, nhấn Thêm).
Khai báo thông tin chi tiết về chứng từ bán hàng.
Chọn loại chứng từ bán hàng là Bán hàng hóa, dịch vụ trong nước.
Chọn phương thức thanh toán.
Tích chọn Kiêm phiếu xuất kho.
Tích chọn Lập kèm hóa đơn.
Tại mục NV bán hàng: Chọn nhân viên tương ứng, nếu có nhu cầu theo dõi tình hình bán hàng chi tiết theo nhân viên bán hàng.
Mục Điều khoản TT (áp dụng với phương thức Chưa thu tiền): Chọn điều khoản đã được thiết lập trên danh mục Điều khoản thanh toán, nếu có thỏa thuận về điều kiện thanh toán với khách hàng. => Trường hợp đã thiết lập điều khoản thanh toán cho từng khách hàng tại danh mục Khách hàng, thì chương trình sẽ tự động hiển thị sẵn thông tin này theo khách hàng được chọn.
Khai báo các thông tin của hàng hóa, dịch vụ bán ra.
Khai báo các thông tin về thuế và hóa đơn:
Nếu không sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, Kế toán nhập trực tiếp thông tin hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng tại mục Hóa đơn.
Khai báo các thông tin xuất kho. => Giá vốn xuất kho sẽ được chương trình tự động tính căn cứ vào phương pháp tính giá xuất kho đã được thiết lập trên Hệ thống\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa.
Nhấn Cất.
Lưu ý:
Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi chứng từ bán hàng trong nước được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu xuất kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho sẽ thực hiện ghi sổ phiếu xuất kho vào sổ kho.
Nếu chứng từ bán hàng lựa chọn phương thức Thu tiền ngay, chương trình sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt hay chuyển khoản mà tự động sinh ra các chứng từ thu tiền mặt hoặc thu tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.
Có thể in được hóa đơn GTGT để xuất cho khách hàng theo mẫu tự in hoặc đặt in.
Lưu ý
Trường hợp việc xuất hóa đơn và lập chứng từ bán hàng không được thực hiện đồng thời. Xem hướng dẫn tại đây.
Trường hợp phiếu xuất kho không được lập kèm chứng từ bán hàng, sau khi cất chứng từ, Kế toán có thể sử dụng chức năng Lập phiếu xuất để lập nhanh phiếu xuất kho cho các mặt hàng được bán.
Với trường hợp chứng từ bán hàng có phát sinh nhiều mặt hàng, khi xuất hóa đơn GTGT chỉ muốn hiển thị một mặt hàng đại diện và in kèm bảng kê vật tư hàng hóa cho hóa đơn đó, Kế toán sẽ thực hiện như sau:
Thiết lập chế độ In kèm bảng kê trên chứng từ bán hàng.
