Làm thế nào để tạo mới dữ liệu từ dữ liệu năm trước?

Công ty cổ phần MISA
Help & Support Center

Search:

Contents

IndexBookmarkPrint

Home > 4. Câu hỏi thường gặp > Câu hỏi thường gặp khi bắt đầu sử dụng > Khác > Làm thế nào để tạo mới dữ liệu từ dữ liệu năm trước?Làm thế nào để tạo mới dữ liệu từ dữ liệu năm trước?

Chức năng tạo mới dữ liệu từ năm trước giúp cho kế toán lấy được số dư các tài khoản và danh mục từ năm trước chuyển sang nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn: Tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)
Để tạo được dữ liệu mới từ năm trước trên phần mềm MISA SME.NET 2019, kế toán cần thực hiện theo các bước sau:

Chuẩn bị trước khi tạo dữ liệu từ năm trước
Thực hiện tạo dữ liệu từ năm trước
Kiểm tra, đối chiếu số dư đầu năm nay và cuối năm trước

Tham khảo một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc tạo mới dữ liệu từ năm trước tại đây.

I. Chuẩn bị trước khi tạo dữ liệu từ năm trước

Trước khi thực tạo dữ liệu kế toán từ năm trước, đối với dữ liệu kế toán thuộc năm cũ, kế toán cần phải thực hiện một số thao tác sau:

1. Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách.

Vào menu Hệ thống, chọn Hướng dẫn lập báo cáo quyết toán.
Nhấn Kiểm tra đối chiếu chứng từ sổ sách.

Xem hướng dẫn các bước kiểm tra chi tiết tại đây.

2. Thực hiện bảo trì dữ liệu để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu

Vào Tiện ích\Bảo trì dữ liệu.
Chọn thời gian bảo trì dữ liệu, sau đó nhấn Thực hiện.

Lưu ý: Đối với các dữ liệu tính giá xuất kho theo phương pháp Bình quân tức thời, Đích danh, Nhập trước - xuất trước, khi thực hiện bảo trì dữ liệu kế toán tích chọn thêm thông tin Tính lại giá xuất kho.

3. Kiểm tra và chốt lại số dư tất cả các tài khoản

Chọn Báo cáo\tab Báo cáo.
Chọn nhóm Báo cáo tài chính\Bảng cân đối tài khoản (quản trị).

Chọn kỳ báo cáo là năm, tích chọn Hiển thị số dư 2 bên, sau đó nhấn Đồng ý.

Kiểm tra và chốt lại số dư tài khoản để đảm bảo tính chính xác, riêng tài khoản doanh thu 511, 515, 711 và tài khoản chi phí 6xx, 811; tài khoản 911 đảm bảo không còn số dư cuối kỳ.

4. Khóa sổ kỳ kế toán

Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Khóa sổ kỳ kế toán.
Nhập ngày khóa sổ mới, nhấn Thực hiện.

II. Thực hiện tạo dữ liệu từ năm trước

Kế toán nên thực hiện tạo dữ liệu từ năm trước sau khi:

Đã chốt được số liệu của năm trước
Đảm bảo số liệu đã đúng đắn
Hoàn thành xong các báo cáo tài chính.

Khi đó việc tạo dữ liệu kế toán từ năm trước sẽ được thực hiện theo một trong các trường hợp sau:

Dữ liệu năm cũ áp dụng theo TT200 hoặc TT133

Vào menu Tệp\Tạo mới dữ liệu kế toán từ năm trước.

Nhấn Tiếp theo để bắt đầu quá trình tạo dữ liệu từ năm trước.

Tại Bước 1 - Chọn dữ liệu năm trước, khai báo các thông tin sau:

Chọn máy chủ lưu dữ liệu kế toán năm trước. => Thông thường tên máy chủ có dạng Computer name\MISASME2019 (VD: PMTAM1\MISASME2019). Nếu không tìm thấy máy chủ này có thể chọn máy chủ có dạng Computer name\MISASME2017.

Chọn dữ liệu kế toán năm trước làm căn cứ để chuyển số dư, danh mục sang dữ liệu kế toán mới.

Nhấn Tiếp theo.

Tại Bước 2 - Thiết lập dữ liệu kế toán mới, khai báo các thông tin sau:

Đặt tên cho dữ liệu kế toán mới và nhấn vào biểu tượng để chọn lại nơi lưu dữ liệu kế toán.

Lưu ý: Thư mục lưu dữ liệu phải không để thuộc tính nén thì mới có thể tạo được dữ liệu kế toán. Xem hướng dẫn bỏ thuộc tính nén của thư mục tại đây.

Khai báo thông tin về ngày bắt đầu hạch toán trên phần mềm.

Lưu ý:

1. Tên dữ liệu kế toán nên viết liền không dấu, đồng thời không được phép chứa các ký tự / \ [ ] * ? ` ~ ! ^ # & : và độ dài không quá 256 ký tự.
2. Nên lưu dữ liệu kế toán sang ổ khác với ổ cài đặt windows của máy tính, để tránh trường hợp mất dữ liệu khi cài đặt lại windows.

Nhấn Thực hiện, chương trình tự động bỏ qua Bước 3 - Thiết lập và ghép tài khoản và chuyển sang luôn Bước 4.

Tại Bước 4 - Thực hiện tạo dữ liệu, chương trình bắt đầu thực hiện tạo dữ liệu kế toán năm mới.

Tại Bước 5 - Thông báo kết quả, nhấn Đóng để kết thúc quá trình tạo dữ liệu kế toán từ dữ liệu năm cũ.

Lưu ý: Trường hợp quá trình tạo dữ liệu không thành công, kế toán có thể kiểm tra nguyên nhân bằng cách nhấn chọn chức năng Tải về kết quả tạo mới dữ liệu không thành công.

Dữ liệu năm cũ áp dụng theo QĐ48, muốn tạo dữ liệu mới theo TT133

Vào menu Tệp\Tạo mới dữ liệu kế toán từ năm trước.

Nhấn Tiếp theo để bắt đầu quá trình tạo dữ liệu từ năm trước.

Tại Bước 1 - Chọn dữ liệu năm trước, khai báo các thông tin sau:

Chọn máy chủ lưu dữ liệu kế toán năm trước. => Thông thường tên máy chủ có dạng Computer name\MISASME2019 (VD: PMTAM1\MISASME2019). Nếu không tìm thấy máy chủ này có thể chọn máy chủ có dạng Computer name\MISASME2017.

Chọn dữ liệu kế toán năm trước làm căn cứ để chuyển số dư, danh mục sang dữ liệu kế toán mới.

Nhấn Tiếp theo.

Tại Bước 2 - Thiết lập dữ liệu kế toán mới, khai báo các thông tin sau:

Đặt tên cho dữ liệu kế toán mới. => Tên dữ liệu kế toán nên viết liền không dấu, đồng thời không được phép chứa các ký tự / \ [ ] * ? ` ~ ! ^ # & : và độ dài không quá 256 ký tự.

Nhấn vào biểu tượng để chọn lại nơi lưu dữ liệu kế toán. => Nên lưu dữ liệu kế toán sang ổ khác với ổ cài đặt windows của máy tính, để tránh trường hợp mất dữ liệu khi cài đặt lại windows.

Lưu ý: Thư mục lưu dữ liệu phải không để thuộc tính nén thì mới có thể tạo được dữ liệu kế toán. Xem hướng dẫn bỏ thuộc tính nén của thư mục tại đây.

Chương trình sẽ mặc định tạo dữ liệu kế toán mới theo TT133.

Nhấn Tiếp theo.

Tại Bước 3 - Thiết lập và ghép tài khoản, thực hiện thiết lập và ghép các TK bị lệch giữa QĐ48 và TT133:

Chương trình đã tự động ghép các TK của QĐ48 với các TK của TT133. Tuy nhiên, kế toán vẫn có thể ghép lại cho phù hợp với nhu cầu quản lý tại doanh nghiệp mình.

Với những TK trên QĐ48 bị bỏ đi so với TT133, kế toán có thể lựa chọn một trong hai cách thức xử lý sau:

Nếu tích chọn Mở tích chọn Mở tiết khoản tương ứng cho các tài khoản bị bỏ theo TT133/2016/TT-BTC, đối với các TK thay thế cho TK bị bỏ đi của QĐ48, chương trình sẽ mở ra các tiết khoản và chuyển dữ liệu vào các tiết khoản mới này. Ví dụ: TK 142 và 242 sẽ được chuyển và TK 2421 và 2422

Nếu không tích chọn Mở tích chọn Mở tiết khoản tương ứng cho các tài khoản bị bỏ theo TT133/2016/TT-BTC, đối với các TK bị thay thế cho TK bị bỏ đi của QĐ48, chương trình sẽ không mở tiết khoản mà chuyển dữ liệu trực tiếp vào TK thay thế. Ví dụ TK 142 và 242 sẽ được chuyển vào TK 242.

Nhấn Thực hiện.

Tại Bước 4 - Thực hiện tạo dữ liệu, chương trình bắt đầu thực hiện tạo dữ liệu kế toán năm mới.

Tại Bước 5 - Thông báo kết quả, nhấn Đóng để kết thúc quá trình tạo dữ liệu kế toán từ dữ liệu năm cũ.

Lưu ý:

1. Trường hợp dữ liệu cũ theo QĐ48, sau khi tạo mới chuyển sang TT133, thì tại Bước 5 có thể chọn chức năng Tải về thông tin ghép tài khoản để tải tệp kết quả ghép tài khoản giữa QĐ48 và TT133, phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu dữ liệu.
2. Trường hợp quá trình tạo dữ liệu không thành công, kế toán có thể kiểm tra nguyên nhân bằng cách nhấn chọn chức năng Tải về kết quả tạo mới dữ liệu không thành công.

III. Kiểm tra, đối chiếu số dư đầu năm nay vào cuối năm trước

Kế toán có thể thực hiện đối chiếu số dư đầu năm nay và cuối năm trước căn cứ vào hệ thống báo cáo sau:

IV. Một số câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp đã nhập phát sinh của năm 2017 vào dữ liệu năm cũ, khi chốt báo cáo tài chính và số dư năm 2016 làm thế nào để tách dữ liệu năm 2017 thành dữ liệu mới?

Thực hiện kiểm tra và chốt số liệu theo các bước chuẩn bị nói trên
Thực hiện tạo dữ liệu mới từ năm trước: Khi đó phần mềm sẽ chuyển toàn bộ số dư cuối năm 2016 sang và chuyển toàn bộ chứng từ ngày 01/01/2017 sang dữ liệu mới

Lưu ý: Các doanh nghiệp nên áp dụng theo cách này, đặc biệt là các doanh nghiệp sau:

Doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp Đích danh và năm 2017 đã xuất kho cho những chứng từ nhập từ năm 2016.
Các doanh nghiệp có quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp theo hóa đơn và năm 2017 có thực hiện trả tiền hoặc đối trừ chứng từ cho những hóa đơn, chứng từ công nợ năm 2016.

2. Đầu năm 2017 khi doanh nghiệp chưa chốt được số dư nhưng vẫn tạo dữ liệu từ năm trước lấy số dư tạm tính và danh mục để nhập phát sinh năm 2017 (Ví dụ: KETOAN_2017). Sau khi chốt số dư năm 2016, làm thế nào để kế toán lấy lại số dư chuẩn sang dữ liệu năm 2017 mà không phải nhập lại bằng tay?

Sau khi hoàn thành báo cáo tài chính và chốt số dư chuẩn của năm 2016 doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Tạo dữ liệu mới từ năm trước từ dữ liệu năm 2016. Ví dụ: DU_LIEU_2017
Xuất khẩu số dư từ dữ liệu DU_LIEU_2017:
- Trên dữ liệu kế toán DU_LIEU_2017, vào Tệp\Xuất khẩu dữ liệu.
- Chọn thời gian cần lấy các chứng từ xuất khẩu.
- Chọn nơi lưu tệp xuất khẩu và đặt tên cho tệp xuất khẩu.
- Tại mục Chọn dữ liệu xuất khẩu, tích chọn Số dư đầu kỳ.
- Nhấn Thực hiện.

Thực hiện nhập khẩu lại số dư chuẩn vào dữ liệu năm 2017 đã có phát sinh (Dữ liệu KETOAN_2017)
- Trên dữ liệu kế toán KETOAN_2017, vào Tệp\Nhập khẩu dữ liệu.
- Chọn tệp dữ liệu cần nhập khẩu, sau đó nhấn Cất và ghi sổ.

Lưu ý:

1. Với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp Đích danh và năm 2017 đã xuất kho cho những chứng từ nhập năm 2016 sẽ phải thực hiện bảo trì lại dữ liệu sau khi nhập khẩu xong số dư đầu năm. => Khi đó chương trình sẽ cảnh báo các chứng từ xuất kho không ghi sổ được do thiếu chứng từ đối trừ, kế toán sẽ phải nhấn vào từng chứng từ xuất kho để chọn lại chứng từ nhập tương ứng.

2. Với các doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp theo hóa đơn và năm 2017 có thực hiện trả tiền hoặc đối trừ chứng từ cho những hóa đơn, chứng từ công nợ năm 2016 sẽ xem Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả theo hóa đơn để kiểm tra lại số liệu và tiến hàng đối trừ chứng từ lại cho khách hàng, nhà cung cấp tương ứng.

Xem thêm