Phân bổ CCDC

Mục đích: Hướng dẫn lập chứng từ phân bổ giá trị của công cụ dụng cụ (CCDC) vào chi phí hàng tháng và hạch toán chi phí vào các đối tượng phân bổ.

Nội dung:

• Thao tác lập chứng từ phân bổ chi phí CCDC.
• Kiểm tra, xác định mức chi phí và đối tượng phân bổ.
• Hạch toán và in chứng từ phân bổ.
• Lưu ý khi thực hiện phân bổ chi phí CCDC.

Phạm vi áp dụng: Kế toán, nhân viên phụ trách quản lý công cụ dụng cụ, cán bộ quản trị chi phí.

Bước 1: Tại phân hệ Công cụ dụng cụ, chọn chức năng Phân bổ chi phí bên thanh tác nghiệp (hoặc trên tab Phân bổ chi phí chọn chức năng Thêm).

Bước 2: Chọn tháng và năm cần phân bổ CCDC, sau đó nhấn Đồng ý.

Bước 3: Trên chứng từ Phân bổ chi phí CCDC

• • Tab Xác định mức chi phí: Hệ thống tự động tính ra số tiền phân bổ cho các CCDC đang được sử dụng tại đơn vị.

• • Tab Phân bổ: Liệt kê chi phí sẽ được phân bổ cho các đối tượng nào, theo tỷ lệ phân bổ đã được thiết lập khi ghi tăng CCDC. Kế toán có thể thực hiện chọn lại Đối tượng phân bổ là Đối tượng THCP, Đơn hàng, Công trình, Hợp đồng bán tại các cột tương ứng, tự gõ lại số tiền phân bổ theo nhu cầu thực tế của đơn vị và thiết lập lại Tỷ lệ PB (%), TK chi phí và Khoản mục chi phí (Nếu có)
    • Lưu ý: khi sửa lại thống tin kỳ phân bổ tiếp theo sẽ kế thừa thông tin đã sửa từ kỳ phân bổ trước

• • Tab Hạch toán: thiết lập tự động lấy các thông tin: TK chi phí, Đối tượng phân bổ, Khoản mục chi phí, TK Có thường là 242 lấy từ TK chờ phân bổ khi ghi tăng CCDC, Số tiền từ Tab phân bổ để liệt kê các bút toán hạch toán nghiệp vụ phân bổ chi phí CCDC.

Bước 4: Sau khi kiểm tra phân bổ CCDC, nhấn Cất.

• Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu cần in. Có thể theo mẫu do phần mềm cung cấp hoặc theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (xem thêm chức năng Thiết kế mẫu chứng từ).

• Có thể thiết lập phân bổ cho nhiều CCDC cùng lúc bằng cách nhấn chọn chức năng Chọn nhiều CCDC để phân bổ cùng lúc, thao tác chi tiết tham khảo Tại đây.
• Trường hợp sử dụng tính năng Loại bỏ tất cả CCDC để xóa hết các dòng phân bổ, sau đó muốn lấy lại thì phải đóng chứng từ phân bổ và mở lại.
• Trường hợp các CCDC được phân bổ cho cùng một khoản mục chi phí, kế toán có thể nhập nhanh thông tin bằng cách chọn khoản mục chi phí cho đối tượng phân bổ đầu tiên, sau đó nhấn chuột phải và chọn chức năng Sao chép dữ liệu cho các dòng dưới.

• Đối với dữ liệu hạch toán đa chi nhánh và sử dụng cả hai hệ thống sổ (tài chính và quản trị), việc phân bổ chi phí CCDC được thực hiện khi đang làm việc tại chi nhánh nào, sổ nào chỉ được lưu trên chi nhánh đó và sổ đó.
• Có thể xuất khẩu thông tin phân bổ chi phí CCDC ra tệp excel bằng cách chọn chức năng Xuất khẩu bảng PB trên thanh công cụ.
• Trường hợp Ngày ghi tăng Chi phí trả trước không tròn tháng, có thể lựa chọn Cách phân bổ Chi phí trả trước cho tháng đầu tiên bằng cách vào menu Hệ thống/Tuỳ chọn/mục Tuỳ chọn chung, tại dòng “Cách phân bổ CCDC, chi phí trả trước, doanh thu nhận trước tháng đầu tiên” chọn mục “Phân bổ từ ngày ghi tăng/ngày bắt đầu phân bổ“.
  Nếu lựa chọn mục Phân bổ từ ngày ghi tăng/ngày bắt đầu phân bổ thì kỳ đầu tiên giá trị phân bổ sẽ bằng số ngày tính từ ngày ghi tăng/ngày phân bổ đến ngày cuối kỳ (Ví dụ: CCDC khai báo ngày ghi tăng/bắt đầu phân bổ là ngày 10/01 thì giá trị phân bổ kỳ tháng 1 sẽ tính bằng giá trị phân bổ từ ngày 10 đến ngày 31/01) đến kỳ cuối cùng giá trị còn lại là bao nhiêu thì sẽ phân bổ hết vào kỳ cuối cùng.

  Số tháng phân bổ sẽ bằng Số kỳ phân bổ khi ghi tăng CCDC. Ví dụ: CCDC được ghi tăng ngày 10/01, số kỳ phân bổ là 3, vậy khi thực hiện tính phân bổ CCDC nếu chọn mục Phân bổ từ ngày ghi tăng/ngày bắt đầu phân bổ thì sẽ phân bổ 3 tháng tương ứng 3 kỳ phân bổ (Tháng 1: giá trị phân bổ từ ngày 10/01 đến 31/01, tháng 2: giá trị phân bổ hàng tháng, tháng 3: giá trị phân bổ còn lại từ ngày 01/03 đến 09/04).