Làm thế nào khi số dư TK112 trên bảng Cân đối tài khoản không khớp với số tồn trên sổ tiền gửi ngân hàng?

1. Tổng quan

Mục đích: Bài viết giúp Anh/Chị hiểu nguyên nhân và cách kiểm tra, xử lý khi số dư các tài khoản con của TK112 trên bảng cân đối số phát sinh không khớp với số tồn trên sổ tiền gửi ngân hàng. Việc này hỗ trợ đối chiếu, phát hiện và điều chỉnh kịp thời các sai sót.
Nội dung bài viết gồm:

Biểu hiện chênh lệch số dư giữa tài khoản con TK112 và sổ tiền gửi ngân hàng
Nguyên nhân do hạch toán nhầm tài khoản kế toán
Hướng dẫn kiểm tra, rà soát và điều chỉnh lại tài khoản hạch toán trên chứng từ

Phạm vi áp dụng: Kế toán, Quản trị hệ thống, Admin

Biển hiện: Trường hợp TK112 được tách thành nhiều tài khoản con, mỗi tài khoản con tương ứng với 1 ngân hàng. Khi đối chiếu số dư các tài khoản con của TK112 trên bảng cân đối số phát sinh không khớp với số tồn trên sổ tiền gửi ngân hàng.

Ví dụ: Kế toán tách TK1121 thành 2 tài khoản con là:
TK 11211 tương ứng với Ngân hàng Quân Đội
TK 11212 tương ứng với Ngân hàng Đầu tư Phát Triển
Khi xem bảng cân đối tài khoản thấy số dư TK11212: 18.000.000 đồng nhưng xem sổ tiền gửi Ngân hàng Đầu tư và phát triển số tồn là: 60.000.000 đồng.

2. Nguyên nhân và cách xử lý

2.1 Cách lấy số liệu trên báo cáo

Để hiểu rõ cơ chế hiển thị báo cáo và chủ động trong việc kiểm tra, đối chiếu số liệu, Anh/Chị cần lưu ý quy tắc lấy số liệu của từng báo cáo như sau:

Trên Bảng cân đối tài khoản: Số liệu phụ thuộc hoàn toàn vào Tài khoản hạch toán (TK112) được chọn trên các chứng từ phát sinh. Hệ thống chỉ tổng hợp theo tài khoản kế toán và không quan tâm đến thông tin Tài khoản ngân hàng được chọn trên chứng từ là ngân hàng nào.
Trên Sổ tiền gửi ngân hàng: Số liệu phụ thuộc vào cả 2 tham số: Tài khoản hạch toán (TK112) và Số tài khoản ngân hàng. Hệ thống chỉ lọc và hiển thị các chứng từ thỏa mãn đồng thời cả tài khoản hạch toán và số tài khoản ngân hàng tương ứng.

Ví dụ minh họa: Kế toán tách TK1121 thành 2 tài khoản con là:
TK 11211 tương ứng với Ngân hàng MB
TK 11212 tương ứng với Ngân hàng BIDV

Thực tế sai sót: Khi lập chứng từ phát sinh tại Ngân hàng BIDV, kế toán chọn hạch toán TK 11212 nhưng lại chọn tài khoản ngân hàng chi/nộp là MB.

Ảnh hưởng lên báo cáo:

Bảng cân đối tài khoản (TK 11212): ĐÚNG. Do báo cáo chỉ căn cứ vào tài khoản hạch toán TK 11211 nên số liệu vẫn được ghi nhận đầy đủ.
Sổ tiền gửi Ngân hàng BIDV: Thiếu số liệu do báo cáo lọc đồng thời theo “TK 11212 + Ngân hàng BIDV”, chứng từ do bị chọn nhầm sang MB nên bị bỏ sót.

=>Kết quả: Số dư TK 11212 trên Bảng cân đối tài khoản sẽ LỚN HƠN số tồn trên Sổ tiền gửi Ngân hàng BIDV.

2.2 Nguyên nhân

Do có chứng từ phát sinh của ngân hàng này nhưng hạch toán nhầm vào tài khoản hạch toán kế toán khác.

2.3 Cách xử lý

Bước 1: Vào Báo cáo/ Ngân hàng/ Sổ tiền gửi ngân hàng/ tại bảng tham số phần Tài khoản chọn tài khoản con cần kiểm tra, phần TK ngân hàng chọn Tất cả

Ví dụ như hình dưới, TK11212 tương ứng với nhưng có chứng từ đang chọn số tài khoản chi là tài khoản Ngân hàng Quân đội.

Bước 2: Mở chứng từ đang sai tài khoản hạch toán với ngân hàng cho tài khoản đó và chọn lại đúng tài khoản hạch toán tương ứng với tài khoản ngân hàng. Sau đó xem lại báo cáo.

Ví dụ: Nếu là TK11211 thì chọn số tài khoản chi ương ứng với Ngân hàng Quân đội hoặc Chọn lại tài khoản hạch toán là TK11212 tương ứng với Ngân hàng Đầu tư phát triển