Mua hàng theo hợp đồng mua hàng

Hướng dẫn Quý khách nắm được quy trình nghiệp vụ và các bước thực hiện mua hàng theo hợp đồng mua hàng, từ khâu đề nghị mua hàng, ký kết hợp đồng, nhận hàng, nhập kho, đến hạch toán và thanh toán công nợ với nhà cung cấp. Nội dung bài viết gồm:

• Định khoản kế toán cho các trường hợp mua hàng theo hợp đồng
• Quy trình nghiệp vụ mua hàng theo hợp đồng
• Các bước lập hợp đồng và chứng từ mua hàng

Phạm vi áp dụng: Kế toán mua hàng, kế toán kho, kế toán trưởng, nhân viên mua hàng

1. Trường hợp mua nguyên vật liệu, hàng hóa về cho hoạt động kinh doanh thương mại, dịch vụ

Nợ TK 152, 156, 611…         Giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133                             Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331…   Tổng giá thanh toán

2. Trường hợp mua hàng về không nhập kho mà đưa vào sử dụng ngay

Nợ TK 621, 623, 641, 642… Giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133                              Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 111, 112, 331…    Tổng giá thanh toán

Bước 1: Tại phân hệ Mua hàng, chọn chức năng Hợp đồng mua hàng bên thanh tác nghiệp (hoặc trên tab Hợp đồng mua hàng chọn Thêm).

• Khai báo thông tin về Hợp đồng mua:
  • Khai báo các Thông tin chung: Số hợp đồng, Ngày ký, Nhà cung cấp, Giá trị hợp đồng,…

• • Khai báo Hàng hóa dịch vụ được mua theo hợp đồng, thao tác này là bắt buộc để lấy lên số liệu thống kê theo hợp đồng mua. Nhấn chuột phải để thêm hoặc xóa 1 mã hàng hóa, dịch vụ

• Nhấn Cất.

Lưu ý:

• Nếu muốn quản lý tình trạng thực hiện của các hợp đồng mua hàng, kế toán cần cập nhật lại trạng thái thực hiện cho các đơn hàng đó bằng cách nhấn chuột phải trên màn hình danh sách và chọn chức năng Cập nhật tình trạng.
• Các hợp đồng mua sau khi được lập sẽ được lưu chung các hệ thống sổ (Sổ tài chính và Sổ quản trị)

Bước 2: Lập chứng từ mua hàng từ hợp đồng mua

• Thực hiện theo hướng dẫn chi tiết Tại đây

Bước 3: Lập chứng từ thanh toán (nếu có)

• Khi thực hiện thanh toán công nợ cho chứng từ mua hàng theo hợp đồng, trên phiếu chi/ ủy nhiệm chi anh/chị chọn hợp đồng ở cột hợp đồng mua để lên được Giá trị đã thanh toán, Số đã trả và thay đổi giá trị Số còn phải trả, Số còn phải trả dự kiến trên hợp đồng mua

Lưu ý: Khi phiếu chi/ ủy nhiệm chi thanh toán cho nhiều chứng từ mua hàng, nhiều hóa đơn, nhiều hợp đồng mua thì anh/chị lập phiếu chi/ ủy nhiệm chi trên phân hệ tiền mặt/ tiền gửi hạch toán từng dòng tiền thanh toán theo hợp đồng mua và chọn hợp đồng mua tương ứng cho từng dòng, khi này số thanh toán thể hiện trên hợp đồng mua mới đúng giá trị.