Làm thế nào khi trả lương/ nộp bảo hiểm không lên số liệu hoặc số liệu không đúng?

Biểu hiện: Khi vào Ngân hàng Trả lương hoặc vào Tiền lương Trả lương bị thiếu khoản phải trả hoặc số liệu lên chưa đúng

Nguyên nhân 1: Có chứng từ hạch toán nợ TK 334 trước thời điểm trả lương

Trước thời điểm nhấn Trả lương, nếu có chứng từ hạch toán Nợ TK 334 (theo dõi chi tiết theo Đối tượng Nhân viên) thì Số còn phải trả sẽ trừ đi số tiền hạch toán Nợ TK 334.
Giải pháp:

Bước 1: Vào menu Nghiệp vụ\Tiền lương\Trả lương

Bước 2: Tại dòng nhân viên có Số còn phải trả sai, nhấn Xem lịch sử trả lương.

Bước 3: Kiểm tra chứng từ:

• • Nếu chứng từ hạch toán Nợ TK 334 đúng thì Số còn phải trả là đúng.
  • Nếu chứng từ hạch toán Nợ TK 334 sai thì xóa chứng từ đó đi và thực hiện trả lương lại.

Nguyên nhân 2: Đã có chứng từ trả lương cho các tháng sau, nhưng sau đó lại sửa lại bảng lương các tháng trước hoặc xóa chứng từ trả lương các tháng trước đi mà không xóa hết cả các chứng từ trả lương tháng sau

Giải pháp: Ví dụ đã lập bảng lương tháng 1, tháng 2 và trả lương tháng 1, tháng 2 xong. Sau đó sửa lại bảng lương tháng 1 hoặc xóa chứng từ trả lương tháng 1 đi, khi đó phần mềm sẽ tự hiểu chứng từ trả lương tháng 2 đã lập sẽ dùng cho trả lương tháng 1 luôn nên để trả lương lại tháng 1 đúng thì cần xóa hết chứng từ trả lương từ tháng 2 về sau và thực hiện trả lương lại từ đầu, các bước cụ thể:

Bước 1: Vào mục Báo cáo\Tổng hợp\Sổ chi tiết các tài khoản.

Bước 2: Chọn khoảng thời gian từ tháng thực hiện sửa bảng lương đến hết năm.

Bước 3: Tích chọn TK 334. Nhấn Đồng ý.

Bước 3: Xóa toàn bộ các chứng từ trả lương từ tháng sửa đến hết các chứng từ trả lương các tháng sau đó rồi thực hiện trả lương lại.

Biểu hiện: Khi vào Ngân hàng Nộp bảo hiểm hoặc vào Tiền lương Nộp bảo hiểm bị thiếu khoản phải nộp hoặc số liệu lên chưa đúng

Nguyên nhân 1: Có chứng từ hạch toán nợ TK 338 trước hoặc sau thời điểm nộp bảo hiểm

Trước thời điểm nhấn Nộp bảo hiểm, nếu có chứng từ hạch toán Nợ TK 338 thì Số còn phải trả sẽ trừ đi số tiền hạch toán Nợ TK 338 làm sai số. Nếu số hạch toán Nợ TK 338 lớn hơn số phải nộp thì khoản tiền phải nộp sẽ không lên khi nộp bảo hiểm.
Giải pháp:

Bước 1: Vào mục Báo cáo\Tổng hợp\Sổ chi tiết các tài khoản.

Bước 2: Chọn khoảng thời gian đang kiểm tra đến hết năm.

Bước 3: Tích chọn TK 338x  của khoản bảo hiểm cần kiểm tra. Nhấn Đồng ý.

Bước 4: Kiểm tra chứng từ Nộp bảo hiểm:

• • Nếu chứng từ hạch toán Nợ TK 338 đúng thì Số còn phải trả là đúng. Nếu vẫn sai anh/chị xóa hết chứng từ hạch toán chi phí lương, trả lương bảo hiểm lập lại và kiểm tra theo từng tháng
  • Nếu chứng từ hạch toán Nợ TK 338 sai thì xóa chứng từ đó đi và thực hiện Nộp bảo hiểm lại.

Nguyên nhân 2: Chưa hạch toán chứng từ chi phí bảo hiểm

Bước 1: Vào Báo cáo\Tổng hợp\Sổ chi tiết tài khoản\Chọn TK 338x. Tại cột phát sinh Có và lọc lớn hơn 0

Bước 2: Nếu chưa có phát sinh chứng từ chi phí bảo hiểm thực hiện như sau:

• Sử dụng phân hệ Tiền lương thực hiện theo hướng dẫn tại đây
• Không sử dụng phân hệ Tiền lương thì vào Tổng hơp\Chứng từ nghiệp vụ khác tại đây và tự hạch toán tay chi phí bảo hiểm

Lưu ý: Trường hợp tại sao khi vào nộp bảo hiểm chỉ lên các loại KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN mà không có các loại bảo hiểm khác ?

• Nguyên nhân: Các loại bảo hiểm được hiển thị lên khi dùng chức năng nộp bảo hiểm đang được phần mềm thiết lập theo các đầu tài khoản hạch toán trên Hệ thống tài khoản 

TK 3382            Kinh phí công đoàn

TK 3383            Bảo hiểm xã hội

TK 3384            Bảo hiểm y tế

TK 3385            Bảo hiểm thất nghiệp (TT133)

TK 3386            Bảo hiểm thất nghiệp (TT99, TT200)

• Giải pháp: Trường hợp muốn nộp các loại bảo hiểm khác (ví dụ: Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp…), Anh chị dựa vào tài khoản hạch toán chi phí cho khoản bảo hiểm này để thực hiện chọn loại tương ứng khi nộp
• Ví dụ: Bảo hiểm tai nạn lao động khi có phát sinh, ghi nhận hạch toán chi phí

Nợ TK 622, 627, 642: 1% quỹ lương (tùy theo bộ phận)

Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội (riêng phần 1% TNLĐ)

=> Khi vào nộp bảo hiểm trên phần mềm, Anh chị sẽ tích chọn loại Bảo hiểm xã hội (tương ứng TK 3383) và nhập số nộp tương ứng