1. Định khoản

1. Khi nhận tiền ứng trước của doanh nghiệp giao uỷ thác nhập khẩu Nợ TK 111, 112      Có TK 3388 Phải trả khác  (chi tiết đơn vị giao ủy thác nhập khẩu) 2. Chuyển tiền ký quỹ tại ngân hàng để mở LC Nợ TK 244 Cầm cố, ký quỹ, ký cược (TT200) Nợ TK 1386 Cầm cố, ký quỹ, ký cược (TT133)      Có TK 111, 112. 3. Khi nhập khẩu vật tư, thiết bị, hàng hóa cho bên giao ủy thác: Kế toán theo dõi hàng nhận ủy thác nhập khẩu trên hệ thống quản trị của mình và thuyết minh trên Báo cáo tài chính về số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất của hàng nhập khẩu ủy thác, thời hạn nhập khẩu, đối tượng thanh toán... 4. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán ủy thác nhập khẩu: Chuyển khoản ký quỹ mở L/C trả cho người bán ở nước ngoài như một phần của khoản thanh toán hàng nhập khẩu ủy thác: Nợ 3388 Phải trả khác  (chi tiết đơn vị giao ủy thác nhập khẩu)      Có TK 244 Cầm cố, ký quỹ, ký cược (TT200)      Có TK 1386 Cầm cố, ký quỹ, ký cược (TT133) Khi thanh toán cho người bán ở nước ngoài về số tiền phải trả cho hàng nhập khẩu ủy thác và nộp hộ cho doanh nghiệp ủy thác nhập khẩu các khoản thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế TTĐB: Nợ TK 1388 Phải thu khác (nếu bên giao ủy thác chưa ứng hết tiền mua hàng nhập khẩu) Nợ TK 3388 Phải trả khác (trừ vào số tiền đã nhận ứng trước của bên giao ủy thác)      Có TK 111, 112. 5. Ghi nhận phí ủy thác nhập khẩu nhận được: Nợ các TK 131, 111, 112... Tổng giá thanh toán      Có TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113)      Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp.

2. Mô tả nghiệp vụ

Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng ủy thác, tại các đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau: Sau khi hợp đồng giao nhận nhập khẩu ủy thác được ký bên giao ủy thác nhập khẩu sẽ ứng trước tiền cho bên nhận uỷ thác nhập khẩu theo điều khoản của hợp đồng phục vụ cho mục đích mở L/C, chi các khoản chi hộ khác… Sau khi hàng hoá đã được nhập khẩu về có xác nhận của cơ quan hải quan, bên nhận ủy thác nhập khẩu làm các thủ tục hải quan và chi hộ nộp thuế. Hàng hoá sau đó được chuyển về cho bên giao uỷ thác nhập khẩu. Sau khi bên giao uỷ thác đối chiếu và xác nhận về số lượng, giá trị hàng hóa thực tế nhập khẩu 2 bên tiến hành thanh lý hợp đồng. Bên nhận uỷ thác xuất hoá đơn GTGT trả hàng ủy thác nhập khẩu (trường hợp bên nhận ủy thác đã nộp hộ thuế GTGT) hoặc dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ (trường hợp bên nhận ủy thác chưa nộp hộ thuế GTGT, sau khi nộp sẽ xuất hoá đơn GTGT bù) Hóa đơn GTGT xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác ghi: (a) Giá bán chưa có thuế GTGT bao gồm: giá trị hàng hóa thực tế nhập khẩu theo giá CIF, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và các khoản phải nộp theo chế độ quy định ở khâu nhập khẩu (nếu có). (b) Thuế suất thuế GTGT và tiền thuế GTGT ghi theo số thuế đã nộp ở khâu nhập khẩu. (c) Tổng cộng tiền thanh toán (= a + b) Bên nhận uỷ thác xuất hoá đơn GTGT phí dịch vụ uỷ thác nhập khẩu và các khoản chi hộ (trừ các khoản chi hộ có ghi tên, địa chỉ, MST của bên uỷ thác) cho bên giao uỷ thác nhập khẩu và tiến hành ghi nhận doanh thu dịch vụ nhận ủy thác nhập khẩu. Sau khi chuyển đầy đủ chứng từ sang cho bên giao ủy thác nhập khẩu thì hai bên sẽ tiến hành bù trừ các khoản phải thu và phải trả.

3. Các bước thực hiện

Bước 1: Nhận tiền ứng trước của đơn vị giao ủy thác nhập khẩu Việc nhận tiền ứng trước tiền của đơn vị giao ủy thác nhập khẩu có thể được thực hiện trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng tùy thuộc vào hình thức thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng => Ví dụ: thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. 1. Vào phân hệ Ngân hàng, chọn Thu tiền (hoặc vào tab Thu, chi tiền, nhấn Thêm\Thu tiền). 2. Khai báo các thông tin chi tiết của phiếu thu tiền gửi. Mục Đối tượng: Chọn đơn vị giao ủy thác nhập khẩu ứng trước tiền. Mục Nộp vào TK: Chọn tài khoản nhận tiền. Mục Lý do thu: Chọn Thu khác. Mục Nhân viên: Chọn nhân viên tương ứng, nếu muốn theo dõi công nợ với đơn vị giao ủy thác nhập khẩu theo nhân viên kinh doanh phụ trách. 3. Nhấn Cất. Lưu ý: Để theo dõi TK 3388 chi tiết theo đơn vị giao ủy thác nhập khẩu, cần tích chọn theo dõi chi tiết theo Đối tượng khi khai báo tài khoản. Bước 2: Chuyển tiền ký quỹ tại ngân hàng để mở LC Việc chuyển tiền để ký quỹ tại ngân hàng có thể được thực hiện trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng tùy thuộc vào hình thức tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng => Ví dụ: dùng tiền gửi ngân hàng để ký quỹ. 1. Vào phân hệ Ngân hàng, chọn Chi tiền (hoặc vào tab Thu, chi tiền, nhấn Thêm\Chi tiền). 2. Chọn phương thức thanh toán. 3. Khai báo các thông tin chi tiết của chứng từ chi tiền: Mục Tài khoản chi: Chọn tài khoản chi tiền. Mục Nội dung TT: Chọn Chi khác. 4. Nhấn Cất. Bước 3: Chuyển khoản ký quỹ mở LC trả cho người bán ở nước ngoài 1. Vào phân hệ Tổng hợp, chọn Chứng từ nghiệp vụ khác (hoặc vào tab Chứng từ NVK, nhấn Thêm\Chứng từ nghiệp vụ khác). 2. Khai báo các thông tin của chứng từ nghiệp vụ khác. Chọn Đối tượng Nợ là bên giao ủy thác nhập khẩu. 3. Nhấn Cất. Bước 4: Chi hộ nộp thuế cho đơn vị giao ủy thác Thực hiện lập chứng từ chi tiền tương tự như ở Bước 2. Bước 5: Nhận hàng và xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác Trước khi ghi nhận nhập, xuất kho hàng nhập khẩu ủy thác, Kế toán cần tích chọn Có phát sinh hàng hóa nhận giữ hộ, gia công; nhận bán hộ, ký gửi, ký cược trên Hệ thống\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa. I. Khi nhận hàng nhập khẩu ủy thác: 1. Vào phân hệ Kho, chọn Nhập kho (hoặc vào tab Nhập, xuất kho, nhấn Thêm\Nhập kho). 2. Chọn loại phiếu nhập kho là Khác (NVL thừa, HH thuê gia công...). 3. Khai báo các thông tin chi tiết của phiếu nhập kho: Tại cột Hàng hóa giữ hộ/bán hộ: chọn Hàng hóa giữ hộ/gia công. 4. Nhấn Cất. II. Khi xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác: 1. Vào phân hệ Kho, chọn Xuất kho (hoặc vào tab Nhập, xuất kho, nhấn Thêm\Xuất kho). 2. Chọn loại phiếu xuất kho là Khác (Xuất sử dụng, góp vốn,...). 3. Khai báo các thông tin chi tiết của phiếu xuất kho. Tại cột Hàng hóa giữ hộ/bán hộ: chọn Hàng hóa giữ hộ/gia công. 4. Nhấn Cất. Bước 6: Ghi nhận doanh thu phí ủy thác nhập khẩu Trước khi lập chứng từ bán hàng ghi nhận doanh thu phí ủy thác nhập khẩu, Kế toán cần phải khai báo một hàng hoá là Phí ủy thác có tính chất là Dịch vụ trên danh mục Vật tư hàng hoá. 1. Vào phân hệ Bán hàng, chọn Chứng từ bán hàng (hoặc vào tab Bán hàng, nhấn Thêm). 2. Chọn loại chứng từ bán hàng là Bán hàng hóa, dịch vụ trong nước. 3. Bỏ tích chọn Kiêm phiếu xuất kho và lựa chọn phương thức thanh toán. 4. Tích chọn Lập kèm hóa đơn. 5. Khai báo các thông tin chi tiết của chứng từ bán hàng. Tại tab Hàng tiền. Tại tab Thuế và Hóa đơn. 6. Nhấn Cất. Lưu ý: Trường hợp đơn vị sử dụng luôn phần mềm để quản lý việc phát hành hóa đơn, Kế toán có thể xuất hóa đơn GTGT về hoa hồng ủy thác nhập khẩu cho bên giao ủy thác từ phần mềm bằng cách: 1. Thực hiện cấp số hóa đơn cho chứng từ bán hàng. 2. In hóa đơn GTGT (mẫu đặt in hoặc tự in tùy theo thực tế quản lý hóa đơn tại đơn vị)