Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng theo lệnh sản xuất, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
Căn cứ vào lệnh sản xuất đã được phê duyệt, nhân viên mua hàng yêu cầu các nhà cung cấp gửi báo giá.
Căn cứ vào các báo giá, nhân viên mua hàng chọn nhà cung cấp.
Kế toán thẩm định nhà cung cấp, sau đó trình Giám đốc phê duyệt
Nhân viên mua hàng lập và yêu cầu mua hàng tới nhà cung cấp được lựa chọn.
Căn cứ vào yêu cầu, nhà cung cấp thực hiện giao hàng.
Nhân viên mua hàng sau khi nhận hàng, sẽ chuyển thẳng tới các bộ phận sản xuất để phục vụ cho hoạt động sản xuất.
3. Các bước thực hiện
Bước 1: Lập lệnh sản xuất cho các thành phẩm cần sản xuất
Vào phân hệ Kho\tab Lệnh sản xuất, chọn chức năng Thêm.
Khai báo thông tin về lệnh sản xuất, thành phẩm cần sản xuất, cũng như các nguyên vật liệu cần có để sản xuất, sau đó nhấn Cất.
Bước 2: Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo lệnh sản xuất
Trên phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng hóa, dịch vụ, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng hóa.
Chọn loại chứng từ mua hàng cần lập là Mua hàng trong nước không qua kho hoặc Mua hàng nhập khẩu không qua kho.
Chọn Tiện ích\Lập từ Lệnh sản xuất trên thanh công cụ.
Thiết lập điều kiện tìm kiếm lệnh sản xuất, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
Tích chọn các mặt hàng cần mua nguyên vật liệu để sản xuất và nhập số thành phẩm cần sản xuất vào cột Số lượng sản xuất.
Nhấn Đồng ý, hệ
thống sẽ căn cứ vào số lượng thành phẩm cần sản xuất đã nhập để tự tính
ra số lượng các nguyên vật liệu cần đặt mua trên chứng từ mua hàng.
Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ mua hàng là Chưa thanh toán hoặc Thanh toán ngay.
Xác nhận lập chứng từ mua hàng có nhận kèm hóa đơn hay không hoặc không có hóa đơn.
Kiểm tra lại các thông tin hạch toán và nhập thêm các thông tin thống kê khác (nếu cần).
Nhấn Cất sau khi khai báo xong thông tin chứng từ.
Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu chứng từ cần in.
Lưu ý:
1. Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay,
hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi,
séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi
tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.
2.
Đối với trường hợp mua hàng trong nước đã nhận được hóa đơn của nhà
cung cấp, khi lập chứng từ mua hàng kế toán sẽ chọn giá trị là Nhận kèm hóa đơn. Đồng thời khai báo thông tin về hóa đơn mua hàng trên tab Hóa đơn.
