1. Định khoản

1. Trường hợp mua nguyên vật liệu, hàng hóa về cho hoạt động kinh doanh thương mại, dịch vụ Nợ TK 152, 156, 611...                      Giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133                                       Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 331...                  Tổng giá thanh toán 2. Trường hợp mua hàng về không nhập kho mà đưa vào sử dụng ngay Nợ TK 621, 623, 641, 642...              Giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133                                      Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có TK 111, 112, 331...                 Tổng giá thanh toán

2. Mô tả nghiệp vụ

Khi đơn vị phát sinh nghiệp vụ mua hàng theo hợp đồng mua thì quy trình thực hiện như sau: 1.   Bộ phận có nhu cầu làm đề nghị mua hàng gửi trưởng bộ phận, giám đốc phê duyệt đề nghị mua hàng. 2.   Sau khi nhận được đề nghị mua hàng, Nhân viên mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp, trình giám đốc phê duyệt. 3.   Nhân viên mua hàng lập hợp đồng mua hàng, chuyển trưởng bộ phận xem và chuyển kế toán mua hàng kiểm tra, trình giám đốc phê duyệt 4.   Nhân viên mua hàng chuyển hợp đồng cho nhà cung cấp và hoàn thành các thủ tục ký kết hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp. 5.   Nhà cung cấp thực hiện giao hàng theo hợp đồng ký kết, khi hàng về đến kho, nhân viên mua hàng giao cho kế toán hóa đơn chứng từ và đề nghị viết Phiếu nhập kho 6.  Kế toán kho lập Phiếu nhập kho, chuyển Thủ kho nhập kho và ghi sổ kho 7. Kế toán mua hàng hạch toán thuế và kê khai hóa đơn đầu vào. 8. Trường hợp thanh toán ngay (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) cho nhà cung cấp sau khi nhận được hàng, khi hàng về đến doanh nghiệp nhân viên mua hàng sẽ thực hiện các thủ tục để Kế toán thanh toán cho nhà cung cấp. 9. Trường hợp còn nợ nhà cung cấp, sau khi nhận được chứng từ của nhân viên mua hàng, kế toán mua hàng hạch toán công nợ với nhà cung cấp

3. Các bước thực hiện

Bước 1: Lập hợp đồng mua hàng Tại phân hệ Mua hàng, chọn chức năng Hợp đồng mua hàng bên thanh tác nghiệp (hoặc trên tab Hợp đồng mua hàng chọn chức năng Thêm). Khai báo thông tin về hợp đồng mua: Khai báo các thông tin chung về hợp đồng. Khai báo các hàng hóa dịch vụ được mua theo hợp đồng. Nhấn Cất. Lưu ý: Nếu muốn quản lý tình trạng thực hiện của các hợp đồng mua hàng, kế toán cần cập nhật lại trạng thái thực hiện cho các đơn hàng đó bằng cách nhấn chuột phải trên màn hình danh sách và chọn chức nang Cập nhật tình trạng. Các hợp đồng mua sau khi được lập sẽ được lưu chung giữa các chi nhánh và hệ thống sổ. Bước 2: Lập chứng từ mua hàng Khai báo các chứng từ mua hàng phát sinh liên quan đến hợp đồng mua hàng, hệ thống sẽ tự động cập nhật giá trị thực tế đang thực hiện của từng hợp đồng sang tab Hợp đồng mua hàng.   Khi doanh nghiệp phát sinh hoạt động chi trả tiền mua hàng theo hợp đồng, hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin tình hình thanh toán công nợ của hợp đồng lên tab Hợp đồng mua hàng.