Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng theo đơn, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
Căn cứ vào đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, nhân viên mua hàng yêu cầu các nhà cung cấp gửi báo giá.
Căn cứ vào các báo giá, nhân viên mua hàng chọn nhà cung cấp.
Kế toán thẩm định nhà cung cấp, sau đó trình Giám đốc phê duyệt
Nhân viên mua hàng lập và gửi đơn mua hàng tới nhà cung cấp được lựa chọn.
Căn cứ vào đơn mua hàng, nhà cung cấp thực hiện giao hàng.
Nhân viên mua hàng nhận hàng, đồng thời yêu cầu kế toán làm thủ tục nhập kho hoặc đưa vào sử dụng ngay.
3. Các bước thực hiện
Bước 1: Lập đơn mua hàng
Vào phân hệ Mua hàng\tab Đơn mua hàng, chọn chức năng Thêm.
Khai báo thông tin về nhà cung cấp và các mặt hàng cần đặt mua trên đơn mua hàng, sau đó nhấn Cất.
Lưu ý:Nếu
muốn quản lý tình trạng thực hiện của các đơn mua hàng, kế toán cần cập
nhật lại trạng thái thực hiện cho các đơn hàng đó bằng cách nhấn chuột
phải trên màn hình danh sách và chọn chức năng Cập nhật tình trạng.
Bước 2: Lập chứng từ hạch toán đối với những hàng hóa được mua về nhập kho
Trên phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng hóa, dịch vụ, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng hóa.
Chọn Tiện ích\Lập từ Đơn mua hàng trên thanh công cụ.
Thiết lập điều kiện để tìm kiếm đơn hàng, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
Tích chọn các mặt hàng cần mua từ đơn đặt hàng và nhập số lượng cần mua vào ô Số lượng nhận.
Nhấn Đồng ý, hệ thống sẽ tự động lấy các mặt hàng cần mua từ đơn đặt hàng ra chứng từ mua hàng.
Lựa chọn loại chứng từ mua hàng cần lập là Mua hàng trong nước nhập kho hoặc Mua hàng nhập khẩu nhập kho.
Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ mua hàng là Chưa thanh toán hoặc Thanh toán ngay.
Xác nhận lập chứng từ mua hàng có nhận kèm hóa đơn hay không hoặc không có hóa đơn.
Kiểm tra và khai báo bổ sung các thông tin còn thiếu cho chứng từ mua hàng trên các tab chi tiết, sau đó nhấn Cất.
Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu chứng từ cần in.
Lưu ý:
1.
Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi chứng từ mua
hàng về nhập kho được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu nhập
kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho sẽ thực hiện ghi sổ phiếu nhập kho vào sổ kho .
2. Với các hàng hóa mua về không được nhập kho, kế toán sẽ lựa chọn loại chứng từ mua hàng là: Mua hàng trong nước không qua kho hoặc Mua hàng nhập khẩu không qua kho.
3. Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay,
hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi,
séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi
tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.
4. Đối với trường hợp
mua hàng trong nước đã nhận được hóa đơn của nhà cung cấp, khi lập
chứng từ mua hàng kế toán sẽ chọn giá trị là Nhận kèm hóa đơn. Đồng thời khai báo thông tin về hóa đơn mua hàng trên tab Hóa đơn.
