Khi phát hành hóa đơn điện tử chương trình mặc định lấy thông tin người bán theo đăng ký trên giấy phép sử dụng phần mềm (GPSD). Tuy nhiên, khi khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử Kế toán vẫn có thể khởi tạo mẫu hóa đơn đã được sửa mẫu làm thay đổi thông tin người bán khác với thông tin trên GPSD. Điều này, sẽ làm cho hóa đơn gốc lập trên phần mềm và hóa đơn điện tử phát hành cho người mua không trùng khớp thông tin. Để tránh tình trạng này, Kế toán thực hiện thiết lập thông tin người bán như sau:

1. Thiết lập thông tin Mã số thuế hiển thị trên hóa đơn.

• Vào menu Danh mục\Cơ cấu tổ chức.
• Chọn đơn vị được lấy thông tin lên hóa đơn.
• Tại tab Thông tin in lên báo cáo, chứng từ, nhập mã số thuế của đơn vị.
• Nhấn Cất, Mã số thuế khai báo tại đây sẽ được lấy lên cả hóa đơn gốc và hóa đơn điện tử phát hành.

2. Khi khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử, cần khởi tạo mẫu hóa đơn có thông tin người bán (Đơn vị bán hàng, Địa chỉ) khớp với thông tin trên GPSD. Trường hợp hóa đơn đã được sửa mẫu làm thay đổi các trường thông tin này thì cần cập nhật lại theo các trường thông tin đúng như sau:

• Đơn vị bán hàng: MISAObjectClass.CompanyName
• Địa chỉ: MISAObjectClass.CompanyAddress

Lưu ý:

• Xem hướng dẫn sửa mẫu tại đây.

• Trường hợp sửa mẫu bằng cách nhập trực tiếp thông tin người bán mà không dùng các trường nói trên, khi Cất chứng từ khởi tạo mẫu hóa đơn, chương trình sẽ hiển thị cảnh báo về việc thông tin trên hóa đơn điện tử có thể khác với thông tin trên hóa đơn gốc. Nếu thông tin người bán đã nhập theo đúng GPSD thì có thể bỏ qua thông báo này.

3. Sau khi thực hiện xong các bước trên, hóa đơn điện tử phát hành cho người mua và hóa đơn gốc lập trên phần mềm sẽ trùng khớp thông tin.