Làm thế nào khi đánh giá lại tài khoản ngoại tệ số dư công nợ hiển thị không đúng so với báo cáo tổng hợp công nợ phải thu/phải trả?

Mục đích: Hướng dẫn cách xử lý khi số dư công nợ ngoại tệ hiển thị không đúng sau khi đánh giá lại tài khoản trên phần mềm kế toán.

Nội dung bài viết: Các nguyên nhân phổ biến gây sai lệch số dư và cách kiểm tra, khắc phục từng trường hợp.

Phạm vi áp dụng: Dành cho kế toán doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để quản lý công nợ ngoại tệ.

2.1 Do chưa thực hiện đối trừ chứng từ

Khi đánh giá lại tài khoản ngoại tệ, phần mềm dựa theo chứng từ công nợ theo hóa đơn, nên cần thực hiện đối trừ nếu có phát sinh thu tiền khách hàng hoặc trả tiền nhà cung cấp làm trong chứng từ thu/chi thông thường

 Cách xử lý: Thực hiện đối trừ chứng từ theo hướng dẫn tại đây

Lưu ý: Chọn loại tiền ngoại tệ khi đối trừ (USD, EUR,…)

2.2 Dữ liệu liên năm, các chứng từ phát sinh công nợ đã có chứng từ thu tiền khách hàng, trả tiền NCC hoặc đối trừ chứng từ của năm sau

Cách kiểm tra: Vào Báo cáo/ Báo cáo đối chiếu/ Đối chiếu chứng từ công nợ phải thu và chứng từ thanh toán (hoặc Đối chiếu chứng từ công nợ phải trả và chứng từ thanh toán), xem ngày thanh toán có nằm trong thời gian đang kiểm tra không

Cách xử lý: Thực hiện Xóa chứng từ thu tiền khách hàng hoặc trả tiền nhà cung cấp của năm sau cho năm nay hoặc thực hiện bỏ đối trừ nếu làm đối trừ chứng từ.

2.3 Có phát sinh chứng từ Thu tiền khách hàng hoặc trả tiền nhà cung cấp ở trạng thái bỏ ghi, khi đánh giá lại phần mềm căn cứ vào chứng từ Thu hoặc trả tiền chưa ghi sổ

Cách kiểm tra: Vào Tìm chứng từ/ Tìm theo đối tượng cần kiểm tra, tích chọn Chứng từ chưa ghi sổ ,Tìm xem trên giao diện tìm kiếm có Phiếu thu tiền khách hàng hoặc Trả tiền nhà cung cấp hay không.

Cách xử lý: Kiểm tra chứng từ vừa tìm được ở trạng thái chưa ghi sổ, nếu thực tế có phát sinh thì ghi sổ, nếu không có phát sinh hoặc thừa thì xóa

2.4 Do số dư đầu kỳ của đối tượng bị lệch giữa tổng hợp và chi tiết

Cách kiểm tra:

Bước 1: Vào Nghiệp vụ/Nhập số dư ban đầu, tab Công nợ khách hàng/ chọn đến khách hàng đang kiểm tra.

Bước 2: Nhấn vào phần Nhập chi tiết công nợ để kiểm tra số liệu ở tab 2.Chi tiết theo hóa đơn với công nợ tổng có khớp không

Cách xử lý: Kiểm tra số dư đầu kỳ, nếu số liệu công nợ tổng hợp so với công nợ chi tiết theo hóa đơn lệch nhau thì cần sửa lại cho khớp.