Tôi muốn ghi tăng CCDC nhưng chương trình cảnh báo ghi tăng CCDC có số kỳ phân bổ lớn hơn 1, nhưng không hạch toán vào tài khoản 242 thì làm thế nào?

Mục đích: Hướng dẫn xử lý khi ghi tăng công cụ dụng cụ (CCDC) có số kỳ phân bổ lớn hơn 1 nhưng không hạch toán vào tài khoản 242, dẫn đến xuất hiện thông báo lỗi trên phần mềm.
Nội dung:

• Biểu hiện và nguyên nhân xuất hiện thông báo khi ghi tăng CCDC
• Hướng dẫn chi tiết kiểm tra và xử lý chứng từ ghi tăng CCDC
• Lưu ý khi lựa chọn phương án xử lý phù hợp với nhu cầu quản lý

Phạm vi áp dụng: Kế toán, cán bộ quản lý tài sản, kiểm soát viên

Khi thực hiện ghi tăng CCDC, chương trình xuất hiện thông báo lỗi như hình minh họa bên trên.

Khi ghi tăng CCDC hoặc ghi tăng CCDC hàng loạt, nếu khai báo Số kỳ phân bổ của CCDC lớn hơn 1 nhưng chứng từ nguồn gốc hình thành/chứng từ ghi tăng CCDC lại không hạch toán vào Tài khoản 242, chương trình sẽ xuất hiện thông báo lỗi.

Theo hướng dẫn tại Thông tư 200, Thông tư 133 về tài khoản 242 – Chi phí trả trước:

• Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh của các kỳ kế toán sau.
• Các nội dung được phản ánh là chi phí trả trước có bao gồm: “Công cụ, dụng cụ liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán”.

Như vậy, khi ghi tăng CCDC có liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán (số kỳ phân bổ lớn hơn 1) thì phải hạch toán vào tài khoản 242

• Các bước xử lý chi tiết

Bước 1. Trường hợp Ghi tăng CCDC: Tại tab Nguồn gốc hình thành, kiểm tra tại cột TK Nợ để xác định chứng từ nào không hạch toán Nợ TK 242.

Bước 2. Trường hợp Ghi tăng CCDC hàng loạt: Để xác định chứng từ có số kỳ phân bổ lớn hơn 1 nhưng không hạch toán Nợ TK 242, thực hiện:

• Kiểm tra cột Số kỳ phân bổ để xác định các CCDC có số kỳ phân bổ lớn hơn 1.
• Với các CCDC này, nhấn biểu tượng để xem lại các chứng từ đã chọn, kiểm tra tại cột TK Nợ để xác định chứng từ nào không hạch toán Nợ TK 242.

Bước 3. Mở chứng từ lên kiểm tra:

• Nếu lựa chọn phân bổ CCDC trong nhiều kỳ: sửa lại tài khoản hạch toán sang Nợ TK 242.

• Nếu lựa chọn phân bổ CCDC trong 1 kỳ, có thể thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:
  • Cách 1: Sửa lại Số kỳ phân bổ trên chứng từ ghi tăng CCDC thành 1.

• • Cách 2: Xóa bỏ chứng từ ghi tăng CCDC. Khi đó, nghiệp vụ mua CCDC chỉ được phản ánh trên các chứng từ hạch toán CCDC như: Mua CCDC về nhập kho (Nợ TK153/Có TK 111, 112, 331); mua CCDC về sử dụng ngay (Nợ TK641, 642, 623, 627/Có TK111, 112, 331); xuất kho CCDC ra sử dụng (Nợ TK641, 642, 623, 627/ Có TK153).

Lưu ý: Nếu xử lý theo Cách 2, sẽ không mất công lập chứng từ ghi tăng CCDC nhưng sẽ không theo dõi được các thông tin chi tiết của CCDC mua về như: Tên CCDC, Số lượng CCDC… Tùy theo nhu cầu quản lý của đơn vị mà lựa chọn sử dụng Cách 1 hoặc Cách 2.