Cách thiết lập quy tắc tự động hạch toán các giao dịch ngân hàng

Mục đích: Bài viết này hướng dẫn cách thiết lập và quản lý quy tắc tự động hạch toán các giao dịch ngân hàng lấy về từ Bankhub trên phần mềm, giúp tự động hóa việc lập chứng từ, giảm thao tác thủ công và tăng độ chính xác cho kế toán.

Nội dung bài viết gồm: Hướng dẫn tạo mới, sắp xếp thứ tự ưu tiên và áp dụng quy tắc tự động hạch toán, các lưu ý về quyền sửa/xóa, bổ sung quy tắc và ảnh hưởng khi thay đổi quy tắc.

Phạm vi đáp ứng: Áp dụng cho doanh nghiệp, bộ phận kế toán sử dụng tính năng kết nối ngân hàng điện tử và tự động hạch toán trên phần mềm kế toán.

Bước 1: Vào Ngân hàng/Ngân hàng điện tử/ Quy tắc hạch toán tự động/Tạo quy tắc hạch toán tự động để thiết lập quy tắc

 Nội dung quy tắc:

• Tên, điều kiện áp dụng

• Chọn Tự động hạch toán

• • Nếu chọn Có: Các giao dịch chưa lập chứng từ, thỏa mãn điều kiện quy tắc đưa ra, phần mềm tự động sinh chứng từ. Lưu ý chọn đúng thời điểm áp dụng cho các giao dịch; TK ngân hàng; Chi nhánh áp dụng để sinh chứng từ tự động chính xác nhất.

• • Nếu chọn Không: Các giao dịch lấy về được đối chiếu với quy tắc phù hợp nhất, người dùng kiểm tra lại nội dung rồi chọn lập chứng từ.

• Nội dung chứng từ hạch toán: Bắt buộc chọn Loại chứng từ, tài khoản hạch toán
  • Thu tiền gửi, phiếu chi: Chọn đối tượng, Lý do thu/ chi, Diễn giải

• • Chuyển tiền nội bộ: Tài khoản đi, Tài khoản đến, Diễn giải

Lưu ý: Khi thiết lập quy tắc, nếu người dùng bỏ trống phần diễn giải thì khi sinh chứng từ sẽ lấy theo nội dung của giao dịch ngân hàng.

• • Tiêu chí thống kê

• Sau khi thiết lập xong nội dung quy tắc, nhấn Cất.

Bước 2: Sắp xếp thứ tự ưu tiên các quy tắc

Khi phát sinh giao dịch thỏa mãn điều kiện từ 2 quy tắc trở lên, kế toán cần sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách quy tắc hạch toán tự động. Quy tắc sắp xếp từ trên xuống dưới theo thứ tự 1,2,3…

Một giao dịch thỏa mãn nhiều quy tắc sẽ áp dụng theo quy tắc có độ ưu tiên cao hơn.

Bước 3: Lập chứng từ tự động

Tại giao diện Lịch sử giao dịch => Tra cứu thông tin tài khoản và kỳ giao dịch liên quan.

• Khi thiết lập quy tắc, chọn Có tự động hạch toán: Các giao dịch chưa lập chứng từ, thỏa mãn điều kiện quy tắc đưa ra, phần mềm tự động sinh chứng từ thành công.

• Khi thiết lập quy tắc, chọn Không tự động hạch toán:

• Các giao dịch lấy về được đối chiếu với quy tắc phù hợp nhất.

• Người dùng kiểm tra lại nội dung giao dịch rồi chọn Lập chứng từ.

• Thêm nhanh quy tắc: Áp dụng khi người dùng đã thiết lập ít nhất 1 quy tắc bất kỳ trước đó.

Tại giao diện Lịch sử giao dịch/ nhấn Thêm quy tắc, phần mềm lấy nhanh các dữ liệu ngầm định, kế toán kiểm tra nội dung thiết lập, bổ sung và thay đổi (nếu có).

• Quy tắc thiết lập của chi nhánh nào, chỉ Tổng công ty và chi nhánh đó được quyền Sửa/xóa.
• Quy tắc đã được dùng sinh chứng từ tự động thành công, không thể Xóa, chỉ có thể Ngừng theo dõi.

• Khi sửa/ngừng theo dõi quy tắc: Không ảnh hưởng tới những chứng từ đã lập theo quy tắc trước đó.