Chọn hóa đơn cần thay thế

Mục đích: Hướng dẫn cách chọn hóa đơn cần thay thế cho các hóa đơn lập kèm chứng từ bán hàng, trả lại hàng mua hoặc hóa đơn lập độc lập trên phân hệ Bán hàng.
Nội dung:

• Điều kiện và danh sách hóa đơn được phép thay thế
• Cách chọn hóa đơn cần thay thế
• Phương thức lập hóa đơn thay thế: kèm chứng từ gốc hoặc lập độc lập
• Hướng dẫn thao tác với từng trường hợp hóa đơn

Phạm vi áp dụng: Kế toán, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA.

Bước 1: Khi lập hóa đơn thay thế, thiết lập điều kiện lấy dữ liệu hóa đơn cần thay thế. Chương trình sẽ lấy lên danh sách:

• Các hóa đơn đã phát hành theo NĐ 70:

– Có trạng thái là Hóa đơn mới, Hóa đơn thay thế

– Chưa được lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh, hoặc đã lập nhưng tất cả các hóa đơn thay thế/điều chỉnh đều không hợp lệ.

• Các hóa đơn đã phát hành theo NĐ 123:

– Có trạng thái là Hóa đơn đã bị hủy

– Chưa được lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh, hoặc đã lập nhưng tất cả các hóa đơn thay thế/điều chỉnh đều không hợp lệ.

• Các hóa đơn đã phát hành theo NĐ 51:

– Có trạng thái là Hóa đơn xóa bỏ

-Chưa được lập hóa đơn thay thế, hoặc đã lập nhưng tất cả các hóa đơn thay thế đều không hợp lệ.

Bước 2: Chọn dòng hóa đơn cần thay thế.

Bước 3: Chọn cách lập hóa đơn thay thế: Lập kèm chứng từ gốc hoặc Lập HĐ thay thế độc lập.

Lưu ý:

• Chương trình chỉ hiển thị mục chọn này nếu hóa đơn chọn để thay thế có lập kèm cùng chứng từ bán hàng/trả lại hàng mua.
• Tùy thuộc vào dòng hóa đơn cần thay thế được chọn và cách chọn lập hóa đơn thay thế, chương trình hành xử tương ứng như sau:

Cách 1: Xử lý khi chọn hóa đơn thay thế là hóa đơn lập kèm chứng từ bán hàng/trả lại hàng mua

• Nếu người dùng tích chọn Lập kèm chứng từ gốc:

• • Tách hóa đơn cần thay thế ra khỏi chứng từ lập kèm và không thể khôi phục lại như ban đầu.
  • Đồng thời, sinh hóa đơn thay thế lập kèm chứng từ vừa tách.
  • Người dùng cần sửa lại và Cất chứng từ lập kèm trước khi phát hành hóa đơn thay thế.
  • Tại tab Khác, chương trình tự động tích chọn Thay thế cho HĐ số và hiển thị thông tin hóa đơn cần thay thế.

• Nếu người dùng tích chọn Lập HĐ thay thế độc lập:

• Tách hóa đơn cần thay thế ra khỏi chứng từ lập kèm và không thể khôi phục lại như ban đầu.
• Sinh hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn vừa tách.
  • Người dùng tự khai báo toàn bộ thông tin, số tiền,… trên hóa đơn thay thế.
  • Tại tab Khác của hóa đơn thay thế, chương trình tự động tích chọn Thay thế cho HĐ số và hiển thị thông tin hóa đơn cần thay thế.

 Cách 2:  Xử lý khi chọn hóa đơn thay thế là hóa đơn độc lập

• Nếu hóa đơn độc lập có trạng thái Hóa đơn mới/Hóa đơn thay thế:
  • Chương trình cảnh báo “Sau khi lập hóa đơn thay thế, hóa đơn cần thay thế sẽ không còn giá trị sử dụng.”
  • Nhấn Có để lập hóa đơn thay thế.

• Nếu hóa đơn độc lập có trạng thái là Hóa đơn đã bị hủy hoặc HĐ xóa bỏ: Chương trình hiển thị giao diện lập hóa đơn thay thế.
  •  Người dùng tự khai báo toàn bộ thông tin, số tiền,… trên hóa đơn thay thế.
  • Chương trình tự động tích chọn Thay thế cho HĐ số và hiển thị thông tin hóa đơn cần thay thế.

Bước 4: Nhấn Cất và phát hành hóa đơn điện tử.