Đánh lại số chứng từ.

Mục đích: Hướng dẫn cách đánh lại số chứng từ liên tục khi phát sinh sửa, xóa hoặc thêm mới chứng từ làm gián đoạn quy tắc đánh số liên tục đã thiết lập.
Nội dung:

• Hướng dẫn các bước đánh lại số chứng từ liên tục.
• Thiết lập lại quy tắc đánh số chứng từ.
• Ví dụ đánh số chứng từ theo tháng, năm, chi nhánh.

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị dữ liệu, người dùng thao tác chứng từ.

Bước 1: Vào menu Tiện ích, chọn Đánh lại số chứng từ.

Bước 2: Chọn khoảng thời gian và loại chứng từ cần đánh lại số chứng từ.

Bước 3: Nhấn Lấy dữ liệu, chương trình sẽ hiển thị danh sách các chứng từ theo điều kiện đã thiết lập.

Bước 4: Tại mục Quy tắc đánh số chứng từ, chương trình hiển thị quy tắc đánh số chứng từ đã được thiết lập tại menu Hệ thống\Tùy chọn\Quy tắc đánh số CT. Nhấn Đánh lại số chứng từ. Chương trình sẽ hiển thị danh sách Số chứng từ mới được đánh theo quy tắc trên theo thứ tự tăng dần.
Lưu ý: Số chứng từ mới đầu tiên sẽ được lấy theo giá trị được nhập tại mục Giá trị bắt đầu phần số.

• Hướng dẫn thiết lập lại quy tắc đánh số chứng từ

Số chứng từ bao gồm các bộ phận: Tiền tố + Số chứng từ + Hậu tố.
Ví dụ: Số chứng từ PT00001/T01 có Tiền tố = PT; Số chứng từ: 00001; Hậu tố: /T01

• • Tiền tố: Ký hiệu trước của số chứng từ (VD: PT).
  • Số chứng từ: Được thiết lập dựa trên 2 tham số:
    • Giá trị bắt đầu phần số: Ví dụ: Muốn đánh số chứng từ bắt đầu là 00001, tiếp theo là 00002… thì Giá trị bắt đầu phần số là: 1.
    • Tổng số ký tự phần số: Là số lượng ký tự phần số của chứng từ (VD: Số chứng từ: 00001 thì Tổng số ký tự phần số là: 5).
  • Hậu tố: Ký hiệu sau của số chứng từ (VD: /T01).
• Thiết lập quy tắc đánh số chứng từ theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Đánh số chứng từ theo tháng

Ví dụ 1: Đánh số Phiếu thu để phân biệt từng tháng.

• • Tháng 01: Đánh số phiếu thu theo cấu trúc PT00001/T01 (Phiếu thu số 00001 của tháng 01); số tiếp theo là PT00002/T01… Lọc chứng từ tháng 01 và thiết lập quy tắc như sau:
    
  • Tháng 02: Lọc chứng từ tháng 02 và thiết lập quy tắc tương tự:
    
  • Thực hiện tương tự với các tháng còn lại.

Ví dụ 2: Đánh số phiếu thu phân biệt theo tháng và chi nhánh.

• • Tháng 01: Đánh số phiếu thu theo cấu trúc PT-T01/00001_HP (Phiếu thu trong tháng 1, số chứng từ 00001 của chi nhánh Hải Phòng); số tiếp theo là PT-T01/00002_HP… Lọc chứng từ tháng 01 và thiết lập quy tắc như sau:
    
  • Tháng 02: Lọc chứng từ tháng 02 và thiết lập quy tắc tương tự:
    
  • Thực hiện tương tự với các tháng còn lại.

Ví dụ 3: Đánh số phiếu thu phân biệt theo tháng và chi nhánh.

• • Tháng 01: Đánh số phiếu thu theo cấu trúc PT00001/T01-HP (Phiếu thu số 00001, trong tháng 01, của chi nhánh Hải Phòng); số tiếp theo là PT00002/T01-HP… Lọc chứng từ tháng 01 và thiết lập quy tắc như sau:
    
  • Tháng 02: Lọc chứng từ tháng 02 và thiết lập quy tắc tương tự:
    
  • Thực hiện tương tự với các tháng còn lại.

Cách 2: Đánh số chứng từ theo năm

Ví dụ: Đánh số Phiếu thu theo cấu trúc PT00001, PT00002… liên tục trong 1 năm.
Lọc chứng từ của cả năm và thiết lập quy tắc đánh số chứng từ như sau:

Bước 5: Nhấn Cất, chương trình sẽ cập nhật toàn bộ số chứng từ mới vào số chứng từ hiện tại tương ứng trên chương trình.