Hướng dẫn xử lý phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (quản lý như hóa đơn) bị sai sót

Hướng dẫn Quý khách nắm được quy trình xử lý phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc phiếu xuất kho gửi bán đại lý (quản lý như hóa đơn) bị sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Việc này đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý chứng từ xuất kho chính xác, minh bạch. Nội dung bài viết gồm:

• Quy định xử lý phiếu xuất kho bị sai sót
• Các bước lập hóa đơn thay thế cho phiếu xuất kho sai sót
• Lưu ý khi phát hành hóa đơn thay thế

Phạm vi áp dụng: Kế toán, Quản lý kho, Quản lý bán hàng

Lưu ý: Hiện tại phần mềm chỉ đáp ứng việc lập hóa đơn thay thế cho các phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ/ phiếu xuất kho gửi bán đại lý quản lý như hóa đơn (chưa đáp ứng việc lập hóa đơn điều chỉnh).

Bước 1: Vào phân hệ Kho, chọn thêm chứng từ chuyển kho

Bước 2: Trên giao diện chứng từ chuyển kho tích chọn loại Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc Xuất kho gửi bán đại lý (quản lý như hóa đơn):

Bước 3: Khai báo các Thông tin chung trên chứng từ chuyển kho: Lệnh điều động số, Ngày, Của, Về việc, Đơn vị nhận, Mã số thuế, Người vận chuyển, …

• • Tại tab Hàng tiền: nhập thông tin vật tư hàng hóa: Mã hàng, Tên hàng, Xuất tại kho, Địa chỉ kho xuất, Địa chỉ kho nhập, TK nợ, TK có, …
  • Tại tab Khác:
    • Tích chọn Thay thế cho HĐ số
    • Nhấn biểu tượng kính lúp có mũi tên xanh trong khung để chọn hóa đơn thay thế

• • • Trên giao diện chọn hóa đơn thay thế, thiết lập tham số khoảng thời gian chọn hóa đơn sau đó nhấn Lấy dữ liệu:
    • Tích chọn hóa đơn cần thay thế
    • Nhấn Đồng ý

• • Chương trình hiển thị cảnh báo: Sau khi bị thay thế, chứng từ được chọn sẽ không thể ghi sổ kế toán và không còn giá trị sử dụng.

Bước 4: Nhấn Có trên câu cảnh báo để tiếp tục lập PXK thay thế cho chứng từ này:

Lưu ý: Chương trình tiếp tục hiện thị cảnh báo ghi sổ chứng từ không thành công do đơn vị đang áp dụng Quản lý phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, xuất kho gửi bán đại lý giống hóa đơn nên số chứng từ chính là số hóa đơn.

Người dùng cần thực hiện phát hành hóa đơn điện tử cho chứng từ này để cấp số hóa đơn và sau đó ghi sổ lại:

Bước 5: Nhấn Đóng trên câu cảnh báo và thực hiện phát hành hóa đơn điện tử bình thường:

Bước 6: Nhấn Phát hành HĐ, chương trình hiển thị cảnh báo: Sau khi phát hành, phiếu xuất kho bị thay thế của phiếu xuất kho này sẽ vĩnh viễn không được ghi sổ kế toán và không còn giá trị sử dụng. Người dùng sẽ không thể khôi phục được trạng thái ban đầu của phiếu xuất kho bị thay thế.

Bước 7: Nhấn Có để hoàn tất việc phát hành:

Bước 8: Sau khi phát hành thành công, người dùng cần thực hiện Ghi sổ phiếu xuất kho được thay thế. Khi đó, phiếu xuất kho bị thay thế sẽ tự động được chuyển sang trạng thái Đã lập HĐ thay thế: