Lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử

Mục đích: Hướng dẫn lập Biên bản thay thế hóa đơn điện tử để thỏa thuận với người mua và lưu giữ nội bộ theo đúng quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai.

Căn cứ pháp lý: Xuất phát từ việc thay đổi quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

– Bắt buộc lập biên bản thay thế/điều chỉnh trước khi điều chỉnh/thay thế hóa đơn: Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website người bán.

– Không lập TBSS gửi Cơ quan thuế đối với trường hợp thay thế/điều chỉnh hóa đơn

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị hệ thống, người dùng thực hiện nghiệp vụ hóa đơn điện tử.

Bước 1: Vào phân hệ Hóa đơn điện tử, tab Biên bản thay thế, nhấn Thêm.

Bước 2: Thiết lập khoảng thời gian tìm kiếm hóa đơn muốn lập biên bản thay thế. Nhấn Lấy dữ liệu.

Bước 3: Chọn hóa đơn và nhấn Đồng ý.
Bước 4: Khai báo các thông tin của người mua, người bán và nhập Lý do.

Bước 5: Nhấn Ký điện tử để ký lên Biên bản thay thế hóa đơn.

• Đối với các Biên bản thay thế người mua chưa ký, nếu muốn sửa Biên bản thay thế hóa đơn đã được ký điện tử, cần thực hiện trên MISA meInvoice.
• Phần mềm cho phép Xóa biên bản trong trường hợp biên bản chưa gửi người mua hoặc đã gửi nhưng người mua chưa ký điện tử.
• Nếu hóa đơn đã được lập biên bản thay thế trên meInvoice, chương trình sẽ cảnh báo và cho phép người dùng đồng bộ dữ liệu về.