Lập hóa đơn điều chỉnh từ chứng từ trả lại hàng bán

Theo Điều 13 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi và bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/-NĐCP như sau:

“Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

4. Hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp như sau:

c) Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ:

c.1) Trường hợp trả lại hàng hóa: Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.

c.2) Trường hợp hàng hoá là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại hàng hoá đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan, nếu người mua là đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hoá đơn trả lại hàng cho người bán.

c.3) Đối với trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm: Căn cứ vào hóa đơn đã lập và biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số tiền phí bảo hiểm được hoàn, giảm (không bao gồm thuế giá trị gia tăng), số tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn thu phí bảo hiểm mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thu (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do hoàn, giảm phí bảo hiểm thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền. Trên hóa đơn ghi rõ số tiền phí bảo hiểm hoàn, giảm, lý do hoàn, giảm. Biên bản này được lưu giữ cùng với hóa đơn thu phí bảo hiểm tại doanh nghiệp và xuất trình khi có yêu cầu.

Đối với các trường hợp quy định tại điểm c.1, điểm c.2, điểm c.3, người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hoá, dịch vụ và phải xuất trình khi được yêu cầu.

c.4) Trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc lập hóa đơn thu tiền đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, nhà chuyển nhượng sau đó phát sinh việc huỷ hoặc chấm dứt giao dịch và hủy một phần việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại điểm b.1 khoản 1 Điều này.”

Theo đó, khi trả lại hàng hóa dịch vụ:

• Tùy từng trường hợp mà người bán hoặc người mua xuất hóa đơn tương ứng
• Nếu người bán xuất hóa đơn thì phải là hóa đơn điều chỉnh.

Lưu ý: Chương trình chỉ cho phép người bán lập hóa đơn điều chỉnh từ chứng từ trả lại hàng bán khi hệ thống tích chọn Sử dụng HĐĐT theo NĐ 123.

Trên chứng từ trả lại hàng bán có tích Người bán xuất hóa đơn điều chỉnh, nhấn Lập HĐ điều chỉnh

Hoặc khi Cất Chứng từ hàng bán bị trả lại (có tích Người bán xuất hóa đơn), chương trình show thông báo hỏi có muốn sinh hóa đơn điều chỉnh ngay không. Nhấn Có để sinh ngay hóa đơn điều chỉnh.

Hóa đơn điều chỉnh sinh ra ngầm định lấy thông tin từ chứng từ trả lại hàng bán sang. Bạn cần chọn hóa đơn cần trả lại tương ứng (tức hóa đơn cần điều chỉnh) rồi nhập lý do trả lại hàng vào dòng Lý do điều chỉnh và kiểm tra lại thông tin trên hóa đơn trước khi Cất.

Lưu ý:

• • Chỉ cho phép sinh hóa đơn điện tử từ chứng từ hàng bán bị trả lại có tích Người bán xuất hóa đơn và chưa từng sinh hóa đơn điều chỉnh trước đó.
  • Mỗi chứng từ hàng bán bị trả lại chỉ cho phép sinh 1 hóa đơn điều chỉnh tương ứng.
  • Nếu Sửa chứng từ hàng bán bị trả lại đã sinh hóa đơn điều chỉnh thì chương trình sẽ không cập nhật nội dung chỉnh sửa sang hóa đơn điều chỉnh liên quan.
  • Nếu Xóa chứng từ hàng bán bị trả lại đã sinh hóa đơn điều chỉnh thì chương trình tự động bỏ tham chiếu hóa đơn điều chỉnh với chứng từ trả lại hàng bán và chuyển trạng thái hạch toán của HĐ điều chỉnh là Chưa hạch toán.