Tại sao khi bỏ tích chọn Khách hàng/Nhà cung cấp trên danh mục Nhân viên, chương trình lại yêu cầu xóa công nợ đầu kỳ của Nhân viên?

Mục đích: Bài viết giải thích lý do phần mềm yêu cầu xóa công nợ đầu kỳ khi bỏ tích chọn Là khách hàng/Là nhà cung cấp trên danh mục Nhân viên, nhằm đảm bảo số liệu công nợ và báo cáo kế toán luôn chính xác, nhất quán.

Nội dung bài viết gồm:

• Nguyên nhân không thể bỏ tích chọn khi còn công nợ đầu kỳ
• Hướng dẫn xử lý để thực hiện thay đổi
• Lưu ý kiểm tra số dư công nợ sau khi thao tác

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị viên hệ thống

• Nguyên nhân

Do đã có phát sinh số dư Công nợ khách hàng/Công nợ nhà cung cấp đầu kỳ của nhân viên này, nên chương trình không cho phép bỏ tích chọn Là khách hàng/Là nhà cung cấp để tránh sai lệch giữa báo cáo công nợ và Bảng cân đối Kế toán.

• Giải pháp

Để bỏ tích chọn Là khách hàng/Là nhà cung cấp trên danh mục Nhân viên, kế toán cần xóa bỏ số dư công nợ khách hàng/nhà cung cấp đã phát sinh. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\tab Công nợ khách hàng (hoặc tab Công nợ nhà cung cấp).

Bước 2: Xóa bỏ số dư công nợ khách hàng (hoặc công nợ nhà cung cấp) của nhân viên.

Bước 3: Vào menu Danh mục\Đối tượng\Nhân viên, chọn Nhân viên và bỏ tích chọn Là khách hàng (hoặc bỏ tích chọn Là nhà cung cấp).

Sau khi xóa bỏ số dư công nợ khách hàng/công nợ nhà cung cấp, Kế toán cần kiểm tra lại và đảm bảo Số dư công nợ Khách hàng đầu kỳ/Số dư công nợ Nhà cung cấp đầu kỳ/Số dư công nợ nhân viên đầu kỳ phải được khai báo đầy đủ, khớp đúng với các Báo cáo tổng hợp công nợ tính đến trước ngày bắt đầu hạch toán trên phần mềm.