Làm thế nào khi in Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh số liệu bị lệch?

Chỉ tiêu này phản ánh tổng hợp các khoản được ghi giảm trừ vào tổng doanh thu trong năm, bao gồm: Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại trong kỳ báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là luỹ kế số phát sinh bên Nợ tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” đối ứng với bên Có các tài khoản 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu” trong kỳ báo cáo.

Chỉ tiêu này không bao gồm các khoản thuế gián thu, phí mà doanh nghiệp không được hưởng phải nộp ngân sách nhà nước (được kế toán ghi giảm doanh thu trên sổ kế toán tài khoản 511) do các khoản này về bản chất là các khoản thu hộ Nhà nước, không nằm trong cơ cấu doanh thu và không được coi là khoản giảm trừ doanh thu.

=> Chỉ tiêu này lấy Tổng phát sinh Bên Nợ TK 511 (Lũy kế phát sinh Nợ tài khoản 511 đối ứng với Có tài khoản 521) cụ thể:

Chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu thiết lập = Phát sinh Nợ TK 521 – Phát sinh Có TK 521 (không kể phát sinh kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu sang TK 511)

Chỉ tiêu này phản ánh tổng hợp các khoản được ghi giảm trừ vào tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong năm, bao gồm: Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại trong kỳ báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là tổng số phát sinh bên Nợ TK 511 đối ứng với bên Có các TK 111, 112, 131, trong kỳ báo cáo.

Chỉ tiêu này không bao gồm các khoản thuế gián thu, phí mà doanh nghiệp không được hưởng phải nộp NSNN (được kế toán ghi giảm doanh thu trên sổ kế toán TK 511) do các khoản này về bản chất là các khoản thu hộ Nhà nước, không thuộc doanh thu nên không được coi là khoản giảm trừ doanh thu.

❖ Mô tả nghiệp vụ: Đơn vị có phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu như Chiết khấu thương mại, Giảm giá hàng bán, Trả lại hàng bán,… nhưng không hạch toán vào TK 521 mà hạch toán thẳng vào TK 511.
Vì vậy, theo thiết lập công thức các chỉ tiêu trên Tiện tích\Thiết lập báo cáo tài chính:

• Chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thiết lập = Phát sinh Có TK 511 – Phát sinh Nợ TK 511 (không kể phát sinh kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu sang TK 511 và kết chuyển doanh thu bán hàng sang TK 911) => Vì vậy trong trường hợp này Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đã trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu hạch toán thẳng vào TK 511 nói trên.
• Chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu thiết lập = Phát sinh Nợ TK 521 – Phát sinh Có TK 521 (không kể phát sinh kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu sang TK 511) => Vì vậy trong trường hợp này bạn không hạch toán vào TK 521 nên Các khoản giảm trừ doanh thu = 0

=> Dẫn tới khi đối chiếu, bạn sẽ thấy chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu không lấy đúng theo phát sinh thực tế.

❖ Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

– Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ => Bạn hạch toán Nợ 111,112,131/Có 511: 4.132.435.000.
– Nghiệp vụ ghi nhận giảm giá hàng bán => Bạn hạch toán Nợ 511/Có 111: 2.000.000.
– Kết chuyển lãi lỗ trong kỳ => Bạn hạch toán Nợ 511/Có 911: 4.130.435.000.

Khi đó trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 4.130.435.000, chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu là 0.
=> Bạn kiểm tra thấy trong kỳ có phát sinh khoản giảm trừ doanh thu nhưng chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu = 0 nên thấy lệch.

❖ Cách khắc phục: Vào Báo cáo\Tổng hợp\Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản: Tại tham số báo cáo chọn kỳ báo cáo phát sinh và chọn TK là 511, nhấn Đồng ý.
=> Trên báo cáo sẽ hiển thị tất cả các tài khoản có phát sinh đối ứng với TK 511 ở kỳ báo cáo được chọn.

Để kiểm tra các phát sinh Nợ TK 511 đối ứng với TK nào thì tại cột Nợ, bạn lọc các dòng có giá trị > 0. => Trong các TK đối ứng với Nợ TK 511, ngoài TK 521 (phản ánh kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu sang TK 511) và TK 911 (kết chuyển doanh thu sang TK 911), thì với các TK đối ứng còn lại bạn cần kiểm tra xem định khoản đã đúng chưa, nếu chưa thì cập nhật lại cho đúng. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Nhấp đúp chuột vào 1 dòng tài khoản đối ứng bất kỳ trên Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản => Hiển thị Sổ chi tiết các tài khoản của TK 511.
Bước 2: Tại cột TK đối ứng, lọc TK đối ứng cần kiểm tra, tại cột Phát sinh Nợ\Số tiền, lọc các dòng có giá trị > 0 => chương trình sẽ hiển thị các dòng định khoản mà bạn cần kiểm tra lại.
Bước 3: Tại cột Số chứng từ, nhấn chuột vào số chứng từ tương ứng để mở chứng từ chi tiết

=> Với các chứng từ hạch toán chưa đúng, chẳng hạn như chiết khấu bán hàng đang hạch toán Nợ 511 thì bạn Bỏ ghi chứng từ, sau đó nhấn Sửa và cập nhật lại TK Nợ về đúng TK chiết khấu 5211 sau đó xóa chứng từ kết chuyển lãi lỗ và kết chuyển lại.

❖ Mô tả nghiệp vụ: Đơn vị có phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu như Chiết khấu thương mại, Giảm giá hàng bán, Trả lại hàng bán,… khi hạch toán, bạn chỉ hạch toán Nợ TK 511 mà không chọn thông tin Nghiệp vụ.
     Trên báo cáo chỉ phân biệt được phát sinh nào của TK 511 là khoản giảm trừ doanh thu khi trên chứng từ có chọn Nghiệp vụ là Chiết khấu thương mại (bán hàng)/Giảm giá hàng bán/Trả lại hàng bán.
    Dẫn tới trong trường hợp này, khi in Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, số liệu tại các chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, Các khoản giảm trừ doanh thu không phản ánh đúng số liệu phát sinh thực tế.

❖ Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

– Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ => Bạn hạch toán Nợ 131/Có 511: 4.132.435.000.
– Nghiệp vụ ghi nhận Giảm giá hàng bán => Bạn hạch toán Nợ 511/Có 131: 2.000.000 trên Phiếu chi nhưng không chọn thông tin Nghiệp vụ.
– Kết chuyển lãi lỗ trong kỳ => Bạn hạch toán Nợ 511/Có 911: 4.130.435.000.Khi đó số liệu trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh như sau: chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 4.130.435.000, chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu là 0.
=> Bạn kiểm tra có phát sinh chiết khấu bán hàng nhưng chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu = 0 nên thấy lệch.

❖ Cách khắc phục:

Bước 1: Vào Báo cáo\Tổng hợp\Sổ chi tiết các tài khoản: Tại tham số báo cáo chọn kỳ báo cáo phát sinh và chọn TK là 511, Không tích Cộng gộp các bút toán giống nhau/ nhấn Đồng ý.
=> Trên báo cáo sẽ hiển thị tất cả các phát sinh của TK 511 ở kỳ báo cáo được chọn.

Bước 2: Sửa mẫu báo cáo để hiển thị cột Nghiệp vụ. Xem hướng dẫn sửa mẫu báo cáo tại đây (mục Thiết lập mẫu cho báo cáo phân tích, thống kê).
Bước 3: Trên báo cáo, lọc các dòng có TK đối ứng khác 911, Phát sinh Nợ > 0 và cột Nghiệp vụ trống.
Bước 4: Tại cột Số chứng từ, nhấn chuột vào số chứng từ tương ứng để mở chứng từ chi tiết. Bỏ ghi chứng từ, sau đó nhấn Sửa và cập nhật lại thông tin tại cột Nghiệp vụ là Chiết khấu thương mại (bán hàng)/Giảm giá hàng bán/Trả lại hàng bán

Trường hợp tài khoản có phát sinh bên Nợ và bên Có sau khi kết chuyển lãi, lỗ cuối kỳ mà thực hiện so sánh số phát sinh trên bảng cân đối tài khoản với số liệu lấy lên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh sẽ không giống nhau là đúng. Nếu muốn kiểm tra số hai báo cáo này giống nhau hay chưa thì có thể thực hiện bỏ ghi (không cần xóa) chứng từ kết chuyển lãi, lỗ.

• Ví dụ: Tài khoản 511 trong kỳ phát sinh bên Có là 1000, phát sinh bên Nợ là 200 nên số dư cuối kỳ của tài khoản 511 là 1000-200=800. Sau khi kết chuyển lãi, lỗ cuối kỳ thì báo cáo sẽ thể hiện như sau:
  • Trên bảng cân đối tài khoản: Tài khoản 511 sẽ thể hiện Phát sinh Nợ là 1000 và Phát sinh Có là 1000 để số dư cuối kỳ tài khoản 511 bằng 0 theo đúng nguyên tắc số dư cuối kỳ của doanh thu, chi phí bằng 0.
  • Trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Mã 01) sẽ thể hiện là 800 theo đúng nguyên tắc Mã 01 = Phát sinh Có 511 – Phát sinh Nợ 511.

❖ Mô tả nghiệp vụ: Trong kỳ, đơn vị có phát sinh khoản giảm trừ doanh thu (Chiết khấu thương mại, Trả lại hàng bán, Giảm giá hàng bán…) lớn hơn số doanh thu phát sinh trong kỳ, làm cho sau khi kết chuyển lãi lỗ thì tổng phát sinh TK 511 trên Bảng cân đối tài khoản lớn hơn số liệu chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
=> Khi đối chiếu, bạn so sánh chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ với tổng phát sinh TK 511 nên thấy lệch.

❖ Ví dụ:Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

– Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ => Bạn hạch toán Có 511 là 2.000.000.
– Nghiệp vụ trả lại hàng đã bán tháng trước => Bạn hạch toán Nợ 5212 là 5.000.000.
– Kết chuyển lãi lỗ trong kỳ => Bạn hạch toán Nợ 511/Có 5212: 5.000.000, Nợ TK 911/ Có TK 511: 3.000.000.

Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Có TK 511 là 5.000.000. Trong khi trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 2.000.000, Các khoản giảm trừ doanh thu là 5.000.000.
=> Bạn đối chiếu chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (2.000.000) với tổng phát sinh TK 511 (5.000.000) nên thấy lệch.

❖ Cách khắc phục: Số liệu chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ như vậy là ĐÚNG.

❖ Mô tả nghiệp vụ: Trong kỳ, đơn vị có phát sinh nghiệp vụ Trả lại hàng bán/Giảm giá hàng bán có chiết khấu (Có TK 5211)
=> Khi đối chiếu, bạn so sánh chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu với tổng phát sinh TK 521 nên thấy lệch.

❖ Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

– Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ có chiết khấu =>Bạn hạch toán khoản chiết khấu Nợ 5211/Có 131: 5.000.000.
– Nghiệp vụ trả lại hàng bán có chiết khấu => Bạn hạch toán giảm chiết khấu Nợ 131/Có 5211 là 1.000.000.
– Kết chuyển lãi lỗ trong kỳ => Bạn hạch toán kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu Nợ 511/Có 5211: 4.000.000.

Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Nợ TK 5211 là 5.000.000. Trong khi trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu là 4.000.000.
=> Bạn đối chiếu chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu (4.000.000) với tổng phát sinh TK 5211 (5.000.000) nên thấy lệch.

❖ Cách khắc phục: Số liệu chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu như vậy là ĐÚNG.

❖ Mô tả nghiệp vụ: Trong kỳ, bạn đã hạch toán các bút toán ghi nhận giá vốn hàng bán (Nợ 632) khi bán hàng, tuy nhiên chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ cuối kỳ.

Trên Tiện ích\Thiết lập báo cáo tài chính, chỉ tiêu Giá vốn hàng bán đang thiết lập lấy phát sinh Nợ TK 911/Có TK 632 – Nợ TK 632/Có TK 911, vì vậy trong trường hợp bạn chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ thì trên báo cáo, chỉ tiêu Giá vốn hàng bán sẽ = 0
=> Bạn đối chiếu chỉ tiêu Giá vốn hàng bán với phát sinh TK 632 trong kỳ nên thấy lệch.

❖ Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ => Bạn hạch toán ghi nhận giá vốn Nợ 632/Có 156: 38.580.000.

Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Nợ TK 632 là 38.580.000, chỉ tiêu Giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là 0.
=> Bạn đối chiếu chỉ tiêu Giá vốn hàng bán (0) với phát sinh TK 632 (38.580.000) trên Bảng cân đối tài khoản nên thấy lệch.

❖ Cách khắc phục: Vào Nghiệp vụ\Tổng hợp\Kết chuyển lãi lỗ để thực hiện kết chuyển lãi lỗ trong kỳ, xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

❖ Mô tả nghiệp vụ: Đơn vị có phát sinh nghiệp vụ trả lại hàng bán làm giảm trừ giá vốn (hạch toán Có TK 632), tuy nhiên do bạn đối chiếu số liệu chỉ tiêu Giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với phát sinh Nợ TK 632 trên Bảng cân đối tài khoản nên thấy lệch.

Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

– Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ => Bạn hạch toán ghi nhận giá vốn Nợ 632/Có 156: 38.580.000.
– Nghiệp vụ hàng bán bị trả lại => Bạn hạch toán giảm giá vốn Nợ 156/Có 632: 5.000.000.
– Kết chuyển lãi lỗ => Bạn hạch toán Nợ 911/Có 632: 33.580.000.

Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Nợ TK 632 là 38.580.000, chỉ tiêu Giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là 33.580.000
=> Bạn đối chiếu chỉ tiêu Giá vốn hàng bán (33.580.000) với tổng phát sinh TK 632 (38.580.000) nên thấy lệch.

❖Cách khắc phục: Số liệu chỉ tiêu Giá vốn hàng bán như vậy là ĐÚNG.

❖ Mô tả nghiệp vụ: Trong kỳ, bạn đã hạch toán các bút toán ghi nhận chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (Nợ 641, 642), tuy nhiên chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ cuối kỳ.

Trên Tiện ích\Thiết lập báo cáo tài chính, chỉ tiêu Chi phí bán hàng/Chi phí quản lý doanh nghiệp đang thiết lập lấy phát sinh Nợ TK 911/Có TK 641 (hoặc 642) – Nợ TK 641 (hoặc 642)/Có TK 911, vì vậy trong trường hợp bạn chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ thì trên báo cáo, chỉ tiêu Chi phí bán hàng/Chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ = 0
=> Bạn đối chiếu chỉ tiêu Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp với phát sinh TK 641, 642 trong kỳ nên thấy lệch.

❖ Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

Nghiệp vụ ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp => Bạn hạch toán ghi nhận chi phí Nợ TK 642: 10.000.000.

Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Nợ TK 642 là 10.000.000, chỉ tiêu Chi phí quản lý doanh nghiệp trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là 0.
=> Bạn đối chiếu chỉ tiêu Chi phí quản lý doanh nghiệp (0) với phát sinh TK 642 (10.000.000) trên Bảng cân đối tài khoản nên thấy lệch.

❖Cách khắc phục: Vào Nghiệp vụ\Tổng hợp\Kết chuyển lãi lỗ để thực hiện kết chuyển lãi lỗ trong kỳ, xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

❖ Mô tả nghiệp vụ: Đơn vị có phát sinh nghiệp vụ giảm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (hạch toán Có TK 641, 642), tuy nhiên do bạn đối chiếu số liệu chỉ tiêu Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với phát sinh Nợ TK 641, 642 trên Bảng cân đối tài khoản nên thấy lệch.

❖ Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

– Nghiệp vụ ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp => Bạn hạch toán ghi nhận chi phí Nợ TK 642: 10.000.000
– Nghiệp vụ giảm chi phí quản lý doanh nghiệp => Bạn hạch toán ghi nhận khoản giảm chi phí Có TK 642: 2.000.000.
– Kết chuyển lãi lỗ => Bạn hạch toán Nợ 911/Có 642: 8.000.000

Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Nợ TK 642 là 10.000.000, chỉ tiêu Chi phí quản lý doanh nghiệp trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là 8.000.000
=> Bạn đối chiếu chỉ tiêu Chi phí quản lý doanh nghiệp (8.000.000) với tổng phát sinh TK 642 (10.000.000) nên thấy lệch.

❖ Cách khắc phục: Số liệu chỉ tiêu Chi phí bán hàng/Chi phí quản lý doanh nghiệp như vậy là ĐÚNG.