Giải thích ý nghĩa và chức năng chi tiết có trong chứng từ của phân hệ Quỹ

1. Thông tin chung

• Đối tượng: chọn đối tượng là mã khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên phát sinh nghiệp vụ trên danh sách đối tượng, nếu chưa có đối tượng thì người dùng thực hiện tạo mã ở Danh mục/ Đối tượng (có thể nhấn dấu + để thêm nhanh mã đối tượng là Khách hàng hoặc đối tượng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp).
• Người nộp: là tên người trực tiếp giao tiền, thông tin người nộp sẽ được lấy như sau:
  • Nếu đối tượng khách hàng, nhà cung cấp là Tổ chức thì lấy thông tin người nộp từ Họ và tên mục Thông tin liên hệ tab Khác khi tạo danh mục khách hàng, nhà cung cấp.
  • Nếu đối tượng khách hàng, nhà cung cấp là Cá nhân thông tin người nộp là tên khách hàng, nhà cung cấp.
  • Nếu đối tượng là Nhân viên thông tin người nộp là tên nhân viên.
  • Tên người nộp có thể tự nhập trực tiếp hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
• Địa chỉ: là địa chỉ của đối tượng phát sinh trên chứng từ, thông tin địa chỉ sẽ được lấy như sau
  • Nếu đối tượng là khách hàng, nhà cung cấp địa chỉ lấy từ địa chỉ khai báo ở tab Thông tin chung khi khai báo danh mục đối tượng khách hàng, nhà cung cấp.
  • Nếu đối tượng là nhân viên địa chỉ lấy từ địa chỉ khai báo ở tab Khác khi khi báo danh mục nhân viên.
  • Thông tin địa chỉ có thể tự nhập trực tiếp hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
• Lý do nộp: dùng để diễn giải bản chất nghiệp vụ phát sinh, người dùng chọn 1 trong các lý do có sẵn: Rút tiền gửi về nộp quỹ, Thu hoàn thuế GTGT, Thu hoàn ứng, Thu khác và có thể diễn giải lại chi tiết nghiệp vụ phát sinh theo nhu cầu quản lý của đơn vị. Phần diễn giải này được phần mềm tự động lấy xuống cột Diễn giải ở tab Hạch toán trên chứng từ để tiết kiệm thời gian nhập liệu cho người dùng.
• Kèm theo chứng từ gốc: người dùng có thể tự nhập hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
• Nhân viên thu: chọn mã nhân viên thu tiền có sẵn trên danh sách, trường hợp chưa có mã nhân viên người dùng có thể thực hiện tạo mã ở Danh mục/ Đối tượng/ Nhân viên hoặc có thể nhấn dấu + để thêm nhanh mã Nhân viên.
  • Thông tin này chỉ hiển thị khi chọn Lý do thu là Thu khác.
  • Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
• Tham chiếu: dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào kính lúp có dấu cộng bên trong để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.

2. Hạch toán

• Tab Hạch toán trên Phiếu thu người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin sau: Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Quy đổi, Đối tượng, Tên đối tượng, TK ngân hàng, Khoản mục CP, Mục thu/chi, Tên mục thu/chi, Tên khoản mục CP, Đơn vị, Tên đơn vị, Đối tượng THCP, Tên đối tượng THCP, Công trình, Tên công trình, Đơn đặt hàng, Đơn mua hàng, Hợp đồng mua, Hợp đồng bán, Số khế ước, Mã thống kê, Tên mã thống kê, CP không hợp lý, Trường mở rộng 1 đến Trường mở rộng 10.
  • Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
  • Để ẩn hiện các cột thông tin ở tab Hạch toán trên Phiếu thu, người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)

3. Thông tin bổ sung

• Tab thông tin bổ sung bao gồm 10 trường mở rộng cho phép đơn vị tự thiết lập và nhập liệu các thông tin quản lý đặc thù chưa được chuẩn hóa sẵn trên phần mềm nhằm phục vụ yêu cầu theo dõi, phân tích và quản trị nội bộ theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
  • Để ẩn hiện tab Thông tin bổ sung người dùng thực hiện như sau: tại tab Hạch toán trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → bỏ tích ô Không hiển thị “Thông tin bổ sung” trên giao diện.
  • Để ẩn hiện các thông tin trường mở rộng ở tab Thông tin sổ sung trên giao diện chứng từ người dùng thực hiện như sau: tại tab Hạch toán trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
  • Tên hiển thị trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.

1. Thông tin chung

• Đối tượng: chọn đối tượng là mã khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên phát sinh nghiệp vụ trên danh sách đối tượng, nếu chưa có đối tượng thì người dùng thực hiện tạo mã ở Danh mục/ Đối tượng (có thể nhấn dấu + để thêm nhanh mã đối tượng là Nhà cung cấp hoặc đối tượng vừa là nhà cung cấp vừa là khách hàng).
• Người nhận: là tên người trực tiếp nhận tiền, thông tin người nhận sẽ được lấy như sau:
  • Nếu đối tượng khách hàng, nhà cung cấp là Tổ chức thì lấy thông tin người nhận từ Họ và tên mục Thông tin liên hệ tab Khác khi tạo danh mục khách hàng, nhà cung cấp.
  • Nếu đối tượng khách hàng, nhà cung cấp là Cá nhân thông tin người nhận là tên khách hàng, nhà cung cấp.
  • Nếu đối tượng là Nhân viên thông tin người nhận là tên nhân viên.
  • Tên người nhận có thể tự nhập trực tiếp hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
• Địa chỉ: là địa chỉ của đối tượng phát sinh trên chứng từ, thông tin địa chỉ sẽ được lấy như sau
  • Nếu đối tượng là khách hàng, nhà cung cấp địa chỉ lấy từ địa chỉ khai báo ở tab Thông tin chung khi khai báo danh mục đối tượng khách hàng, nhà cung cấp.
  • Nếu đối tượng là nhân viên địa chỉ lấy từ địa chỉ khai báo ở tab Khác khi khi báo danh mục nhân viên.
  • Thông tin địa chỉ có thể tự nhập trực tiếp hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
• Lý do chi: dùng để diễn giải bản chất nghiệp vụ phát sinh, người dùng chọn 1 trong các lý do có sẵn: Tạm ứng cho nhân viên, Gửi tiền vào ngân hàng, Chi khác, Thuế TNDN tạm tính và có thể diễn giải lại chi tiết nghiệp vụ phát sinh theo nhu cầu quản lý của đơn vị. Phần diễn giải này được phần mềm tự động lấy xuống cột Diễn giải ở tab Hạch toán trên chứng từ để tiết kiệm thời gian nhập liệu cho người dùng.
• Kèm theo chứng từ gốc: người dùng có thể tự nhập hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
• Nhân viên: chọn mã nhân viên chi tiền có sẵn trên danh sách, trường hợp chưa có mã nhân viên người dùng có thể thực hiện tạo mã ở Danh mục/ Đối tượng/ Nhân viên hoặc có thể nhấn dấu + để thêm nhanh mã Nhân viên.
  • Thông tin này chỉ hiển thị khi chọn Lý do chi là Chi khác.
  • Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
• Tham chiếu: dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào kính lúp có dấu cộng bên trong để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.

2. Hạch toán

• Tab Hạch toán trên Phiếu chi người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin sau: Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Quy đổi, Tỷ giá xuất quỹ, Quy đổi theo TGXQ, Chênh lệch, TK xử lý chênh lệch, Đối tượng, Tên đối tượng, TK ngân hàng, Khoản mục CP, Mục thu/chi, Tên mục thu/chi, Tên khoản mục CP, Đơn vị, Tên đơn vị, Đối tượng THCP, Tên đối tượng THCP, Công trình, Tên công trình, Đơn đặt hàng, Đơn mua hàng, Hợp đồng mua, Hợp đồng bán, CP không hợp lý, Số khế ước, Mã thống kê, Tên mã thống kê, Trường mở rộng 1 đến Trường mở rộng 10.
  • Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
  • Để ẩn hiện các cột thông tin ở tab Hạch toán trên Phiếu chi, người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ).

3. Thuế 

• Thuế: dùng để kê khai và ghi nhận các thông tin liên quan đến thuế phát sinh của nghiệp vụ, bao gồm số tiền thuế, thuế suất, tài khoản thuế và thông tin hóa đơn đầu vào (nếu có), nhằm đảm bảo hạch toán đúng quy định thuế, đồng thời làm căn cứ lên tờ khai và báo cáo thuế theo quy định hiện hành.
  • Tab Thuế tự động hiển thị nếu trên Phiếu chi chọn Lý do chi là Chi khác.
  • Tab Thuế trên Phiếu chi người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin sau: Diễn giải, TK thuế GTGT, Tiền thuế GTGT, % thuế GTGT, Tỷ lệ tính thuế (Thuế suất), Giá trị HHDV chưa thuế, Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Ngày hóa đơn, Số hóa đơn, Nhóm HHDV mua vào, Dự án đầu tư, Mã NCC, Tên NCC, Mã số thuế NCC.
  • Để ẩn hiện tab Thuế người dùng thực hiện như sau: tại tab Hạch toán trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → bỏ tích ô Không hiển thị “Thuế” trên giao diện (Sửa mẫu ẩn hiện trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ).
  • Để ẩn hiện các cột thông tin trên tab Thuế người dùng thực hiện như sau: đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thuế →  Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn (Sửa mẫu ẩn hiện trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ).

4. Thông tin bổ sung

• Tab thông tin bổ sung bao gồm 10 trường mở rộng cho phép đơn vị tự thiết lập và nhập liệu các thông tin quản lý đặc thù chưa được chuẩn hóa sẵn trên phần mềm nhằm phục vụ yêu cầu theo dõi, phân tích và quản trị nội bộ theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
  • Để ẩn hiện tab Thông tin bổ sung người dùng thực hiện như sau: tại tab Hạch toán trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → bỏ tích ô Không hiển thị “Thông tin bổ sung” trên giao diện (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ).
  • Để ẩn hiện các thông tin trường mở rộng ở tab Thông tin sổ sung trên giao diện chứng từ người dùng thực hiện như sau: tại tab Hạch toán trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
  • Tên hiển thị trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.