Giải thích ý nghĩa và chức năng chi tiết có trong chứng từ Chứng từ mua dịch vụ của phân hệ Mua hàng

Mục đích:

• Hướng dẫn ý nghĩa và chức năng của các thông tin/chi tiết trên Chứng từ mua dịch vụ.

Nội dung:

• Giải thích các thông tin theo từng hình thức thanh toán (Chưa thanh toán/Thanh toán ngay bằng Tiền mặt/Ủy nhiệm chi).
• Giải thích các tab trên chứng từ: Hạch toán, Thuế, Thống kê, Khác, Thông tin bổ sung; cách ẩn/hiện tab và cột.
• Lưu ý khi sử dụng tùy chọn “Là chi phí mua hàng” và chức năng “Phân bổ CP”.

Phạm vi áp dụng: Kế toán mua hàng, Kế toán tổng hợp

• Chứng từ ghi nợ (Hiển thị khi Chưa thanh toán) 
  • Nhà cung cấp: chọn đối tượng nhà cung cấp đã có sẵn trên danh sách, nếu chưa có mã nhà cung cấp thì người dùng thực hiện tạo mã ở Danh mục/Đối tượng/Nhà cung cấp (có thể nhấn dấu + để thêm nhanh danh mục Nhà cung cấp ngay tại chứng từ ).
  • Diễn giải: phần mềm tự diễn giải, người dùng có thể tự sửa lại diễn giải trên chứng từ theo bản chất nghiệp vụ phát sinh cho phù hợp với nhu cầu quản lý của đơn vị.
  • NV mua hàng: chọn mã nhân viên có sẵn trên danh sách, trường hợp chưa có mã nhân viên người dùng có thể thực hiện tạo mã ở Danh mục/ Đối tượng/ Nhân viên hoặc có thể nhấn dấu + để thêm nhanh mã Nhân viên ngay trên chứng từ. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
  • Tham chiếu: dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào kính lúp có dấu cộng bên trong để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
• Phiếu chi (Hiển thị khi Thanh toán ngay bằng Tiền mặt)
  • Nhà cung cấp: chọn đối tượng nhà cung cấp đã có sẵn trên danh sách, nếu chưa có mã nhà cung cấp thì người dùng thực hiện tạo mã ở Danh mục/Đối tượng/Nhà cung cấp (có thể nhấn dấu + để thêm nhanh danh mục Nhà cung cấp ngay tại chứng từ ).
  • Người nhận: là thông tin người nhận tiền bên nhà cung cấp, thông tin này được lấy tự động từ Họ và tên mục Thông tin liên hệ tab Khác khi tạo danh mục nhà cung cấp (với nhà cung cấp là Tổ chức) hoặc tên nhà cung cấp (với nhà cung cấp là Cá nhân), người dùng cũng có thể tự nhập trực tiếp trên chứng từ hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
  • Địa chỉ: là địa chỉ của nhà cung cấp phát sinh trên chứng từ, thông tin địa chỉ sẽ được lấy từ địa chỉ khai báo ở tab Thông tin chung khi khai báo danh mục đối tượng nhà cung cấp,  người dùng cũng có thể tự nhập trực tiếp trên chứng từ hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
  • Lý do chi: phần mềm tự diễn giải, người dùng có thể tự sửa lại diễn giải trên chứng từ theo bản chất nghiệp vụ phát sinh cho phù hợp với nhu cầu quản lý của đơn vị.
  • NV mua hàng: chọn mã nhân viên có sẵn trên danh sách, trường hợp chưa có mã nhân viên người dùng có thể thực hiện tạo mã ở Danh mục/ Đối tượng/ Nhân viên hoặc có thể nhấn dấu + để thêm nhanh mã Nhân viên ngay trên chứng từ. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
  • Tham chiếu: dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào kính lúp có dấu cộng bên trong để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
• Ủy nhiệm chi (Hiển thị khi Thanh toán ngay bằng Ủy nhiệm chi)
  • Tài khoản chi: dùng để chọn Số tài khoản ngân hàng hạch toán theo đúng nghiệp vụ phát sinh. Người dùng có thể tự chọn tài khoản ngân hàng khi lập chứng từ, khai báo tài khoản ngân hàng tại Danh mục/ Ngân hàng/Tài khoản Ngân hàng (có thể nhấn dấu + để thêm nhanh danh mục tài khoản ngân hàng) hoặc người dùng có thể thiết lập ngầm định Tài khoản ngân hàng trên các loại chứng từ Thu/Chi tiền gửi tại Danh mục/ Ngân hàng/Tài khoản Ngân hàng/Sửa tài khoản ngân hàng/ chọn loại chứng từ ngầm định ở dòng Ngầm định khi (nếu ngầm định thì khi lập chứng từ Chi tiền gửi sẽ tự lên tài khoản ngân hàng ngầm định mà người dùng không cần phải chọn).
  • Nhà cung cấp: Nhà cung cấp bên tab Ủy nhiệm chi phần mềm tự động lấy theo nhà cung cấp bên tab Phiếu nhập nếu đã chọn nhà cung cấp bên tab Phiếu nhập trước đó, người dùng có thể chọn lại nhà cung cấp bên tab Ủy nhiệm chi nếu muốn, khi chọn nhà cung cấp bên tab Ủy nhiệm chi thông tin nhà cung cấp sẽ được tự động cập nhật thông tin sang tab Phiếu nhập.
  • Địa chỉ: là địa chỉ của nhà cung cấp phát sinh trên chứng từ, thông tin địa chỉ sẽ được lấy từ địa chỉ khai báo ở tab Thông tin chung khi khai báo danh mục đối tượng nhà cung cấp,  người dùng cũng có thể tự nhập trực tiếp trên chứng từ hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
  • Tài khoản nhận: là số tài khoản của nhà cung cấp được khai báo trong danh mục Nhà cung cấp tab Thông tin chung. Nếu chưa khai báo số tài khoản Nhà cung cấp, người dùng có thể thực hiện khai báo tại Danh mục/Đối tượng/Nhà cung cấp (có thể nhấn dấu + để thêm nhanh số tài khoản trong danh mục Nhà cung cấp ngay tại chứng từ). Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
  • Nội dung thanh toán: phần mềm tự diễn giải, người dùng có thể tự sửa lại diễn giải trên chứng từ theo bản chất nghiệp vụ phát sinh cho phù hợp với nhu cầu quản lý của đơn vị.
  • Tham chiếu: dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào kính lúp có dấu cộng bên trong để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
• Điều khoản TT (Hiển thị khi chứng từ mua dịch vụ Chưa thanh toán): chọn điều khoản thanh toán phù hợp, điều khoản thanh toán được tạo ở Danh mục/Khác/Điều khoản thanh toán. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
• Số ngày được nợ (Hiển thị khi chứng từ mua dịch vụ Chưa thanh toán): lấy tự động từ số ngày trong điều khoản thanh toán. Có thể tự nhập trực tiếp trên chứng từ hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
• Hạn thanh toán (Hiển thị khi chứng từ mua dịch vụ Chưa thanh toán): phần mềm sẽ tính tự động dựa vào ngày chứng từ và số ngày được nợ. Có thể tự nhập trực tiếp trên chứng từ hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
• Thêm nhắc việc (Hiển thị khi chứng từ mua dịch vụ Chưa thanh toán): dùng để thêm nội dung nhắc việc liên quan như: nhắc thanh toán khi đến hạn,…Người dùng không cần thiết lập nếu không có nhu cầu theo dõi.
• Hạch toán
  • Tab Hạch toán trên Chứng từ mua dịch vụ người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin sau: Mã dịch vụ, Tên dịch vụ, TK chi phí/TK kho, TK công nợ (khi chưa thanh toán), TK Tiền (khi thanh toán ngay)TK tiền, Đối tượng, Tên đối tượng, ĐVT, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Thành tiền quy đổi, Giá trị đã nhận HĐ, Giá trị đã nhận HĐ quy đổi, Tỷ lệ CK (%), Tiền chiết khấu, Tiền chiết khấu quy đổi, Khoản mục CP, Mục thu/chi, Tên mục thu/chi, Đơn vị, Đối tượng THCP, Tên đối tượng THCP, Công trình, Tên công trình, Đơn đặt hàng, Hợp đồng mua, Hợp đồng bán, CP không hợp lý, Số khế ước, Mã thống kê, Trường mở rộng 1 đến Trường mở rộng 10.
  • Để ẩn hiện các cột thông tin ở tab Hạch toán trên Chứng từ mua dịch vụ, người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
  • Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
• Thuế (Hiển thị khi chứng từ mua hàng Nhận kèm hóa đơn)
  • Tab Thuế trên chứng từ Chứng từ mua dịch vụ người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin sau: Mã dịch vụ, Tên dịch vụ, Diễn giải thuế, % thuế GTGT, Tỷ lệ tính thuế (Thuế suất KHAC), Tiền thuế GTGT, Tiền thuế GTGT quy đổi, Thuế GTGT được giảm, Thuế GTGT được giảm quy đổi, TK thuế GTGT, Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, Nhóm HHDV mua vào, Dự án đầu tư, Mã NCC, Tên NCC, Mã số thuế NCC, Địa chỉ NCC, Trường mở rộng 1 đến Trường mở rộng 10.
  • Để ẩn hiện tab Thuế người dùng thực hiện như sau: tại tab Hạch toán trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thuế → bỏ tích/tích ô Không hiển thị “Thuế” trên giao diện.
  • Để ẩn hiện các cột thông tin ở tab Thuế trên Chứng từ mua dịch vụ, người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
  • Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
• Thống kê
  • Tab Thống kê trên chứng từ Chứng từ mua dịch vụ người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin sau: Mã dịch vụ, Tên dịch vụ, Khoản mục CP, Đơn vị, Đối tượng THCP, Tên đối tượng THCP, Công trình, Tên công trình, Đơn đặt hàng, Hợp đồng mua, Hợp đồng bán, CP không hợp lý, Số khế ước, Mã thống kê, Trường mở rộng 1 đến Trường mở rộng 10.
  • Để ẩn hiện tab Thống kê người dùng thực hiện như sau: đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thống kê → bỏ tích/tích ô Không hiển thị “Thống kê” trên giao diện.
  • Để ẩn hiện các cột thông tin ở tab Thống kê trên chứng từ Chứng từ mua dịch vụ, người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thống kê → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
  • Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
• Khác (Hiển thị khi chứng từ mua hàng Không có hóa đơn)
  • Tab Khác để người dùng khai báo Thông tin lên bảng kê mua vào không có hóa đơn: Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Số CMND.
• Thông tin bổ sung
  • Tab Thông tin bổ sung bao gồm 10 trường mở rộng cho phép đơn vị tự thiết lập và nhập liệu các thông tin quản lý đặc thù chưa được chuẩn hóa sẵn trên phần mềm nhằm phục vụ yêu cầu theo dõi, phân tích và quản trị nội bộ theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
  • Để ẩn hiện tab Thông tin bổ sung người dùng thực hiện như sau: tại tab Hạch toán trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → bỏ tích ô Không hiển thị “Thông tin bổ sung” trên giao diện.
  • Để ẩn hiện các cột thông tin trường mở rộng ở tab Thông tin sổ sung trên giao diện chứng từ người dùng thực hiện như sau: tại tab Hạch toán trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
  • Tên hiển thị trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
• Phân bổ chiết khấu: dùng để phân bổ chiết khấu mua hàng cho từng dòng hàng với trường hợp chỉ có giá trị chiết khấu chung cho cả hóa đơn,  người dùng nhập số tiền chiết khấu thương mại được hưởng, chọn phương pháp phân bổ, sau đó nhấn Thực hiện, chương trình sẽ tự động phân bổ chiết khấu thương mại và cập nhật vào cột Tiền chiết khấu của các dòng hàng phía trên.
• Xem công nợ: Dùng để kiểm tra công nợ của nhà cung cấp phát sinh trên chứng từ tại thời điểm theo ngày hạch toán chứng từ.

• Trên Chứng từ mua dịch vụ có ô tích Là chi phí mua hàng, người dùng có thể tích chọn đối với các dịch vụ phát sinh dùng để phân bổ vào giá gốc của hàng hóa, với các dịch vụ thông thường không dùng để phân bổ thì không tích ô này.
• Ô tích “Là chi phí mua hàng” nằm ở phía trên cùng, ngay dưới tiêu đề Chứng từ mua dịch vụ, không nằm trong bảng nhập liệu của tab hạch toán
• Nếu tích ô Là chi phí mua hàng trên Chứng từ mua dịch vụ, sau khi Cất chứng từ người dùng có thể thực hiện chức năng Phân bổ CP trên thanh công cụ để phân bổ chi phí mua hàng vào Chứng từ mua hàng được chọn.