Giải thích ý nghĩa và chức năng chi tiết có trong Báo giá, Đơn đặt hàng của phân hệ Bán hàng

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn ý nghĩa và chức năng chi tiết của các thông tin trên chứng từ Báo giá và Đơn đặt hàng thuộc phân hệ Bán hàng.
Nội dung:
- Giải thích các trường thông tin trên chứng từ Báo giá (thông tin khách hàng, hàng tiền, thông tin bổ sung…).
- Giải thích các trường thông tin trên chứng từ Đơn đặt hàng (thông tin khách hàng, hàng tiền, khác, thông tin bổ sung…).
Phạm vi áp dụng: Kế toán bán hàng, Nhân viên bán hàng

2. Ý nghĩa và chức năng chi tiết có trong Báo giá, Đơn đặt hàng

2.1 Báo giá

Khách hàng: chọn đối tượng khách hàng đã có sẵn trên danh sách, nếu chưa có mã nhà khách hàng thì người dùng thực hiện tạo mã ở Danh mục/Đối tượng/Khách hàng (có thể nhấn dấu + để thêm nhanh danh mục Khách hàng ngay tại chứng từ ).
Địa chỉ: là địa chỉ của khách hàng phát sinh trên chứng từ, thông tin địa chỉ sẽ được lấy từ địa chỉ khai báo ở tab Thông tin chung khi khai báo danh mục đối tượng khách hàng, người dùng cũng có thể tự nhập trực tiếp trên chứng từ hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Mã số thuế: là mã số thuế của khách hàng phát sinh trên chứng từ, mã số thuế sẽ được tự động lấy từ mã số thuế khai báo trong danh mục khách hàng, người dùng cũng có thể tự nhập trực tiếp trên chứng từ hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Người liên hệ: là thông tin người liên hệ bên khách hàng, thông tin này được lấy tự động từ Họ và tên mục Thông tin liên hệ tab Khác khi tạo danh mục khách hàng (với khách hàng là Tổ chức) hoặc tên khách hàng (với khách hàng là Cá nhân), người dùng cũng có thể tự nhập trực tiếp trên chứng từ hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Ghi chú: người dùng tự nhập ghi chú theo nhu cầu quản lý theo dõi của đơn vị. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
NV bán hàng: chọn mã nhân viên có sẵn trên danh sách, trường hợp chưa có mã nhân viên người dùng có thể thực hiện tạo mã ở Danh mục/ Đối tượng/ Nhân viên hoặc có thể nhấn dấu + để thêm nhanh mã Nhân viên ngay trên chứng từ. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Tham chiếu: dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào kính lúp có dấu cộng bên trong để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
Hàng tiền:
- Tab Hàng tiền trên Báo giá người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin sau: Mã hàng, Tên hàng, Đặc tính hàng hóa, Nguồn gốc, Hàng khuyến mại, Mã quy cách, ĐVT, Chiều dài, Chiều rộng, Chiều cao, Bán kính, Lượng, Số lượng, Đơn giá sau thuế, Đơn giá, Thành tiền, Thành tiền quy đổi, Tỷ lệ CK, Tiền chiết khấu, Tiền chiết khấu QĐ, Đơn giá sau CK, Thành tiền sau CK, Thành tiền sau CK QĐ, % thuế GTGT, Tỷ lệ tính thuế (Thuế suất KHÁC), Tiền thuế GTGT, Tiền thuế GTGT quy đổi, Thời hạn BH, Đơn vị chính (ĐVC), Tỷ lệ chuyển đổi, Phép tính, Số lượng theo ĐVC, Đơn giá theo ĐVC, Khoản mục CP, Đơn vị, Đối tượng THCP, Công trình, Đơn đặt hàng, Hợp đồng bán, Mã thống kê, Trường mở rộng 1 đến Trường mở rộng 10.
- Đơn giá sau thuế hiển thị khi có thiết lập tích ô Có phát sinh bán hàng theo đơn giá sau thuế trong Hệ thống/Tùy chọn/Bán hàng.
- Để ẩn hiện các cột thông tin ở tab Hàng tiền trên Báo giá, người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
- Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
Thông tin bổ sung:
- Tab Thông tin bổ sung bao gồm 10 trường mở rộng cho phép đơn vị tự thiết lập và nhập liệu các thông tin quản lý đặc thù chưa được chuẩn hóa sẵn trên phần mềm nhằm phục vụ yêu cầu theo dõi, phân tích và quản trị nội bộ theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
- Để ẩn hiện tab Thông tin bổ sung người dùng thực hiện như sau: tại tab Hàng tiền trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → bỏ tích ô Không hiển thị “Thông tin bổ sung” trên giao diện.
- Để ẩn hiện các cột thông tin trường mở rộng ở tab Thông tin sổ sung trên giao diện chứng từ người dùng thực hiện như sau: tại tab Hàng tiền trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
- Tên hiển thị trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.

2.2 Đơn đặt hàng

Khách hàng: chọn đối tượng khách hàng đã có sẵn trên danh sách, nếu chưa có mã khách hàng thì người dùng thực hiện tạo mã ở Danh mục/Đối tượng/Khách hàng (có thể nhấn dấu + để thêm nhanh danh mục Khách hàng ngay tại chứng từ ).
Địa chỉ: là địa chỉ của khách hàng phát sinh trên chứng từ, thông tin địa chỉ sẽ được lấy từ địa chỉ khai báo ở tab Thông tin chung khi khai báo danh mục đối tượng khách hàng, người dùng cũng có thể tự nhập trực tiếp trên chứng từ hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Mã số thuế: là mã số thuế của khách hàng phát sinh trên chứng từ, mã số thuế sẽ được tự động lấy từ mã số thuế khai báo trong danh mục khách hàng, người dùng cũng có thể tự nhập trực tiếp trên chứng từ hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Người nhận hàng: là thông tin người nhận hàng bên khách hàng, thông tin này được lấy tự động từ Họ và tên mục Thông tin liên hệ tab Khác khi tạo danh mục khách hàng (với khách hàng là Tổ chức) hoặc tên khách hàng (với khách hàng là Cá nhân), người dùng cũng có thể tự nhập trực tiếp trên chứng từ hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Diễn giải: dùng để diễn giải bản chất nghiệp vụ phát sinh theo nhu cầu quản lý của đơn vị.
NV Bán hàng: chọn mã nhân viên có sẵn trên danh sách, trường hợp chưa có mã nhân viên người dùng có thể thực hiện tạo mã ở Danh mục/ Đối tượng/ Nhân viên hoặc có thể nhấn dấu + để thêm nhanh mã Nhân viên ngay trên chứng từ. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Điều khoản TT: chọn điều khoản thanh toán phù hợp, điều khoản thanh toán được tạo ở Danh mục/Khác/Điều khoản thanh toán. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Số ngày được nợ: lấy tự động từ số ngày trong điều khoản thanh toán. Có thể tự nhập trực tiếp trên chứng từ hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Tham chiếu: dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào kính lúp có dấu cộng bên trong để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
Hàng tiền
- Tab Hàng tiền trên Đơn đặt hàng người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin sau: Mã hàng, Tên hàng, Đặc tính hàng hóa, Nguồn gốc, Kho, Hàng khuyến mại, Mã quy cách, ĐVT, Chiều dài, Chiều rộng, Chiều cao, Bán kính, Lượng, Số lượng, Số lượng đã giao, Số lượng đã giao năm trước, GT thực hiện năm trước, GT thực hiện năm trước QĐ, GT thực hiện trước thuế năm trước, GT thực hiện trước thuế năm trước QĐ, Đơn giá sau thuế, Đơn giá, Thành tiền, Thành tiền quy đổi, Số lượng quy đổi, Tỷ lệ CK (%), Tiền chiết khấu, Tiền chiết khấu quy đổi, % thuế GTGT, Tỷ lệ tính thuế (Thuế suất KHÁC), Tiền thuế GTGT, Tiền thuế GTGT quy đổi, Số lô, Hạn sử dụng, Thời hạn BH, Đơn vị chính (ĐVC), Tỷ lệ chuyển đổi, Phép tính, Số lượng theo ĐVC, Đơn giá theo ĐVC, Khoản mục CP, Đơn vị, Đối tượng THCP, Công trình, Hợp đồng bán, Mã thống kê, Trường mở rộng 1 đến Trường mở rộng 10, Trường mở rộng kiểu số lượng 01, Trường mở rộng kiểu số lượng 02, Trường mở rộng kiểu số lượng 03, Trường mở rộng kiểu đơn giá quy đổi 01, Trường mở rộng kiểu đơn giá quy đổi 02, Trường mở rộng kiểu đơn giá quy đổi 03, Trường mở rộng kiểu đơn giá 01, Trường mở rộng kiểu đơn giá 02, Trường mở rộng kiểu đơn giá 03, Trường mở rộng kiểu số tiền quy đổi 01, Trường mở rộng kiểu số tiền quy đổi 02, Trường mở rộng kiểu số tiền quy đổi 03, Trường mở rộng kiểu số tiền 01, Trường mở rộng kiểu số tiền 02, Trường mở rộng kiểu số tiền 03, Trường mở rộng kiểu ngày tháng 01, Trường mở rộng kiểu ngày tháng 02, Trường mở rộng kiểu ngày tháng 03.
- Đơn giá sau thuế hiển thị khi có thiết lập tích ô Có phát sinh bán hàng theo đơn giá sau thuế trong Hệ thống/Tùy chọn/Bán hàng.
- Để ẩn hiện các cột thông tin ở tab Hàng tiền trên Đơn đặt hàng, người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
- Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
Khác
- Tab Khác trên Đơn đặt hàng người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin sau:
  - Địa điểm giao hàng: được lấy tự động từ thông tin địa điểm giao hàng khai báo ở tab Khác trong danh mục Khách hàng.
  - Điều khoản khác: người dùng tự nhập theo nhu cầu quản lý của đơn vị (nếu có).
Thông tin bổ sung
- Tab Thông tin bổ sung bao gồm 10 trường mở rộng cho phép đơn vị tự thiết lập và nhập liệu các thông tin quản lý đặc thù chưa được chuẩn hóa sẵn trên phần mềm nhằm phục vụ yêu cầu theo dõi, phân tích và quản trị nội bộ theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
- Để ẩn hiện tab Thông tin bổ sung người dùng thực hiện như sau: tại tab Hàng tiền trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → bỏ tích ô Không hiển thị “Thông tin bổ sung” trên giao diện.
- Để ẩn hiện các cột thông tin trường mở rộng ở tab Thông tin sổ sung trên giao diện chứng từ người dùng thực hiện như sau: tại tab Hàng tiền trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
- Tên hiển thị trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
Xem SL tồn chưa đặt hàng dùng để kiểm tra số lượng tồn kho chưa đặt hàng theo từng kho hoặc trên tất cả các kho, áp dụng cho các mặt hàng có tính chất là Vật tư hàng hóa hoặc Thành phẩm.