Giải thích ý nghĩa và chức năng chi tiết có trong Lệnh lắp ráp, tháo dỡ của phân hệ Kho

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn ý nghĩa và chức năng chi tiết của các thông tin trên chứng từ Lệnh lắp ráp và Lệnh tháo dỡ, kèm các lưu ý khi cất chứng từ và lập phiếu xuất/phiếu nhập liên quan.

Nội dung:

Ý nghĩa các trường thông tin trên Lệnh lắp ráp và tab Linh kiện lắp ráp.
Ý nghĩa các trường thông tin trên Lệnh tháo dỡ và tab Thành phẩm tháo dỡ.
Lưu ý khi Cất chứng từ, Lập PX, Lập PN, thiết lập tùy chọn và sửa chứng từ đã phát sinh.

Phạm vi áp dụng: Kế toán kho, Kế toán tổng hợp, Thủ kho

2. Ý nghĩa và chức năng chi tiết có trong Lệnh lắp ráp, tháo dỡ

2.1 Lệnh lắp ráp

Thành phẩm: chọn mã hàng có tính chất là Thành phẩm trên danh sách hàng hóa, nếu chưa có mã thành phẩm người dùng thực hiện tạo mã tại Danh mục/Vật tư hàng hóa/Vật tư hàng hóa hoặc có thể nhấn dấu + để thêm nhanh danh mục thành phẩm ngay trên chứng từ.
Đơn vị tính: là đơn vị tính của mã thành phẩm, phần mềm sẽ tự động lấy từ đơn vị tính của mã thành phẩm được chọn trong danh mục vật tư hàng hóa.
Số lượng: người dùng tự nhập số lượng thành phẩm cần lắp ráp.
Diễn giải: người dùng có thể tự nhập diễn giải đúng bản chất nghiệp vụ phát sinh theo nhu cầu quản lý của đơn vị.
Tham chiếu: dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào kính lúp có dấu cộng bên trong để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
Linh kiện lắp ráp
- Linh kiện lắp ráp là các mã vật tư dùng để lắp ráp ra thành phẩm.
- Linh kiện lắp ráp sẽ được tự động lấy khi người dùng chọn mã Thành phẩm lắp ráp nếu có khai báo sẵn Định mức nguyên vật liệu trong danh mục Thành phẩm.
- Nếu không khai báo sẵn định mức nguyên vật liệu trong danh mục vật tư hàng hóa của mã thành phẩm thì người dùng có thể tự chọn mã hàng và điền số lượng để xuất ra lắp ráp thành phẩm.
- Tab Linh kiện lắp ráp người dùng chỉ có thể thực hiện khai báo các thông tin sau: Mã hàng, Tên hàng, Kho, ĐVT, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền.
- Để ẩn hiện các cột thông tin trên tab Linh kiện lắp ráp, người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ).
Lưu ý
- Sau khi khai báo thông tin xong, người dùng nhấn Cất lệnh lắp ráp, sau đó thực hiện nhấn lần lượt Lập PX (lập phiếu xuất), Lập PN (lập phiếu nhập) trên thanh công cụ của chứng từ.
  - Thông tin trên phiếu xuất kho linh kiện để lắp ráp và phiếu nhập kho thành phẩm lắp ráp sẽ được phần mềm tự động kế thừa từ Lệnh lắp ráp sang, người dùng tự điền thêm 1 số thông tin còn thiếu (nếu cần theo dõi) và cất chứng từ.
  - Giá trị của thành phẩm nhập kho sau khi lắp ráp sẽ được cập nhật từ Phiếu xuất kho linh kiện để lắp ráp.
  - Cột Đơn giá, Thành tiền trên phiếu xuất kho linh kiện để lắp ráp người dùng không cần nhập số tiền, phần mềm sẽ tự cập nhật giá xuất dựa vào phương pháp tính giá xuất kho thiết lập trong Hệ thống/ Tùy chọn/Vật tư hàng hóa. Nếu người dùng muốn tự nhập Đơn giá, Thành tiền thì có thể thiết lập tại Hệ thống/ Tùy chọn/ Vật tư hàng hóa/tích ô Cho phép nhập đơn giá vốn bằng tay.
- Phần mềm có thể lập nhiều phiếu nhập kho thành phẩm từ 1 lệnh lắp ráp, để thiết lập để lập được nhiều phiếu nhập kho người dùng cần tích chọn ô Cho phép lập nhiều phiếu nhập kho thành phẩm từ 1 lệnh lắp ráp trong Hệ thống/ Tùy chọn/ Vật tư hàng hóa.
- Lệnh lắp ráp nếu đã phát sinh phiếu xuất, phiếu nhập muốn sửa lại thông tin trên Lệnh lắp ráp người dùng cần xóa Phiếu xuất, phiếu nhập liên quan đi, sau khi sửa lại lệnh lắp ráp thì thực hiện sinh lại chứng từ để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu.
- Người dùng có thể tính toán số liệu bên ngoài phần mềm và nhập khẩu phiếu nhập kho, xuất kho lắp ráp, tháo dỡ lên phần mềm. Tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây.

2.2 Lệnh tháo dỡ

Hàng hóa: chọn mã hàng có tính chất là Thành phẩm trên danh sách hàng hóa, nếu chưa có mã thành phẩm người dùng thực hiện tạo mã tại Danh mục/Vật tư hàng hóa/Vật tư hàng hóa hoặc có thể nhấn dấu + để thêm nhanh danh mục thành phẩm ngay trên chứng từ (Dù hàng hóa tháo dỡ không phải là thành phẩm thì tại mục Tính chất ở bước khai báo này vẫn chọn là Thành phẩm, để có thể khai báo được định mức nguyên vật liệu cấu thành nên hàng hóa đó).
Đơn vị tính: là đơn vị tính của mã hàng hóa, phần mềm sẽ tự động lấy từ đơn vị tính của mã hàng hóa được chọn trong danh mục vật tư hàng hóa.
Số lượng: người dùng tự nhập số lượng hàng hóa cần tháo dỡ.
Diễn giải: người dùng có thể tự nhập diễn giải đúng bản chất nghiệp vụ phát sinh theo nhu cầu quản lý của đơn vị.
Tham chiếu: dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào kính lúp có dấu cộng bên trong để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
Thành phẩm tháo dỡ
- Thành phẩm tháo dỡ sẽ được tự động lấy khi người dùng chọn mã Hàng hóa tháo dỡ nếu có khai báo sẵn Định mức nguyên vật liệu trong danh mục Hàng hóa.
- Nếu không khai báo sẵn định mức nguyên vật liệu trong danh mục vật tư hàng hóa thì người dùng có thể tự chọn mã hàng và điền số lượng nhập được khi tháo dỡ hàng hóa.
- Tab Thành phẩm tháo dỡ người dùng chỉ có thể thực hiện khai báo các thông tin sau: Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền.
- Để ẩn hiện các cột thông tin trên tab Thành phẩm tháo dỡ, người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
Lưu ý
- Sau khi khai báo thông tin xong, người dùng nhấn Cất lệnh tháo dỡ, sau đó thực hiện nhấn lần lượt Lập PX (lập phiếu xuất), Lập PN (lập phiếu nhập) trên thanh công cụ của chứng từ.
  - Thông tin trên phiếu xuất kho hàng hóa để tháo dỡ và phiếu nhập kho thành phẩm tháo dỡ sẽ được phần mềm tự động kế thừa từ Lệnh tháo dỡ sang, người dùng tự điền thêm 1 số thông tin còn thiếu (nếu cần theo dõi) và cất chứng từ.
  - Cột Đơn giá, Thành tiền trên phiếu xuất kho hàng hóa để tháo dỡ người dùng không cần nhập số tiền, phần mềm sẽ tự cập nhật giá xuất dựa vào phương pháp tính giá xuất kho thiết lập trong Hệ thống/ Tùy chọn/Vật tư hàng hóa. Nếu người dùng muốn tự nhập Đơn giá, Thành tiền thì có thể thiết lập tại Hệ thống/ Tùy chọn/ Vật tư hàng hóa/tích ô Cho phép nhập đơn giá vốn bằng tay.
  - Sau khi lập Phiếu nhập kho thành phẩm tháo dỡ, kế toán cần tự xác định Đơn giá và nhập tay vào chứng từ, đảm bảo tổng giá trị nhập kho bằng tổng giá trị trên phiếu xuất kho hàng hóa để tháo dỡ.
- Lệnh tháo dỡ nếu đã phát sinh phiếu xuất, phiếu nhập muốn sửa lại thông tin trên Lệnh tháo dỡ người dùng cần xóa Phiếu xuất, phiếu nhập liên quan đi, sau khi sửa lại lệnh tháo dỡ thì thực hiện sinh lại chứng từ để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu.