Giải thích ý nghĩa và chức năng chi tiết có trong chứng từ Chứng từ NVK, Chứng từ quyết toán tạm ứng của phân hệ Tổng hợp

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Giải thích ý nghĩa và chức năng các thông tin/chi tiết trên chứng từ Chứng từ NVK và Chứng từ quyết toán tạm ứng.
Nội dung:
- Chứng từ NVK: Diễn giải, Hạn thanh toán, Tham chiếu; các tab Hạch toán (Hàng tiền), Thuế, Thông tin bổ sung; cách ẩn/hiện cột, đổi tên cột.
- Chứng từ quyết toán tạm ứng: Quyết toán tạm ứng; Quyết toán tạm ứng từng lần; các tab Hạch toán, Hóa đơn, Thông tin bổ sung; cách ẩn/hiện tab/cột, đổi tên cột; tiện ích lập chứng từ thu/chi tiền thừa/thiếu.
Phạm vi áp dụng: Kế toán, Người lập chứng từ

2. Ý nghĩa và chức năng chi tiết có trong chứng từ Chứng từ NVK, Chứng từ quyết toán tạm ứng

2.1 Chứng từ NVK

Diễn giải: người dùng tự nhập diễn giải theo đúng thực tế nghiệp vụ phát sinh, phần mềm sẽ kế thừa thông tin diễn giải xuống cột diễn giải tại tab Hạch toán để tiết kiệm thời gian nhập liệu cho người dùng.
Hạn thanh toán: người dùng tự nhập hạn thanh toán nếu cần theo dõi, có thể bỏ trống nếu không muốn theo dõi.
Tham chiếu: dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào kính lúp có dấu cộng bên trong để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
Hạch toán
- Tab Hàng tiền trên Chứng từ NVK người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin sau: Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Số tiền quy đổi, Nghiệp vụ, Đối tượng Nợ, Tên đối tượng Nợ, TK ngân hàng (ĐT Nợ), Tên ngân hàng (ĐT Nợ), Đối tượng Có, Tên đối tượng Có, Nhân viên, TK ngân hàng, Khoản mục CP, Mục thu/chi, Tên mục thu/chi, Đơn vị, Đối tượng THCP, Tên đối tượng THCP, Công trình, Tên công trình, Đơn đặt hàng, Đơn mua hàng, Hợp đồng mua, Hợp đồng bán, CP không hợp lý, Số khế ước, Mã thống kê, Trường mở rộng 1 đến Trường mở rộng 10.
- Để ẩn hiện các cột thông tin ở tab Hàng tiền trên Chứng từ NVK người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ khi in ấn chứng từ)
- Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
Thuế
- Tab Thuế trên Chứng từ NVK người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin sau: Diễn giải, TK thuế GTGT, Tiền thuế GTGT, % thuế GTGT, Tỷ lệ tính thuế (Thuế suất KHAC), Giá trị HHDV chưa thuế, Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, Nhóm HHDV mua vào, Dự án đầu tư, Mã đối tượng, Tên đối tượng, Mã số thuế, Địa chỉ.
- Để ẩn hiện tab Thuế người dùng thực hiện như sau: tại tab Hạch toán trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thuế → bỏ tích/tích ô Không hiển thị “Thuế” trên giao diện.
- Để ẩn hiện các cột thông tin ở tab Thuế trên Chứng từ NVK, người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
- Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
Thông tin bổ sung
- Tab Thông tin bổ sung bao gồm 10 trường mở rộng cho phép đơn vị tự thiết lập và nhập liệu các thông tin quản lý đặc thù chưa được chuẩn hóa sẵn trên phần mềm nhằm phục vụ yêu cầu theo dõi, phân tích và quản trị nội bộ theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
- Để ẩn hiện tab Thông tin bổ sung người dùng thực hiện như sau: tại tab Hạch toán trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → bỏ tích/tích ô Không hiển thị “Thông tin bổ sung” trên giao diện.
- Để ẩn hiện các cột thông tin trường mở rộng ở tab Thông tin sổ sung trên giao diện chứng từ người dùng thực hiện như sau: tại tab Hạch toán trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
- Tên hiển thị trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.

2.2 Chứng từ quyết toán tạm ứng

Quyết toán tạm ứng
- Nhân viên: chọn mã nhân viên cần thực hiện quyết toán tạm ứng.
- Diễn giải: phần mềm tự diễn giải, người dùng cũng có thể tự nhập lại diễn giải theo mong muốn.
- Tham chiếu: dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào kính lúp có dấu cộng bên trong để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
- Hạch toán
  - Tab Hạch toán trên Chứng từ quyết toán tạm ứng người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin sau: Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Số tiền quy đổi, Diễn giải thuế, % thuế GTGT, Tỷ lệ tính thuế (Thuế suất KHÁC), Tiền thuế GTGT, Tiền thuế GTGT QĐ, TK thuế GTGT, Tổng tiền TT, Tổng tiền TT QĐ, Đối tượng Nợ, Tên đối tượng Nợ, Đối tượng Có, Tên đối tượng Có, Khoản mục CP, Mục thu/chi, Tên mục thu/chi, Đơn vị, Đối tượng THCP, Tên đối tượng THCP, Công trình, Tên công trình, Đơn đặt hàng, Đơn mua hàng, Hợp đồng mua, Hợp đồng bán, CP không hợp lý, Số khế ước, Mã thống kê, Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Ngày hóa đơn, Số hóa đơn, Nhóm HHDV mua vào, Dự án đầu tư, Mã đối tượng, Tên đối tượng, Mã số thuế, Địa chỉ, Trường mở rộng 1 đếnTrường mở rộng 10.
  - Để ẩn hiện các cột thông tin ở tab Hạch toán trên chứng từ Chứng từ quyết toán tạm ứng, người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
  - Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
- Hóa đơn
  - Tab Hóa đơn trên Chứng từ quyết toán tạm ứng người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin sau: Diễn giải, Không có hóa đơn, Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Ngày hóa đơn, Số hóa đơn, Nhóm HHDV mua vào, Dự án đầu tư, Mã đối tượng, Tên đối tượng, Mã số thuế, Địa chỉ, Trường mở rộng 1 đến Trường mở rộng 10.
  - Để ẩn hiện tab Hóa đơn người dùng thực hiện như sau: tại tab Hạch toán trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Hóa đơn → bỏ tích/tích ô Không hiển thị “Hóa đơn” trên giao diện.
  - Để ẩn hiện các cột thông tin trường mở rộng ở tab Hóa đơn trên giao diện chứng từ người dùng thực hiện như sau: đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Hóa đơn → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
  - Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
- Thông tin bổ sung
  - Tab Thông tin bổ sung bao gồm 10 trường mở rộng cho phép đơn vị tự thiết lập và nhập liệu các thông tin quản lý đặc thù chưa được chuẩn hóa sẵn trên phần mềm nhằm phục vụ yêu cầu theo dõi, phân tích và quản trị nội bộ theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
  - Để ẩn hiện tab Thông tin bổ sung người dùng thực hiện như sau: tại tab Hạch toán trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → bỏ tích/tích ô Không hiển thị “Thông tin bổ sung” trên giao diện.
  - Để ẩn hiện các cột thông tin trường mở rộng ở tab Thông tin sổ sung trên giao diện chứng từ người dùng thực hiện như sau: tại tab Hạch toán trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
  - Tên hiển thị trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
Quyết toán tạm ứng từng lần ( tích ô Quyết toán cho từng lần tạm ứng)
- Tại dòng “Quyết toán cho từng lần tạm ứng”, nhấn biểu tượng dấu ba chấm (…) ở phía bên phải để chọn nhân viên và chứng từ chi tạm ứng.
- Nhân viên: chọn mã nhân viên cần thực hiện quyết toán tạm ứng.
- Số tiền tạm ứng: hệ thống tự lấy lên số tiền tạm ứng khi người dùng thực hiện chọn chứng từ chi tạm ứng, số tiền được lấy lên là số tiền chưa được quyết toán tạm ứng.
- Số tiền thừa/thiếu: hệ thống tự tính toán dựa vào số tiền tạm ứng và số tiền quyết toán tạm ứng (số tiền quyết toán tạm ứng là số tiền nhập ở tab Hạch toán)
- Diễn giải: phần mềm tự diễn giải, người dùng cũng có thể tự nhập diễn giải theo mong muốn, phần mềm sẽ kế thừa thông tin diễn giải xuống dưới cột diễn giải tại tab Hạch toán để tiết kiệm thời gian nhập liệu cho người dùng.
- Tham chiếu: dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào kính lúp có dấu cộng bên trong để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
- Hạch toán:
  - Tab Hạch toán trên Chứng từ quyết toán tạm ứng người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin sau: Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Số tiền quy đổi, Diễn giải thuế, % thuế GTGT, Tỷ lệ tính thuế (Thuế suất KHAC), Tiền thuế GTGT, Tiền thuế GTGT QĐ, TK thuế GTGT, Tổng tiền TT, Tổng tiền TT QĐ, Đối tượng Nợ, Tên đối tượng Nợ, Đối tượng Có, Tên đối tượng Có, Khoản mục CP, Mục thu/chi, Tên mục thu/chi, Đơn vị, Đối tượng THCP, Tên đối tượng THCP, Công trình, Tên công trình, Đơn đặt hàng, Đơn mua hàng, Hợp đồng mua, Hợp đồng bán, CP không hợp lý, Số khế ước, Mã thống kê, Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Ngày hóa đơn, Số hóa đơn, Nhóm HHDV mua vào, Dự án đầu tư, Mã đối tượng, Tên đối tượng, Mã số thuế, Địa chỉ, Trường mở rộng 1 đến Trường mở rộng 10.
  - Để ẩn hiện các cột thông tin ở tab Hạch toán trên chứng từ Chứng từ quyết toán tạm ứng, người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
  - Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
- Hóa đơn
  - Tab Hóa đơn trên Chứng từ quyết toán tạm ứng người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin sau: Diễn giải, Không có hóa đơn, Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Ngày hóa đơn, Số hóa đơn, Nhóm HHDV mua vào, Dự án đầu tư, Mã đối tượng, Tên đối tượng, Mã số thuế, Địa chỉ, Trường mở rộng 1 đến Trường mở rộng 10.
  - Để ẩn hiện tab Hóa đơn người dùng thực hiện như sau: tại tab Hạch toán trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Hóa đơn → bỏ tích/tích ô Không hiển thị “Hóa đơn” trên giao diện.
  - Để ẩn hiện các cột thông tin trường mở rộng ở tab Hóa đơn trên giao diện chứng từ người dùng thực hiện như sau: đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Hóa đơn → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
  - Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
- Phiếu chi tạm ứng: hiển thị danh sách các phiếu chi tạm ứng được chọn quyết toán tạm ứng để người dùng theo dõi.
- Thông tin bổ sung
  - Tab Thông tin bổ sung bao gồm 10 trường mở rộng cho phép đơn vị tự thiết lập và nhập liệu các thông tin quản lý đặc thù chưa được chuẩn hóa sẵn trên phần mềm nhằm phục vụ yêu cầu theo dõi, phân tích và quản trị nội bộ theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
  - Để ẩn hiện tab Thông tin bổ sung người dùng thực hiện như sau: tại tab Hạch toán trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → bỏ tích/tích ô Không hiển thị “Thông tin bổ sung” trên giao diện.
  - Để ẩn hiện các cột thông tin trường mở rộng ở tab Thông tin sổ sung trên giao diện chứng từ người dùng thực hiện như sau: tại tab Hạch toán trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
  - Tên hiển thị trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
- Lưu ý:
  - Sau khi cất chứng từ quyết toán tạm ứng từng lần, người dùng có thể thực hiện vào Tiện ích trên thanh công cụ, chọn Lập phiếu thu/chi tiền mặt số tiền thừa/thiếu hoặc Lập chứng từ Thu tiền gửi/Ủy nhiệm chi số tiền thừa/thiếu để sinh chứng từ thu chi tiền thừa thiếu.