Giải thích ý nghĩa và chức năng chi tiết có trong Hợp đồng bán của phân hệ Hợp đồng

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn ý nghĩa và chức năng của các thông tin chi tiết trên Hợp đồng bán thuộc phân hệ Hợp đồng.
Nội dung:
- Hợp đồng: Thông tin chung, Dự kiến chi, Hàng hóa dịch vụ, Điều khoản thanh toán, Thông tin bổ sung.
- Dự án: Thông tin chung, Dự kiến chi.
Phạm vi áp dụng: Kế toán, Nhân viên kinh doanh, Quản lý dự án

2. Ý nghĩa và chức năng chi tiết có trong Hợp đồng bán của phân hệ Hợp đồng

2.1 Hợp đồng bán

Thông tin chung
- Số hợp đồng: là thông tin bắt buộc, thông tin này phần mềm sẽ tự động nhảy theo quy tắc đánh số chứng từ hợp đồng bán hoặc người dùng có thể tự nhập số hợp đồng bán theo nhu cầu quản lý của đơn vị.
- Ngày ký: là thông tin bắt buộc, người dùng tự nhập đúng ngày ký của hợp đồng để theo dõi.
- Thuộc dự án: người dùng tự chọn dự án nếu hợp đồng có thuộc dự án để theo dõi.
- Trích yếu: người dùng tự nhập theo đúng thực tế phát sinh (nếu có).
- Loại tiền: chọn loại tiền theo đúng thực tế phát sinh trên hợp đồng bán.
- Tỷ giá: tự nhập theo tỷ giá phát sinh trên hợp đồng (nếu có).
- Giá trị hợp đồng: tự nhập số tiền theo giá trị trên hợp đồng.
- GTHĐ quy đổi: Phần mềm tự tính dựa theo giá trị hợp đồng và tỷ giá.
- Giá trị thanh lý: phần mềm ngầm định theo giá trị hợp đồng, người dùng có thể tự nhập số tiền theo đúng thực tế phát sinh.
- GTTL quy đổi: phần mềm tự tính dựa theo giá trị thanh lý và tỷ giá.
- Hạn thanh toán: tự nhập ngày theo đúng thực tế phát sinh (nếu có).
- Hạn giao hàng: tự nhập ngày theo đúng thực tế phát sinh (nếu có).
- Khách hàng: chọn mã Khách hàng trên danh sách, nếu chưa có danh mục khách hàng thì người dùng thực hiện tạo mã ở Danh mục/ Đối tượng/ Khách hàng (có thể nhấn dấu + để thêm nhanh mã khách hàng).
- Tên khách hàng: tự động lấy tên Khách hàng theo mã khách hàng đã chọn.
- Địa chỉ: là địa chỉ của khách hàng phát sinh trên chứng từ, thông tin địa chỉ sẽ được lấy từ địa chỉ khai báo ở tab Thông tin chung khi khai báo danh mục đối tượng khách hàng, người dùng cũng có thể tự nhập trực tiếp trên hợp đồng bán hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
- Người liên hệ: lấy theo Họ và tên ở Thông tin liên hệ tại tab Khác trong danh Danh mục Khách hàng, người dùng cũng có thể tự nhập trực tiếp trên hợp đồng bán hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
- Đơn vị thực hiện: chọn mã đơn vị phòng ban, mã đơn vị được tạo trong Danh mục/Cơ cấu tổ chức, người dùng sẽ chỉ chọn được đơn vị có cấp tổ chức là phòng ban, phân xưởng, Văn phòng/Trung tâm, Nhóm/Tổ/Đội không chọn được các đơn vị có cấp tổ chức là Chi nhánh, Tổng công ty/Công ty.
- Người thực hiện: chọn mã nhân viên có sẵn trên danh sách, trường hợp chưa có mã nhân viên người dùng có thể thực hiện tạo mã ở Danh mục/ Đối tượng/ Nhân viên. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
- Tình trạng hợp đồng: là tình trạng của hợp đồng gồm: Chưa thực hiện, Đang thực hiện, Đã thực hiện, Đã thanh lý, Đã hủy bỏ.
- Ngày bàn giao: người dùng tự nhập ngày theo đúng thực tế phát sinh (nếu có).
- Ngày thanh lý/hủy bỏ: người dùng tự nhập ngày theo đúng thực tế phát sinh (nếu có).
- Lý do thanh lý/hủy bỏ: người dùng tự nhập theo đúng thực tế phát sinh.
- Điều khoản khác: người dùng tự nhập theo đúng thực tế phát sinh.
- Tính giá thành: tích ô tính giá thành nếu hợp đồng bán có thực hiện tính giá thành trên phần mềm.
- Đã xuất hóa đơn: phần mềm sẽ tự động tích nếu đã có chứng từ xuất hóa đơn chọn tới hợp đồng.
- Là hợp đồng/dự án phát sinh trước khi sử dụng phần mềm: tích chọn để ghi nhận phần số đã thu, đã chi, số đã xuất hóa đơn, doanh thu, giá vốn, chi phí khác của hợp đồng/dự án phát sinh trước khi sử dụng phần mềm.
Dự kiến chi
- Tab dự kiến chi người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin: Diễn giải, Tỷ lệ % , Số tiền, Ngày dự kiến chi, Khoản mục CP, Đơn vị.
- Người dùng có thể không cần khai báo thông tin tại tab này nếu không có nhu cầu theo dõi.
Hàng hóa dịch vụ: dùng để khai báo các mặt hàng phát sinh trên hợp đồng bán.
- Tab Hàng hóa dịch vụ trên Hợp đồng bán người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin sau: Mã hàng, Tên hàng, Mã quy cách, Đơn vị tính, Chiều dài, Chiều rộng, Chiều cao, Bán kính, Lượng, Số lượng yêu cầu, Số lượng đã giao, Số lượng đã giao năm trước, Đơn giá sau thuế, Đơn giá, Thành tiền, Thành tiền quy đổi, Tỷ lệ CK, Tiền chiết khấu, Tiền chiết khấu quy đổi, % thuế GTGT, Tỷ lệ tính thuế (Thuế suất KHAC), Tiền thuế GTGT, Tiền thuế GTGT QĐ, Đơn đặt hàng, Đơn vị chính (ĐVC), Tỷ lệ chuyển đổi, Phép tính, Số lượng theo ĐVC, Đơn giá theo ĐVC, Trường mở rộng 1 đến Trường mở rộng 10.
- Để ẩn hiện các cột thông tin ở tab Hàng hóa dịch vụ trên Hợp đồng bán, người dùng có thể thực hiện như sau: đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
- Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng
Điều khoản thanh toán: dùng để khai báo và theo dõi chi tiết các đợt thanh toán của hợp đồng, điều khoản thanh toán có thể khai báo các thông tin: Đợt thanh toán, Tỷ lệ thanh toán (%), Giá trị thanh toán, Hạn thanh toán, Ngày thanh toán, Số đã thu, Số đã thu năm trước, Số còn phải thu, Chứng từ thu tiền, Chọn chứng từ.
Thông tin bổ sung:
- Tab Thông tin bổ sung bao gồm 10 trường mở rộng cho phép đơn vị tự thiết lập và nhập liệu các thông tin quản lý đặc thù chưa được chuẩn hóa sẵn trên phần mềm nhằm phục vụ yêu cầu theo dõi, phân tích và quản trị nội bộ theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
- Để ẩn hiện tab Thông tin bổ sung người dùng thực hiện như sau: tại tab Hàng hóa dịch vụ trên hợp đồng, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → bỏ tích/tích ô Không hiển thị “Thông tin bổ sung” trên giao diện.
- Để ẩn hiện các cột thông tin trường mở rộng ở tab Thông tin sổ sung trên giao diện chứng từ người dùng thực hiện như sau: tại tab Hàng hóa dịch vụ trên hợp đồng, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
- Tên hiển thị trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.

2.2 Dự án của hợp đồng bán

Thông tin chung
- Mã dự án: là thông tin bắt buộc, thông tin này phần mềm sẽ tự động nhảy theo quy tắc đánh số chứng từ hoặc người dùng có thể tự nhập số dự án theo nhu cầu quản lý của đơn vị.
- Ngày ký: là thông tin bắt buộc, người dùng tự nhập đúng ngày ký của dự án để theo dõi.
- Trích yếu: người dùng tự nhập theo đúng thực tế phát sinh (nếu có).
- Loại tiền: chọn loại tiền theo đúng thực tế phát sinh trên dự án.
- Tỷ giá: người dùng tự nhập theo đúng thực tế phát sinh (nếu có).
- Giá trị dự án: tự nhập số tiền theo giá trị của dự án.
- GTDA quy đổi: Phần mềm tự tính dựa theo giá trị dự án và tỷ giá.
- Giá trị thanh lý: phần mềm ngầm định theo giá trị dự án, người dùng có thể tự nhập số tiền theo đúng thực tế phát sinh.
- GTTL quy đổi: phần mềm tự tính dựa theo giá trị thanh lý và tỷ giá.
- Hạn thanh toán: tự nhập ngày theo đúng thực tế phát sinh (nếu có).
- Hạn giao hàng: tự nhập ngày theo đúng thực tế phát sinh (nếu có).
- Khách hàng: chọn mã Khách hàng trên danh sách, nếu chưa có danh mục khách hàng thì người dùng thực hiện tạo mã ở Danh mục/ Đối tượng/ Khách hàng (có thể nhấn dấu + để thêm nhanh mã khách hàng).
- Tên khách hàng: tự động lấy tên Khách hàng theo mã khách hàng đã chọn.
- Địa chỉ: là địa chỉ của khách hàng phát sinh trên chứng từ, thông tin địa chỉ sẽ được lấy từ địa chỉ khai báo ở tab Thông tin chung khi khai báo danh mục đối tượng khách hàng, người dùng cũng có thể tự nhập trực tiếp trên hợp đồng bán hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
- Người liên hệ: lấy theo Họ và tên ở Thông tin liên hệ tại tab Khác trong danh Danh mục Khách hàng, người dùng cũng có thể tự nhập trực tiếp trên hợp đồng bán hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
- Đơn vị thực hiện: chọn mã đơn vị phòng ban, mã đơn vị được tạo trong Danh mục/Cơ cấu tổ chức, người dùng sẽ chỉ chọn được đơn vị có cấp tổ chức là phòng ban, phân xưởng, Văn phòng/Trung tâm, Nhóm/Tổ/Đội không chọn được các đơn vị có cấp tổ chức là Chi nhánh, Tổng công ty/Công ty.
- Người thực hiện: chọn mã nhân viên có sẵn trên danh sách, trường hợp chưa có mã nhân viên người dùng có thể thực hiện tạo mã ở Danh mục/ Đối tượng/ Nhân viên. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
- Tình trạng dự án: là tình trạng của hợp đồng gồm: Chưa thực hiện, Đang thực hiện, Đã thực hiện, Đã thanh lý, Đã hủy bỏ, tình trạng dự án của hợp đồng phần mềm không tự cập nhật tình trạng, người dùng tự cập nhật tình trạng để theo dõi bằng cách bấm chuột phải vào dòng Dự án/ ấn Cập nhật tình trạng/ chọn lại tình trạng mong muốn
- Ngày bàn giao: người dùng tự nhập ngày theo đúng thực tế phát sinh (nếu có).
- Ngày thanh lý/hủy bỏ: người dùng tự nhập ngày theo đúng thực tế phát sinh (nếu có).
- Lý do thanh lý/hủy bỏ: người dùng tự nhập theo đúng thực tế phát sinh.
- Điều khoản khác: gười dùng tự nhập theo đúng thực tế phát sinh.
- Tính giá thành: tích ô tính giá thành nếu hợp đồng bán có thực hiện tính giá thành trên phần mềm.
- Đã xuất hóa đơn: người dùng cập nhật trạng thái khi đã xuất đủ hóa đơn, phần mềm không tự cập nhật với các hợp đồng là dự án mà người dùng tự làm bằng cách bấm chuột phải vào dòng Dự án/ ấn Đã xuất hóa đơn
- Là hợp đồng/dự án phát sinh trước khi sử dụng phần mềm: tích chọn để ghi nhận phần số đã thu, đã chi, số đã xuất hóa đơn, doanh thu, giá vốn, chi phí khác của hợp đồng/dự án phát sinh trước khi sử dụng phần mềm.
Dự kiến chi: dùng để khai báo các khoản dự kiến chi của dự án, riêng khoản dự kiến chi của các hợp đồng sẽ được hệ thống tự động tổng hợp từ các hợp đồng con thuộc dự án lên.