Tôi muốn chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm sau thì làm thế nào?

Mục đích: Bài viết này giúp Anh/Chị hiểu tổng thể quy trình cập nhật số dư cuối kỳ của năm trước thành số dư đầu kỳ của năm hiện tại trên phần mềm. Việc này đặc biệt cần thiết khi dữ liệu năm trước có thay đổi sau khi đã tạo dữ liệu kế toán mới, nhằm đảm bảo số liệu đầu kỳ luôn chính xác và đồng nhất.
Nội dung bài viết gồm:

• Điều kiện và lưu ý trước khi cập nhật số dư
• Các bước thực hiện cập nhật số dư từ dữ liệu năm trước
• Hướng dẫn xử lý sai lệch công nợ hóa đơn và tồn kho vật tư hàng hóa

Phạm vi áp dụng: Kế toán, Admin

Video hướng dẫn

Bước 1. Vào menu Tệp\Cập nhật số dư từ dữ liệu năm trước.

(Hoặc vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\Cập nhật từ DL năm trước)

Bước 2. Tích chọn loại số dư muốn nhập khẩu: Tính năng cập nhật số dư từ năm trước chỉ áp dụng cho 6 loại:

– Số dư tài khoản

– Số dư tài khoản ngân hàng

– Công nợ khách hàng

– Công nợ nhà cung cấp

– Công nợ nhân viên

– Tồn kho vật tư, hàng hóa

Bước 3. Với dữ liệu đa chi nhánh, nếu đang làm việc tại Tổng công ty thì cần chọn chi nhánh muốn nhập khẩu số dư từ dữ liệu năm trước.

Bước 4. Chọn Dữ liệu nguồn là dữ liệu năm trước muốn cập nhật số dư vào dữ liệu hiện tại.

Bước 5. Nhấn Kết nối. Chương trình hiển thị trạng thái Đã kết nối.

Bước 6. Chọn Sổ kế toán muốn nhập khẩu:

• • Trường hợp Dữ liệu hiện tại chỉ có 1 sổ kế toán, Dữ liệu nguồn có 2 sổ kế toán thì cần chọn số kế toán trên dữ liệu nguồn để nhập khẩu vào dữ liệu hiện tại.
  • Trường hợp cả Dữ liệu hiện tại và Dữ liệu nguồn đều có 2 sổ kế toán thì chương trình cho phép chọn chỉ nhập khẩu sổ đang làm việc hoặc nhập khẩu cả 2 sổ.

Bước 7. Tích chọn Sao lưu dữ liệu trước khi thực hiện để có thể phục hồi lại dữ liệu hiện tại khi cần.

Lưu ý: Để biết thông tin Máy chủ kết nối, mở dữ liệu năm trước lên, nhấn Mở rộng và xem thông tin tại mục Máy chủ kết nối.

Bước 8. Nhấn Kiểm tra. Chương trình sẽ hiển thị bảng Chi tiết thay đổi số dư so sánh chi tiết Số dư hiện tại với Số dư thay đổi (trên dữ liệu năm trước). Kế toán mở từng tab số dư lên để kiểm tra trước khi thực hiện cập nhật.

Lưu ý: Có thể xuất khẩu bảng Chi tiết thay đổi số dư ra file excel để kiểm tra bằng cách nhấn Xuất khẩu.

Bước 9. Nhấn Thực hiện. Nhấn Yes trên câu cảnh báo.

=> Chương trình sẽ thực hiện cập nhật số dư từ dữ liệu năm trước vào dữ liệu hiện tại.

• Với đơn vị theo dõi công nợ chi tiết theo hóa đơn:

• • Nếu xảy ra tình huống làm sai lệch công nợ theo hóa đơn, Nhấn Hướng dẫn xử lý sai lệch công nợ theo hóa đơn.

• • Chương trình liệt kê danh sách các chứng từ có sai lệch.
  • Thực hiện theo hướng dẫn tại cột Hướng dẫn xử lý để xử lý sai lệch công nợ theo hóa đơn.

Lưu ý: Nhấn vào các chức năng tương ứng tại cột Xử lý để thực hiện nhanh chóng.

• Nếu xảy ra tình huống làm sai lệch Tồn kho vật tư hàng hóa:

• • Nhấn Hướng dẫn xử lý sai lệch tồn kho đầu kỳ

• • Chương trình liệt kê danh sách các chứng từ có sai lệch.
  • Thực hiện theo hướng dẫn tại cột Hướng dẫn xử lý để xử lý sai lệch tồn kho vật tư hàng hóa.

• Có thể mở lại giao diện Hướng dẫn xử lý sai lệch công nợ theo hóa đơn/tồn kho vật tư hàng hóa bằng cách: Vào menu Tiện ích\Kiểm tra công nợ hóa đơn, tồn kho vật tư hàng hóa hoặc vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\tab Công nợ khách hàng/tab Công nợ Nhà cung cấp/tab Tồn kho vật tư hàng hóa\Kiểm tra công nợ HĐ, tồn kho VTHH

hoặc

• Trường hợp cảnh báo “Dữ liệu nguồn có phiên bản cao hơn với bản hiện tại. Xin vui lòng chọn lại dữ liệu.” là do dữ liệu gốc anh/chị muốn lấy số dư đang ở phiên bản khác với phiên bản dữ liệu đang cần nhập số dư. Anh/chị cập nhật nâng cấp cho dữ liệu lấy số dư và dữ liệu nhập số dư cùng phiên bản và thử lại.