Làm thế nào để xóa chứng từ?

Mục đích: Hướng dẫn cách xóa chứng từ đã lập trên phần mềm.

Nội dung:

• Các cách xóa chứng từ trên phần mềm
• Lưu ý khi xóa chứng từ và các trường hợp không thể xóa hoặc bỏ ghi

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị dữ liệu kế toán, người dùng có quyền thao tác chứng từ.

Thực hiện xóa chứng từ theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Tại giao diện chi tiết chứng từ, nhấn Bỏ ghi \Xóa.

Cách 2: Tại giao diện danh sách chứng từ. Nhấp chuột vào dòng chứng từ cần xoá và chọn chức năng Bỏ ghi.

• Sau đó, chọn chức năng Xoá.

• Một số trường hợp không được Xóa:
  • Với các loại chứng từ như: Chứng từ bán hàng có tích Lập kèm hóa đơn, Hóa đơn bán hàng, Giảm giá hàng bán, Trả lại hàng mua:
    • nếu đã có phát hành hóa đơn (có thông tin: Mẫu số, Ký hiệu, Số hóa đơn) thì không được xóa nhưng vẫn có thể Bỏ ghi/Sửa.
    • Nếu không phát hành hóa đơn tại các chứng từ này thì vẫn xóa được bình thường

•  Một số trường hợp không Bỏ ghi được:
  • Chứng từ Khấu hao TSCĐ: xem tại đây
  • Chứng từ Phân bổ CCDC, Chi phí trả trước: xem tại đây
  • Lỗi do chứng từ đã được sửa bởi người dùng khác: xem tại đây
  • Chứng từ Xử lý chênh lệch tỷ giá từ đánh giá lại tài khoản ngoại tệ và đã có phát sinh chứng từ thanh toán công nợ (thu tiền, trả tiền, bù trừ) thì sẽ không thể Bỏ ghi để Sửa/ Xóa. Để thực hiện Sửa/ Xóa anh/chị phải xóa các chứng từ phát sinh thanh toán của các chứng từ công nợ trong danh sách 3. Chứng từ công nợ và thanh toán của chứng từ Xử lý chênh lệch tỷ giá từ đánh giá lại tài khoản ngoại tệ, anh/chị mở từng chứng từ công nợ và xem phần tham chiếu chứng từ thanh toán liên wan để xóa các chứng từ này (xóa chứng từ không phải xóa tham chiếu). Anh/chị lưu ý sao lưu dữ liệu trước khi xóa chứng từ.
  • Nếu đã khóa sổ kỳ kế toán thì các chứng từ thuộc phạm vi thời gian khóa sổ sẽ không thể Bỏ ghi, nút Bỏ ghi, Sửa… sẽ bị mờ, không nhấn vào được. Cần kiểm tra lại, nếu cần thiết phải xóa chứng từ thì thực hiện Bỏ khóa sổ theo hướng dẫn tại đây trước.
• Nếu phiếu xuất kho lập kèm chứng từ bán hàng đã phát hành hóa đơn và chỉ cần sửa hoặc xóa phiếu xuất kho, anh/chị bỏ ghi sửa chứng từ bán hàng và bỏ tích Kiêm phiếu xuất kho, sau đó cất lại chứng từ bán hàng và nhấn vào nút Lập phiếu xuất. Anh/chị sửa lại thông tin trên phiếu xuất kho vừa lập và cất lại.
• Chỉ áp dụng thao tác xóa nhanh này khi lọc chứng từ trên danh sách chứng từ, không áp dụng khi đang xem báo cáo hoặc xem chi tiết tham chiếu chứng từ