Hướng dẫn kiểm tra số tồn kho không đúng

Mô tả: Dữ liệu đang cho phép xuất quá số lượng tồn, nên nếu xuất quá số lượng tồn thì khi xuất kho chương trình sẽ không cảnh báo khi xuất âm kho. Vì vậy cuối kỳ trên báo cáo kho số lượng âm và giá trị âm.

Hướng dẫn xử lý:

Bước 1: Vào Hệ thống > Tùy chọn > Vật tư hàng hóa, bỏ chọn Cho phép xuất quá số lượng tồn.

Bước 2: Kế toán kiểm tra, sửa lại các chứng từ xuất âm đảm bảo không còn xuất âm. Cụ thể đến cuối kỳ tính giá số lượng >=0.

• Kiểm tra lại thứ tự và số lượng các chứng từ nhập – xuất
• Bổ sung chứng từ nhập kho hoặc điều chỉnh lại số lượng xuất cho phù hợp

Bước 3: Sao lưu dữ liệu, Tính lại giá xuất kho. Nếu dữ liệu có nhiều chứng từ phát sinh liên quan đến kho thì nên tính giá theo tháng và tính từng tháng một.

Tại Hệ thống > Tùy chọn > Vật tư hàng hóa, khi tích Cảnh báo khi lập chèn phiếu xuất kho làm cho số tồn kho bị âm thì phần mềm sẽ kiểm tra số lượng xuất so với số lượng tồn tính đến chứng từ cuối cùng trên dữ liệu mà không kiểm tra tồn kho tại thời điểm xuất có bị âm hay không

Ví dụ: Ngày 22 lập chứng từ nhập kho số lượng 1, Ngày 23 lập chứng từ nhập kho số lượng 3, Ngày 22 quay ra lập chứng từ xuất kho số lượng 2 thì phần mềm vẫn cho cất dẫn đến số tồn tại ngày 22 bị âm 1

Hướng dẫn xử lý Trường hợp: Trong kỳ số lượng hết, giá trị còn dư

• Do giá nhập kho trong kỳ biến động lớn nên trường hợp giá trị tồn kho trong kỳ bị âm hoặc trường hợp giá trị tồn kho trong kỳ còn khi số lượng đã hết là không sai, không cần điều chỉnh, miễn đến cuối kỳ vào phần hệ Kho/Tính giá xuất kho xong số lượng hết giá trị hết là được. Ví dụ đầu kỳ hoặc chứng từ nhập kho trước có đơn giá nhập thấp, Sau đó có chứng từ nhập kho có giá nhập cao hơn nên khi tính bình quân cuối kỳ các chứng từ xuất đầu kỳ sẽ có đơn giá xuất cao hơn đơn giá nhập. Đến cuối kỳ thực hiện Tính giá xuất kho để số lượng hết, giá trị hết là đúng
  • Với những vật tư số lượng hết, giá trị còn có thể thực hiện điều chỉnh giá trị tồn kho về 0 nếu muốn tự điều chỉnh bằng cách kiểm kê kho theo hướng dẫn Tại đây
• Lưu ý: Có thể xem xét đổi sang dùng phương pháp tính giá xuất kho khác: tính giá Bình quân tức thời sau đó thực hiện Tính giá xuất kho cho năm tài chính đang làm. Phương pháp này có nghĩa là tại thời điểm xuất kho sẽ lấy giá trị bình quân trên kho luôn, đảm bảo kho không bị âm ở bất kỳ thời điểm nào.

Mô tả: Áp dụng phương pháp tính giá Bình quân cuối kỳ hoặc Bình quân tức thời và khi tính giá xuất kho đang chọn Tính giá không theo kho. Đơn giá xuất sẽ được tính bình quân giữa các kho. Nếu đơn giá nhập tại các kho chênh lệch, khi in báo cáo từng kho có thể xảy ra tình trạng giá trị tồn bị âm.
Ví dụ:

Cách khắc phục:

• Bước 1: Sao lưu dữ liệu
• Bước 2: Vào phân hệ Kho/ chọn Tính giá xuất kho/ Tích Chọn vật tư, hàng hóa/ Bấm dấu … để chọn vật tư đang sai nếu chỉ muốn tính lại giá cho vật tư đó
• Bước 3: Tích Tính theo kho/ Chọn tháng đang sai (Kiểm tra giá các tháng trước đó nếu sai thì cần tính lại từ các tháng trước) để thực hiện tính lại giá xuất kho.

Hướng dẫn xử lý:

• Sao lưu dữ liệu/ Vào menu Nghiệp vụ > Kho > Tính giá xuất kho.

Lưu ý: Nên tính thử với một mã hàng đang kiểm tra. Nếu tính xong rồi kiểm tra báo cáo thấy đúng mới tính hết cho các mã vào thời điểm sau. Tránh việc dữ liệu lớn thì khi tính lại cho tất cả các mã hàng tại thời điểm đó sẽ gây gián đoạn công việc.

Mô tả: Dữ liệu đa chi nhánh, có các chi nhánh hạch toán phụ thuộc, các chi nhánh sử dụng chung mã kho nên khi tính giá chương trình sẽ tính bình quân trên các chi nhánh hạch toán phụ thuộc. Vì vậy khi xem báo cáo kho của từng chi nhánh thì có chi nhánh này âm, chi nhánh kia dương..
Ví dụ:

Cách khắc phục:

• Tạo mỗi chi nhánh 1 mã kho khác nhau. Khi hạch toán của chi nhánh nào thì vào đúng mã kho của chi nhánh đấy. Ví dụ: Chi nhánh Hà Nội đặt kho là 156_HAN, Chi nhánh Hồ Chí Minh là 156_HCM
• Khi in báo cáo nên chọn in theo chi nhánh Tổng công ty và tích chọn Bao gồm số liệu chi nhánh phụ thuộc để phản ánh đúng số liệu toàn công ty.

Biểu hiện: Xem báo cáo Sổ chi tiết vật tư hàng hóa, giao diện tham số chọn Đơn vị tính là Đơn vị tính chính, trong giao diện Sổ chi tiết vật tự hàng hóa bấm vào mũi tên cạnh chữ Mẫu ở góc trái chọn Mẫu nhiều đơn vị tính có mặt hàng Tồn số lượng với Tồn số lượng theo ĐVC khác nhau.

Hướng dẫn xử lý:

Bước 1: Tại Sổ chi tiết vật tự hàng hóa bấm vào mũi tên cạnh chữ Mẫu ở góc trái chọn Mẫu nhiều đơn vị tính

Bước 2: Nhấn chuột phải vào cột Số chứng từ/ chọn Sửa mẫu

Bước 3: Nhấn Thêm cột/ Đặt Tên cột là Số lệch nhập/ Chọn Định dạng theo Số lượng/ Thiết lập công thức là: [Số lượng nhập]-[Số lượng nhập theo ĐVC] / nhấn Đồng ý

• Tích đúp chuột trái vào các cột dữ liệu cần đưa vào công thức để thiết lập công thức

Bước 4: Nhấn Thêm cột/ Đặt Tên cột là Số lệch nhập/ Chọn Định dạng theo Số lượng/ Thiết lập công thức là: [Số lượng xuất]-[Số lượng xuất theo ĐVC] / nhấn Đồng ý

• Tích đúp chuột trái vào các cột dữ liệu cần đưa vào công thức để thiết lập công thức

Bước 5. Kiểm tra tại hai cột Số lệch nhập và Số lệch xuất nếu dòng nào có số lớn hơn 0 thì chứng từ dòng đó đang bị sai làm số liệu tại hai cột số lượng và số lượng theo ĐVC lệch nhau. Mở chứng từ đó lên bỏ ghi/ sửa sau đó Xóa hẳn dòng mặt hàng đang lệch và thêm lại, cất chứng từ

Bước 6. Nhấn Nạp lại báo cáo để kiểm tra lại, nếu vẫn còn chứng từ sai thì tiếp tục sửa rồi thực hiện Tính lại giá xuất kho và kiểm tra lại báo cáo

Lưu ý: hướng dẫn này không liên quan đến mặt hàng có sử dụng nhiều đơn vị tính hay không

• Chứng từ xuất kho bán hàng tự nhập đơn giá vốn bằng tay (do thiết lập Cho phép nhập đơn giá bằng tay và có tích chọn Không cập nhật giá xuất)
• Chứng từ xuất kho từ kiểm kê Điều chỉnh giảm giá trị
• Chứng từ xuất kho từ kiểm kê Điều chỉnh giảm số lượng và giá trị
• Chứng từ Trả lại hàng mua
• Chứng từ Giảm giá hàng mua

=> Trường hợp số tiền trên các chứng từ này vượt quá giá trị tồn còn lại trong kho sẽ dẫn đến tình trạng giá trị tồn bị âm.
Ví dụ:


Cách khắc phục:

• Với các chứng từ xuất mà kế toán nhập đơn giá bằng tay hoặc chứng từ điều chỉnh, kế toán kiểm tra lại đơn giá xuất nhập tay/giá trị điều chỉnh và cập nhật lại cho phù hợp
• Với những vật tư số lượng hết, giá trị còn có thể thực hiện điều chỉnh giá trị tồn kho về 0 nếu muốn tự điều chỉnh bằng cách kiểm kê kho theo hướng dẫn Tại đây