Giải thích ý nghĩa và các chức năng có trong phân hệ Quỹ

Mục đích: Hướng dẫn người dùng hiểu và sử dụng các chức năng trong phân hệ Quỹ.
Nội dung: Bao gồm các chức năng chính: Thu, Chi tiền; Kiểm kê; Dự báo dòng tiền; và Quy trình nghiệp vụ.
– Thu, Chi tiền: hạch toán và quản lý thu – chi tiền mặt.
– Kiểm kê: đối chiếu tiền mặt thực tế với sổ sách.
– Dự báo dòng tiền: dự kiến thu, chi và số dư tiền mặt trong tương lai.
– Quy trình: sơ đồ tổng quan các nghiệp vụ liên quan đến quỹ.
Phạm vi áp dụng: Kế toán viên, thủ quỹ, quản lý tài chính doanh nghiệp.

• Thu, Chi tiền: dùng để hạch toán và quản lý toàn bộ nghiệp vụ thu – chi tiền mặt phát sinh (rút – nộp tiền giữa quỹ và ngân hàng, thu tiền khách hàng, trả tiền nhà cung cấp, trả lương, nộp thuế và các khoản chi tiền mặt khác), đồng thời theo dõi tồn quỹ, cập nhật công nợ và tự động liên kết số liệu lên sổ sách, báo cáo tài chính. Tại đây, người dùng có thể thực hiện các chức năng như: Thêm, Nhân bản, Xem, Xóa, Ghi sổ, Bỏ ghi, Xuất khẩu ra Excel.
  • Danh sách Thu, Chi tiền tại phân hệ Quỹ chỉ có thể hiển thị các cột thông tin: Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ, Diễn giải, Loại tiền, Tỷ giá, Số tiền nguyên tệ, Số tiền, Mã đối tượng, Đối tượng, Người nhận/Người nộp, Địa chỉ, Nhân viên, Lý do thu/chi, Ngày ghi sổ quỹ, Loại chứng từ, Hiển thị trên sổ, Tài liệu đính kèm, Trường mở rộng 1 đến Trường mở rộng 10, Người tạo, Ngày tạo, Người sửa, Ngày sửa, Số chứng từ CUKCUK, Số chứng từ Mshop, Số chứng từ(Sổ QT) hoặc Số chứng từ(Sổ TC).
  • Cột Trường mở rộng trên danh sách Thu, Chi tiền sẽ lấy thông tin từ các trường mở rộng tương ứng ở tab Thông tin bổ sung trên chứng từ. (Ví dụ: Trường mở rộng 1 trên danh sách chứng từ sẽ tổng hợp từ Trường mở rộng 1 ở tab Thông tin bổ sung trên chứng từ).
  • Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ, danh sách chứng từ.
  • Để ẩn hiện các cột trên danh sách Thu, Chi tiền người dùng có thể thực hiện như sau: Để chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ -> nhấn chuột phải -> Sửa mẫu -> Tích cột hiển thị hoặc bỏ tích hiển thị cột theo mong muốn.
• Kiểm kê: dùng để đối chiếu số tiền mặt thực tế tại quỹ với số dư sổ sách trên phần mềm, ghi nhận chênh lệch thừa/thiếu (nếu có), in biên bản kiểm kê và hạch toán xử lý chênh lệch nhằm đảm bảo số liệu tiền mặt chính xác, minh bạch. Tại đây, người dùng có thể thực hiện các chức năng như: Thêm, Xem, Xóa, Xuất khẩu ra Excel.
  • Danh sách chứng từ kiểm kê tại phân hệ Qũy chỉ có thể hiển thị các cột thông tin: Ngày, Giờ, Số, Kiểm kê đến ngày, Loại tiền, Mục đích, Kết luận, Số kiểm kê thực tế, Số dư theo sổ kế toán tiền mặt, Đã xử lý, Người tạo, Ngày tạo, Người sửa, Ngày sửa.
  • Để ẩn hiện các cột trên danh sách Kiểm kê người dùng có thể thực hiện như sau: Để chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ -> nhấn chuột phải -> Sửa mẫu ->  Tích cột hiển thị hoặc bỏ tích hiển thị cột theo mong muốn.
• Dự báo dòng tiền: dùng để dự kiến các khoản thu, chi và số dư tiền mặt tại một thời điểm trong tương lai dựa trên dữ liệu công nợ, kế hoạch thanh toán và các khoản dự thu – dự chi đã ghi nhận trên phần mềm. Nhờ đó, doanh nghiệp chủ động kiểm soát dòng tiền và hạn chế rủi ro mất cân đối tài chính. Tại đây, người dùng có thể thực hiện các chức năng như: Thêm, Xem, Xóa, Xuất khẩu ra Excel.
• Quy trình: hiển thị sơ đồ tổng quan nghiệp vụ quỹ, từ lập phiếu thu, phiếu chi, thực hiện thu/chi tiền (thực hiện khi Thủ quỹ tham gia vào hệ thống), kiểm kê quỹ, danh sách các báo cáo tiền mặt và liên kết các đối tượng liên quan như khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên và tính tỷ giá xuất quỹ.