Giải thích ý nghĩa và chức năng chi tiết có trong chứng từ Chuyển kho của phân hệ Kho

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Giới thiệu ý nghĩa và chức năng chi tiết của các loại chứng từ Chuyển kho trên phần mềm, giúp thiết lập và nhập liệu đúng theo nghiệp vụ thực tế.

Nội dung:

Mô tả các trường thông tin trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Mô tả các trường thông tin trên Phiếu xuất kho gửi bán đại lý.
Mô tả các trường thông tin trên Phiếu xuất chuyển kho nội bộ và tab Thông tin bổ sung.

Phạm vi áp dụng: Kế toán kho, Kế toán bán hàng, Kế toán tổng hợp, Quản trị hệ thống

2. Ý nghĩa và chức năng chi tiết có trong chứng từ Chuyển kho

2.1 Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Lệnh điều động số…Ngày….Của: Người dùng tự nhập theo đúng thực tế phát sinh.
Về việc: Người dùng tự nhập theo đúng thực tế phát sinh.
Đơn vị nhận: chọn người nhận theo đúng thực tế phát sinh trên danh sách đối tượng khách hàng, nếu chưa có mã khách hàng thì người dùng thực hiện tạo mã ở Danh mục/Đối tượng/ Khách hàng (có thể nhấn dấu + để thêm nhanh danh mục đối tượng ngay tại chứng từ).
Mã số thuế: là mã số thuế của đơn vị nhận, mã số thuế được lấy từ mã số thuế được khai báo trong danh mục đối tượng, người dùng cũng có thể tự nhập trực tiếp trên chứng từ.
Người vận chuyển: chọn mã nhân viên có sẵn trên danh sách, trường hợp chưa có mã nhân viên người dùng có thể thực hiện tạo mã ở Danh mục/ Đối tượng/ Nhân viên hoặc có thể nhấn dấu + để thêm nhanh mã Nhân viên ngay trên chứng từ. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Hợp đồng số: Người dùng tự nhập theo đúng thực tế phát sinh.
Phương tiện : Người dùng chọn phương tiện theo đúng thực tế: Ô tô, Máy bay, Tàu hỏa, Giao tay.
Tham chiếu: dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào kính lúp có dấu cộng bên trong để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
Hàng tiền
- Tab Hàng tiền trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin sau: Mã hàng, Tên hàng, Xuất tại kho, Địa chỉ kho xuất, Nhập tại kho, Địa chỉ kho nhập, TK Nợ, TK Có, Mã quy cách, ĐVT, Chiều dài, Chiều rộng, Chiều cao, Bán kính, Lượng, Số lượng, Đơn giá bán, Thành tiền, Đơn giá vốn, Tiền vốn, Số lượng quy đổi, Số lô, Hạn sử dụng, Khoản mục CP, Mục thu/chi, Tên mục thu/chi, Đơn vị, Đối tượng THCP, Công trình, Đơn đặt hàng, Hợp đồng bán, Hợp đồng mua, CP không hợp lý, Mã thống kê, Hàng hóa giữ hộ/bán hộ, Đơn vị chính, Tỷ lệ chuyển đổi, Phép tính, Số lượng theo ĐVC, Đơn giá theo ĐVC, Trường mở rộng 1 đến Trường mở rộng 10.
- Cột Đơn giá vốn, Tiền vốn người dùng không cần nhập số tiền, phần mềm sẽ tự cập nhật giá xuất dựa vào phương pháp tính giá xuất kho thiết lập trong Hệ thống/ Tùy chọn/Vật tư hàng hóa.
- Nếu người dùng muốn tự nhập Đơn giá vốn, Tiền vốn thì có thể thiết lập tại Hệ thống/ Tùy chọn/ Vật tư hàng hóa/tích ô Cho phép nhập đơn giá vốn bằng tay.
- Để ẩn hiện các cột thông tin ở tab Hàng tiền trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
- Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
Khác
- Tab Khác trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển người dùng có thể khai báo các thông tin: In kèm bảng kê: Số, Ngày, Tên mặt hàng chung; Thay thế cho HĐ số, ngày, mẫu số, ký hiệu, Địa điểm giao hàng, Điều khoản khác.
- Thay thế cho HĐ số chỉ hiển thị khi có tích Sử dụng HĐĐT theo NĐ 70/2025/NĐ-CP, NĐ 123/2020/NĐ-CP, TT 78/2021/TT-BTC trong Hệ thống/Tùy chọn/Hóa đơn.
Thông tin bổ sung
- Tab Thông tin bổ sung bao gồm 10 trường mở rộng cho phép đơn vị tự thiết lập và nhập liệu các thông tin quản lý đặc thù chưa được chuẩn hóa sẵn trên phần mềm nhằm phục vụ yêu cầu theo dõi, phân tích và quản trị nội bộ theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
- Để ẩn hiện tab Thông tin bổ sung người dùng thực hiện như sau: tại tab Hàng tiền trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → bỏ tích/tích ô Không hiển thị “Thông tin bổ sung” trên giao diện.
- Để ẩn hiện các cột thông tin trường mở rộng ở tab Thông tin sổ sung trên giao diện chứng từ người dùng thực hiện như sau: tại tab Hàng tiền trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
- Tên hiển thị trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
Lưu ý:
- Với các phiếu xuất kho kiêm vận chuyển các thông tin về số phiếu xuất sẽ phải được quản lý giống như số hóa đơn.
- Nếu có thiết lập tích chọn Quản lý phiếu XK kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu XK gửi bán đại lý giống hóa đơn trong Hệ thống/ Tùy chọn/ Hóa đơn thì khi lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển người dùng không tự nhập được các thông tin Mẫu số, Ký hiệu, Số chứng từ, sau khi Cất chứng từ người dùng nhấn Phát hành HĐĐT trên thanh công cụ để phát hành phiếu xuất kho, khi phát hành thành công các thông tin Mẫu số, ký hiệu, Số chứng từ sẽ được phần mềm tự cập nhật lên chứng từ.
- Nếu không dùng phần mềm để quản lý số phiếu xuất, người dùng không tích ô Quản lý phiếu XK kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu XK gửi bán đại lý giống hóa đơn trong Hệ thống/ Tùy chọn/ Hóa đơn thì người dùng có thể tự nhập được các thông tin Mẫu số, Ký hiệu, Số chứng từ trên chứng từ để theo dõi.

2.2 Xuất kho gửi bán đại lý

Hợp đồng KT số…Ngày…: Người dùng tự nhập theo đúng thực tế phát sinh.
Của: Người dùng tự nhập theo đúng thực tế phát sinh.
Với đại lý: chọn người nhận theo đúng thực tế phát sinh trên danh sách đối tượng khách hàng, nếu chưa có mã khách hàng thì người dùng thực hiện tạo mã ở Danh mục/Đối tượng/ Khách hàng (có thể nhấn dấu + để thêm nhanh danh mục đối tượng ngay tại chứng từ).
Mã số thuế: là mã số thuế của đơn vị nhận, mã số thuế được lấy từ mã số thuế được khai báo trong danh mục đối tượng, người dùng cũng có thể tự nhập trực tiếp trên chứng từ.
Người VC: chọn mã nhân viên có sẵn trên danh sách, trường hợp chưa có mã nhân viên người dùng có thể thực hiện tạo mã ở Danh mục/ Đối tượng/ Nhân viên hoặc có thể nhấn dấu + để thêm nhanh mã Nhân viên ngay trên chứng từ. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Hợp đồng VC: Người dùng tự nhập theo đúng thực tế phát sinh.
Phương tiện: Người dùng chọn phương tiện theo đúng thực tế: Ô tô, Máy bay, Tàu hỏa, Giao tay.
Diễn giải: người dùng có thể tự nhập diễn giải theo bản chất nghiệp vụ phát sinh theo nhu cầu quản lý của đơn vị.
Tham chiếu: dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào kính lúp có dấu cộng bên trong để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
Hàng tiền:
- Tab Hàng tiền trên Phiếu xuất kho gửi bán đại lý người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin sau: Mã hàng, Tên hàng, Xuất tại kho, Địa chỉ kho xuất, Nhập tại kho, Địa chỉ kho nhập, TK Nợ, TK Có, Mã quy cách, ĐVT, Chiều dài, Chiều rộng, Chiều cao, Bán kính, Lượng, Số lượng, Đơn giá bán, Thành tiền, Đơn giá vốn, Tiền vốn, Số lượng quy đổi, Số lô, Hạn sử dụng, Hàng hóa giữ hộ/bán hộ, Khoản mục CP, Mục thu/chi, Tên mục thu/chi, Đơn vị, Đối tượng THCP, Công trình, Đơn đặt hàng, Hợp đồng bán, Hợp đồng mua, CP không hợp lý, Mã thống kê, Đơn vị chính, Tỷ lệ chuyển đổi, Phép tính, Số lượng theo ĐVC, Đơn giá theo ĐVC, Trường mở rộng 1 đến Trường mở rộng 10.
- Cột Đơn giá vốn, Tiền vốn người dùng không cần nhập số tiền, phần mềm sẽ tự cập nhật giá xuất dựa vào phương pháp tính giá xuất kho thiết lập trong Hệ thống/ Tùy chọn/Vật tư hàng hóa.
- Nếu người dùng muốn tự nhập Đơn giá vốn, Tiền vốn thì có thể thiết lập tại Hệ thống/ Tùy chọn/ Vật tư hàng hóa/tích ô Cho phép nhập đơn giá vốn bằng tay.
- Để ẩn hiện các cột thông tin ở tab Hàng tiền trên Phiếu xuất kho gửi bán đại lý, người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
- Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
Khác
- Tab Khác trên Phiếu xuất kho gửi bán đại lý người dùng có thể khai báo các thông tin: In kèm bảng kê: Số, Ngày, Tên mặt hàng chung; Thay thế cho HĐ số, ngày, mẫu số, ký hiệu, Địa điểm giao hàng, Điều khoản khác.
- Thay thế cho HĐ số chỉ hiển thị khi có tích Sử dụng HĐĐT theo NĐ 70/2025/NĐ-CP, NĐ 123/2020/NĐ-CP, TT 78/2021/TT-BTC trong Hệ thống/Tùy chọn/Hóa đơn.
Thông tin bổ sung
- Tab Thông tin bổ sung bao gồm 10 trường mở rộng cho phép đơn vị tự thiết lập và nhập liệu các thông tin quản lý đặc thù chưa được chuẩn hóa sẵn trên phần mềm nhằm phục vụ yêu cầu theo dõi, phân tích và quản trị nội bộ theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
- Để ẩn hiện tab Thông tin bổ sung người dùng thực hiện như sau: tại tab Hàng tiền trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → bỏ tích/tích ô Không hiển thị “Thông tin bổ sung” trên giao diện.
- Để ẩn hiện các cột thông tin trường mở rộng ở tab Thông tin sổ sung trên giao diện chứng từ người dùng thực hiện như sau: tại tab Hàng tiền trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
- Tên hiển thị trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
Lưu ý:
- Với các Phiếu xuất kho gửi bán đại lý các thông tin về số phiếu xuất sẽ phải được quản lý giống như số hóa đơn.
- Nếu có thiết lập tích chọn Quản lý phiếu XK kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu XK gửi bán đại lý giống hóa đơn trong Hệ thống/ Tùy chọn/ Hóa đơn thì khi lập Phiếu xuất kho gửi bán đại lý người dùng không tự nhập được các thông tin Mẫu số, Ký hiệu, Số chứng từ, sau khi Cất chứng từ người dùng nhấn Phát hành HĐĐT trên thanh công cụ để phát hành phiếu xuất kho, khi phát hành thành công các thông tin Mẫu số, ký hiệu, Số chứng từ sẽ được phần mềm tự cập nhật lên chứng từ.
- Nếu không dùng phần mềm để quản lý số phiếu xuất, người dùng không tích ô Quản lý phiếu XK kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu XK gửi bán đại lý giống hóa đơn trong Hệ thống/ Tùy chọn/ Hóa đơn thì người dùng có thể tự nhập được các thông tin Mẫu số, Ký hiệu, Số chứng từ trên chứng từ để theo dõi.

2.3 Xuất chuyển kho nội bộ

Người vận chuyển: chọn mã nhân viên có sẵn trên danh sách, trường hợp chưa có mã nhân viên người dùng có thể thực hiện tạo mã ở Danh mục/ Đối tượng/ Nhân viên hoặc có thể nhấn dấu + để thêm nhanh mã Nhân viên ngay trên chứng từ. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Diễn giải: người dùng có thể tự nhập diễn giải đúng bản chất nghiệp vụ phát sinh theo nhu cầu quản lý của đơn vị.
Tham chiếu: dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào kính lúp có dấu cộng bên trong để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
Hàng tiền
- Tab Hàng tiền trên Phiếu xuất chuyển kho nội bộ người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin sau: Mã hàng, Tên hàng, Xuất tại kho, Nhập tại kho, TK Nợ, TK Có, Mã quy cách, ĐVT, Chiều dài, Chiều rộng, Chiều cao, Bán kính, Lượng, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Số lượng quy đổi, Số lô, Hạn sử dụng, Hàng hóa giữ hộ/bán hộ, Khoản mục CP, Mục thu/chi, Tên mục thu/chi, Đơn vị, Đối tượng THCP, Công trình, Đơn đặt hàng, Hợp đồng bán, Hợp đồng mua, CP không hợp lý, Mã thống kê, Đơn vị chính, Tỷ lệ chuyển đổi, Phép tính, Số lượng theo ĐVC, Đơn giá theo ĐVC, Trường mở rộng 1 đến Trường mở rộng 10.
- Cột Đơn giá, Thành tiền người dùng không cần nhập số tiền, phần mềm sẽ tự cập nhật giá xuất dựa vào phương pháp tính giá xuất kho thiết lập trong Hệ thống/ Tùy chọn/Vật tư hàng hóa.
- Nếu người dùng muốn tự nhập Đơn giá, Thành tiền thì có thể thiết lập tại Hệ thống/ Tùy chọn/ Vật tư hàng hóa/tích ô Cho phép nhập đơn giá vốn bằng tay.
- Để ẩn hiện các cột thông tin ở tab Hàng tiền trên Phiếu xuất chuyển kho nội bộ, người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
- Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
Thông tin bổ sung
- Tab Thông tin bổ sung bao gồm 10 trường mở rộng cho phép đơn vị tự thiết lập và nhập liệu các thông tin quản lý đặc thù chưa được chuẩn hóa sẵn trên phần mềm nhằm phục vụ yêu cầu theo dõi, phân tích và quản trị nội bộ theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
- Để ẩn hiện tab Thông tin bổ sung người dùng thực hiện như sau: tại tab Hàng tiền trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → bỏ tích/tích ô Không hiển thị “Thông tin bổ sung” trên giao diện.
- Để ẩn hiện các cột thông tin trường mở rộng ở tab Thông tin sổ sung trên giao diện chứng từ người dùng thực hiện như sau: tại tab Hàng tiền trên chứng từ, đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → chọn tab Thông tin bổ sung → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
- Tên hiển thị trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.