Giải thích ý nghĩa và chức năng chi tiết có trong chứng từ Điều chuyển, Ghi giảm, Chuyển TS thuê tài chính thành TS sở hữu của phân hệ Tài sản cố định

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn ý nghĩa và chức năng các trường thông tin trên chứng từ Điều chuyển, Ghi giảm, Chuyển TS thuê tài chính thành TS sở hữu trong phân hệ Công cụ dụng cụ.
Nội dung:
- Chứng từ Điều chuyển: thông tin chung, tab Chi tiết, lưu ý khi điều chuyển giữa chi nhánh.
- Chứng từ Ghi giảm: lý do ghi giảm, tab Tài sản, tab Hạch toán, lưu ý về giá trị còn lại/hao mòn.
- Chứng từ Chuyển TS thuê tài chính thành TS sở hữu: thông tin chung, tab Tài sản, tab Hạch toán, lưu ý chi thêm tiền.
Phạm vi áp dụng: Kế toán tài sản, Kế toán tổng hợp

2. Ý nghĩa và chức năng chi tiết có trong chứng từ Điều chuyển, Ghi giảm, Chuyển TS thuê tài chính thành TS sở hữu

2.1 Điều chuyển

Biên bản giao nhận số: phần mềm tự động nhảy theo quy tắc đánh số chứng từ hoặc người dùng cũng có thể tự nhập theo nhu cầu quản lý của đơn vị.
Ngày: tự nhập theo đúng thực tế phát sinh.
Người bàn giao: người dùng tự nhập tên người bàn giao theo đúng thực tế, có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi trên phần mềm.
Người tiếp nhận: người dùng tự nhập tên người tiếp nhận theo đúng thực tế, có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi trên phần mềm.
Lý do điều chuyển: tự nhập theo đúng thực tế phát sinh.
Tham chiếu: Dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào kính lúp có dấu cộng bên trong để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
Chi tiết
- Tab Chi tiết có thể khai báo các cột thông tin: Mã tài sản, Tên tài sản, Từ đơn vị, Đến đơn vị, TK chi phí, Khoản mục CP, Đơn đặt hàng, Hợp đồng bán, Mã thống kê.
- Mã tài sản: người dùng tự chọn mã tài sản cần điều chuyển trên danh sách tài sản cố định.
- Từ đơn vị: phần mềm tự lên thông tin đơn vị, được lấy từ đơn vị sử dụng khi ghi tăng tài sản cố định hoặc đơn vị sử dụng mà tài sản được điều chuyển đến trước đó nếu có.
- Đến đơn vị: là thông tin bắt buộc nhập, người dùng chọn đơn vị cần điều chuyển tài sản cố định đến, nếu chưa tạo đơn vị người dùng có thể vào Danh mục/ Cơ cấu tổ chức để tạo hoặc nhấn vào dấu + tại danh sách đơn vị trên chứng từ để thêm nhanh cơ cấu tổ chức ngay tại chứng từ (mã đơn vị chỉ chọn được đơn vị có cấp tổ chức là phòng ban, phân xưởng, Văn phòng/Trung tâm, Nhóm/Tổ/Đội không chọn được các đơn vị có cấp tổ chức là Chi nhánh, Tổng công ty/Công ty).
- TK chi phí: người dùng chọn TK chi phí để khi tính khấu hao tài sản cố định phần mềm sẽ tự động hạch toán vào tài khoản này, nếu không chọn trên chứng từ điều chuyển thì khi tính khấu hao tài sản cố định người dùng cần chọn tài khoản chi phí trên chứng tính khấu hao.
- Khoản mục CP, Đơn đặt hàng, Hợp đồng bán, Mã thống kê: người dùng chọn thông tin nếu có nhu cầu theo dõi chi tiết, có thể bỏ trống nếu không theo dõi.
Lưu ý
- Điều chuyển TSCĐ chỉ điều chuyển được từ phòng ban này sang phòng ban khác trên cùng một chi nhánh, chưa điều chuyển được từ phòng ban chi nhánh này sang phòng ban chi nhánh khác. Trường hợp cần thực hiện điều chuyển từ chi nhánh này sang chi nhánh khác cần thực hiện như sau:Bước 1: Tại chi nhánh điều chuyển đi: Thực hiện ghi giảm TSCĐ.
  Bước 2: Tại chi nhánh cần điều chuyển đến.
  - Vào Tổng hợp/Chứng từ nghiệp vụ khác/ Hạch toán tăng 211 (Nợ 211/Có TK chi phí: Giá trị còn lại của TCĐ cần điều chuyển)
  - Thực hiện vào Tài sản cố định/Ghi tăng để ghi tăng TSCĐ sang chi nhánh mới để theo dõi tiếp.

2.2 Ghi giảm

Lý do ghi giảm: chọn lý do ghi giảm: Nhượng bán, thanh lý; Phát hiện thiếu khi kiểm kê; Góp vốn vào công ty con; Góp vốn công ty liên doanh; Góp vốn vào công ty liên kết; Đầu tư dài hạn khác; Trả lại TSCĐ thuê tài chính; Chuyển TSCĐ thành CCDC.
Tham chiếu: Dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào kính lúp có dấu cộng bên trong để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
Tài sản:
- Tab Tài sản có thể khai báo các cột thông tin: Mã tài sản, Tên tài sản, Đơn vị sử dụng, Nguyên giá, Giá trị tính khấu hao, Hao mòn lũy kế, Giá trị còn lại, TK nguyên giá, TK hao mòn, TK xử lý giá trị còn lại.
- Mã tài sản: người dùng tự chọn mã tài sản cần ghi giảm trên danh sách tài sản cố định.
- Các cột: Tên tài sản, Đơn vị sử dụng, Nguyên giá, Giá trị tính khấu hao, Hao mòn lũy kế, Giá trị còn lại, TK nguyên giá, TK hao mòn phần mềm tự động lấy lên theo thông tin và giá trị của tài sản tại ngày ghi giảm.
- TK xử lý giá trị còn lại: phần mềm thường mặc định là TK811, người dùng cũng có thể chọn lại TK xử lý khác nếu muốn.
Hạch toán:
- Tab Hạch toán hệ thống tự hạch toán dựa vào số liệu bên tab Tài sản, người dùng cũng có thể sửa lại thông tin các cột bên tab Hạch toán nếu muốn.
- Tab Hạch toán có thể khai báo các thông tin: Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Khoản mục CP, Đối tượng, Tên đối tượng, Đơn vị, Đối tượng THCP, Công trình, Đơn đặt hàng, Hợp đồng bán, CP không hợp lý, Mã thống kê.
- Để ẩn hiện các cột thông tin ở tab Hạch toán trên chứng từ ghi giảm tài sản cố định, người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
- Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
Lưu ý
- Giá trị còn lại, hao mòn lũy kế của tài sản cố định trên chứng từ ghi giảm được phần mềm tính toán đến ngày ghi giảm tài sản cố định.
- Sau khi ghi giảm tài sản thực hiện khấu hao tháng ghi giảm thì tài sản sẽ được tính khấu hao dựa trên số ngày tính từ đầu tháng đến ngày ghi giảm.
- Ví dụ: Tài sản A ghi tăng ngày 01/04/2026 có nguyên giá 40.000.000 đồng, giá trị KH tháng 2.500.000 đồng, đã khấu hao tháng 4, giá trị còn lại cuối tháng 4 là 37.500.000 đồng, đến ngày 10/05/2026 thực hiện ghi giảm TSCĐ A, khi đó:
  - Trên chứng từ ghi giảm tại ngày 10/05 cột hao mòn lũy kế phần mềm tự tính bằng 3.225.806 đồng (3.225.806 = 2.500.000 (hao mòn tháng 4) + 725.806 (hao mòn từ 01/05 đến 10/05)), giá trị còn lại = nguyên giá – hao mòn lỹ kế = 40.000.000 – 3.225.806 = 36.774.194 đồng.
  - Trên chứng từ tính khấu hao tháng 5, giá trị tính khấu hao của TSCĐ A là 725.806 đồng

2.3 Chuyển TS thuê tài chính thành TS sở hữu

Diễn giải: phần mềm tự diễn giải, người dùng cũng có thể nhập lại diễn giải theo nhu cầu quản lý của đơn vị.
Mã tài sản: chọn mã tài sản thuê tài chính cần chuyển thành tài sản sở hữu
Tham chiếu: Dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào kính lúp có dấu cộng bên trong để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
Tài sản: Hệ thống mặc định thông tin tài sản sau khi chuyển thành TSCĐ sở hữu giống với thông tin của TSCĐ thuê tài chính, nếu thay đổi kế toán sẽ tự nhập tại cột Giá trị mới, chênh lệch phần mềm tự tính toán ra số liệu (nếu có).
Hạch toán: phần mềm tự hạch toán dựa vào thông tin bên tab Tài sản, người dùng có thể chọn thêm Mã thống kê nếu có nhu cầu theo dõi, nếu không theo dõi thì bỏ trống.
Lưu ý:
- Trường hợp phải chi thêm tiền cho nhà cung cấp, kế toán sẽ thực hiện lập Phiếu chi, Ủy nhiệm chi ở phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.