1. Trang chủ
  2. Giải thích ý nghĩa và chức năng chi tiết có trong chứng từ Ghi tăng CCDC, Ghi tăng CCDC hàng loạt của phân hệ Công cụ dụng cụ

Giải thích ý nghĩa và chức năng chi tiết có trong chứng từ Ghi tăng CCDC, Ghi tăng CCDC hàng loạt của phân hệ Công cụ dụng cụ

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn ý nghĩa và chức năng của các thông tin/tiện ích trên chứng từ Ghi tăng CCDCGhi tăng CCDC hàng loạt.

Nội dung:

  • Giải thích các tùy chọn lấy dữ liệu CCDC từ sổ/chứng từ nguồn.
  • Giải thích ý nghĩa các trường thông tin bắt buộc và thông tin quản lý trên chứng từ ghi tăng.
  • Lưu ý khi CCDC đã phát sinh chứng từ liên quan.

Phạm vi áp dụng: Kế toán công cụ dụng cụ, Kế toán tổng hợp

2. Ý nghĩa và chức năng chi tiết có trong chứng từ Ghi tăng CCDC, Ghi tăng CCDC hàng loạt

2.1 Ghi tăng CCDC

  • Lấy CCDC từ chứng từ xuất kho/mua hàng: chọn phiếu xuất kho khác hoặc chứng từ mua hàng không qua kho của CCDC có hạch toán Nợ 242 để kế thừa thông tin CCDC từ chứng từ hạch toán lên chứng từ ghi tăng CCDC, tiết kiệm thời gian nhập liệu cho người dùng.
  • Lấy CCDC từ chứng từ ghi giảm TSCĐ: chọn chứng từ ghi giảm TSCĐ để chuyển sang CCDC để kế thừa thông tin sang chứng từ ghi tăng CCDC, tiết kiệm thời gian nhập liệu cho người dùng.
  • Số CT ghi tăng: là thông tin bắt buộc, số chứng từ phần mềm tự động nhảy theo quy tắc đánh số chứng từ hoặc người dùng cũng thể thể tự nhập theo mong muốn.
  • Ngày ghi tăng: là thông tin bắt buộc, người dùng tự nhập ngày ghi tăng theo đúng thực tế phát sinh.
  • Mã CCDC: là thông tin bắt buộc, người dùng tự đặt mã CCDC theo nhu cầu quản lý của đơn vị.
  • Tên CCDC: là thông tin bắt buộc, người dùng tự đặt tên CCDC theo nhu cầu quản lý của đơn vị.
  • Loại CCDC: người dùng chọn loại CCDC tương ứng với CCDC nếu đơn vị cần theo dõi chi tiết theo từng loại CCDC, nếu chưa có loại CCDC người dùng có thể khai báo tại Danh mục/ Loại công cụ dụng cụ hoặc có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
  • Nhóm CCDC: người dùng chọn nhóm CCDC tương ứng với CCDC đang ghi tăng nếu cần theo dõi chi tiết theo từng nhóm CCDC, nếu chưa có nhóm thì người dùng tự gõ tên nhóm, các CCDC ghi tăng sau thì có thể chọn được nhóm này trên danh sách nhóm CCDC.
  • Lý do ghi tăng: người dùng tự nhập theo đúng nghiệp vụ phát sinh.
  • Đơn vị tính: người dùng tự nhập đơn vị tính của CCDC.
  • Số lượng: người dùng tự nhập số lượng của công cụ dụng cụ.
  • Đơn giá: nhập giá trị của một công cụ dụng cụ.
  • Thành tiền: phần mềm tự tính bằng số lượng * đơn giá.
  • Số kỳ phân bổ: là thông tin bắt buộc, nhập số tháng hoặc số kỳ dự kiến phân bổ chi phí của công cụ dụng cụ.
  • Số tiền PB hàng kỳ: phần mềm tự động tính bằng thành tiền chia số kỳ phân bổ để ra số tiền phân bổ hàng kỳ.
  • TK chờ phân bổ: thường mặc định là TK242, người dùng có thể tự chọn lại được tài khoản theo nhu cầu quản lý của đơn vị.
  • Ngừng phân bổ: Ô tích chọn nếu muốn tạm ngừng phân bổ công cụ dụng cụ.
  • Đơn vị sử dụng: chọn đơn vị sử dụng công cụ dụng cụ, nếu chưa tạo đơn vị người dùng có thể vào Danh mục/ Cơ cấu tổ chức để tạo hoặc nhấn vào dấu + tại danh sách đơn vị trên chứng từ để thêm nhanh cơ cấu tổ chức ngay tại chứng từ (mã đơn vị chỉ chọn được đơn vị có cấp tổ chức là phòng ban, phân xưởng, Văn phòng/Trung tâm, Nhóm/Tổ/Đội không chọn được các đơn vị có cấp tổ chức là Chi nhánh, Tổng công ty/Công ty).
    • Người dùng có thể chọn nhiều đơn vị sử dụng và nhập tương ứng số lượng CCDC sử dụng tại mỗi đơn vị
    • Tổng số lượng công cụ dụng cụ sử dụng tại các đơn vị phải bằng số lượng công cụ dụng cụ đang khai báo.
  • Thiết lập phân bổ: Người dùng chọn đối tượng phân bổ, tự thiết lập tỷ lệ phân bổ, tk chi phí dùng để hạch toán giá trị phân bổ cho các đối tượng phân bổ
    • Đối tượng phân bổ có thể là đơn vị (mã đơn vị chỉ chọn được đơn vị có cấp tổ chức là phòng ban, phân xưởng, Văn phòng/Trung tâm, Nhóm/Tổ/Đội không chọn được các đơn vị có cấp tổ chức là Chi nhánh, Tổng công ty/Công ty), công trình, đơn hàng, hợp đồng, đối tượng THCP.
    • Tổng tỷ lệ phân bổ của các đối tượng phải bằng 100%.
    • Người dùng chọn khoản mục chi phí tương ứng nếu khoản chi phí phân bổ này có dùng để tính giá thành theo TT133 hoặc có theo dõi chi phí theo khoản mục chi phí. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
  • Mô tả chi tiết: dùng để theo dõi các thông tin kỹ thuật hoặc ghi chú thêm nếu cần. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
  • Nguồn gốc hình thành: dùng để chọn chứng từ hạch toán Nợ 242: phiếu xuất kho khác, chứng từ mua hàng không qua kho,… để phục vụ theo dõi, quản lý, đối chiếu sổ theo dõi CCDC, chi phí trả trước với sổ cái TK242 nếu có phát sinh chênh lệch.
    • Phần mềm không bắt buộc phải chọn nguồn gốc hình thành, nếu không chọn nguồn gốc hình thành khi cất chứng từ ghi tăng CCDC phần mềm sẽ cảnh báo “Tổng số tiền của các chứng từ trên nguồn gốc hình thành không bằng thành tiền của công cụ dụng cụ. Bạn cần kiểm tra lại Thành tiền của CCDC trên chứng từ ghi tăng hoặc số tiền hạch toán trên chứng từ nguồn gốc hình thành. Bạn có muốn ghi tăng không?” người dùng vẫn có thể nhấn để ghi tăng CCDC. Tuy nhiên, nếu không chọn nguồn gốc hình thành trên chứng từ ghi tăng phần mềm sẽ không xác định được CCDC này đã có chứng từ hạch toán trên sổ cái chưa, gây khó khăn khi thực hiện đối chiếu sổ CCDC, chi phí trả trước với sổ cái TK242 nếu có chênh lệch.
  • Lưu ý
    • Nếu công cụ dụng cụ đã phát sinh chứng từ liên quan, phần mềm sẽ cảnh báo khi xem công cụ dụng cụ: “CCDC đã có phát sinh các chứng từ liên quan nên không được sửa các thông tin quan trọng (là các thông tin màu xám, ví dụ: thông tin thành tiền). Bạn phải xóa các chứng từ liên quan trước khi sửa. Danh sách chứng từ liên quan xem tại đây.” Người dùng nhấn vào chữ “tại đây” trên dòng cảnh báo để xem và xóa các chứng từ phát sinh liên quan, sau khi xóa xong các chứng từ phát sinh liên quan thì mới thực hiện sửa hoặc xóa được CCDC.

2.2 Ghi tăng CCDC hàng loạt

  • Lấy CCDC từ chứng từ xuất kho/mua hàng: chọn phiếu xuất kho khác hoặc chứng từ mua hàng không qua kho của CCDC có hạch toán Nợ 242 để kế thừa thông tin CCDC từ chứng từ hạch toán lên chứng từ ghi tăng CCDC, tiết kiệm thời gian nhập liệu cho người dùng.
  • Lấy CCDC từ chứng từ ghi giảm TSCĐ: chọn chứng từ ghi giảm TSCĐ để chuyển sang CCDC để kế thừa thông tin sang chứng từ ghi tăng CCDC, tiết kiệm thời gian nhập liệu cho người dùng.
  • Sinh mã CCDC: Cho phép sinh mới hoặc đánh lại mã CCDC theo thứ tự tăng dần cho các dòng CCDC phía dưới dòng hiện thời.
  • Mã CCDC: người dùng tự đặt mã CCDC theo nhu cầu quản lý của đơn vị, mỗi CCDC là 1 dòng.
  • Tên CCDC: người dùng tự đặt tên CCDC theo nhu cầu quản lý của đơn vị.
  • Loại CCDC: người dùng chọn loại CCDC tương ứng với CCDC nếu đơn vị cần theo dõi chi tiết theo từng loại CCDC, nếu chưa có loại CCDC người dùng có thể khai báo tại Danh mục/ Loại công cụ dụng cụ hoặc có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
  • Nhóm CCDC: người dùng chọn nhóm CCDC tương ứng với CCDC đang ghi tăng nếu cần theo dõi chi tiết theo từng nhóm CCDC, nếu chưa có nhóm thì người dùng tự gõ tên nhóm, các CCDC ghi tăng sau thì có thể chọn được nhóm này trên danh sách nhóm CCDC.
  • Lý do ghi tăng: người dùng tự nhập theo đúng nghiệp vụ phát sinh.
  • Đơn vị tính: người dùng tự nhập đơn vị tính của CCDC.
  • Số lượng: người dùng tự nhập số lượng của công cụ dụng cụ.
  • Đơn giá: nhập giá trị của một công cụ dụng cụ.
  • Thành tiền: phần mềm tự tính bằng số lượng * đơn giá.
  • Ngày ghi tăng: người dùng tự nhập ngày ghi tăng theo đúng thực tế phát sinh.
  • Số chứng từ ghi tăng: số chứng từ phần mềm tự động nhảy theo quy tắc đánh số chứng từ hoặc người dùng cũng thể thể tự nhập theo mong muốn.
  • Số kỳ phân bổ: người dùng nhập số tháng hoặc số kỳ dự kiến phân bổ chi phí của công cụ dụng cụ.
  • Số tiền phân bổ hàng kỳ: phần mềm tự động tính bằng thành tiền chia số kỳ phân bổ để ra số tiền phân bổ hàng kỳ.
  • TK chờ phân bổ: thường mặc định là TK242, người dùng có thể tự chọn lại được tài khoản theo nhu cầu quản lý của đơn vị.
  • Đơn vị sử dụng: chọn đơn vị sử dụng công cụ dụng cụ, nếu chưa tạo đơn vị người dùng có thể vào Danh mục/ Cơ cấu tổ chức để tạo hoặc nhấn vào dấu + tại danh sách đơn vị trên chứng từ để thêm nhanh cơ cấu tổ chức ngay tại chứng từ (mã đơn vị chỉ chọn được đơn vị có cấp tổ chức là phòng ban, phân xưởng, Văn phòng/Trung tâm, Nhóm/Tổ/Đội không chọn được các đơn vị có cấp tổ chức là Chi nhánh, Tổng công ty/Công ty).
    • Khi chọn một dòng CCDC ở phía trên, người dùng sẽ khai báo các đơn vị sử dụng tương ứng ở bảng phía dưới.
    • Người dùng có thể chọn nhiều đơn vị sử dụng và nhập tương ứng số lượng CCDC sử dụng tại mỗi đơn vị.
    • Tổng số lượng của các đơn vị sử dụng phía dưới phải đúng bằng số lượng của CCDC ở dòng đang chọn phía trên.
    • Việc khai báo được thực hiện riêng cho từng dòng CCDC.
    • Người sử dụng thường nhầm lẫn khi ghi tăng CCDC hàng loạt đang chỉ để chuột bấm vào 1 dòng của CCDC rồi nhập nhiều đơn vị sử dụng tương ứng với tổng số lượng CCDC hoặc ví dụ có 3 mã CCDC mỗi mã số lượng là 1 rồi chỉ ấn vào 1 dòng mã CCDC phía trên và nhập 1 đơn vị sử dụng phía dưới và gõ số lượng là 3. Như vậy là sai vì bản chất khi khai báo cần phải ấn lần lượt vào từng mã CCDC phía trên rồi nhập đơn vị sử dụng cho từng mã. Như vậy thao tác của người dùng sẽ cần ấn chuột vào 3 lần, mỗi lần ấn là ấn vào 1 mã CCDC phía trên (Có bao nhiêu mã CCDC đang khai báo sẽ phải ấn từng đó lần vào mã CCDC) rồi mới chọn đơn vị sử dụng chứ không liên tục chỉ điền đơn vị sử dụng khi chưa ấn chuột vào từng mã CCDC.
  • Thiết lập phân bổ: Người dùng chọn đối tượng phân bổ, tự thiết lập tỷ lệ phân bổ, tk chi phí dùng để hạch toán giá trị phân bổ cho các đối tượng phân bổ.
    • Khi chọn một dòng CCDC ở phía trên, người dùng sẽ thiết lập phân bổ tương ứng ở bảng phía dưới.
    • Đối tượng phân bổ có thể là đơn vị (mã đơn vị chỉ chọn được đơn vị có cấp tổ chức là phòng ban, phân xưởng, Văn phòng/Trung tâm, Nhóm/Tổ/Đội không chọn được các đơn vị có cấp tổ chức là Chi nhánh, Tổng công ty/Công ty), công trình, đơn hàng, hợp đồng, đối tượng THCP.
    • Tổng tỷ lệ phân bổ của các đối tượng phân bổ phải bằng 100%.
    • Người dùng chọn khoản mục chi phí tương ứng nếu khoản chi phí phân bổ này có dùng để tính giá thành theo TT133 hoặc có theo dõi chi phí theo khoản mục chi phí. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
    • Việc khai báo được thực hiện riêng cho từng dòng CCDC.
Cập nhật 15/04/2026
Chia sẻ bài viết hữu ích này

Bài viết này hữu ích chứ ?