Giải thích ý nghĩa và chức năng chi tiết có trong chứng từ Ghi tăng, Tính khấu hao, Đánh giá lại của phân hệ Tài sản cố định

• Lấy TSCĐ từ chứng từ xuất kho/mua hàng: chọn phiếu xuất kho khác hoặc chứng từ mua hàng không qua kho của TSCĐ có hạch toán Nợ 211 để kế thừa thông tin TSCĐ từ chứng từ hạch toán lên chứng từ ghi tăng TSCĐ, tiết kiệm thời gian nhập liệu cho người dùng.
• Số CT ghi tăng: là thông tin bắt buộc, số chứng từ phần mềm tự động nhảy theo quy tắc đánh số chứng từ hoặc người dùng cũng thể thể tự nhập theo mong muốn.
• Ngày ghi tăng: là thông tin bắt buộc, người dùng tự nhập ngày ghi tăng theo đúng thực tế phát sinh.
• Mã tài sản: là thông tin bắt buộc, người dùng tự đặt mã TSCĐ theo nhu cầu quản lý của đơn vị.
• Tên tài sản: là thông tin bắt buộc, người dùng tự đặt tên TSCĐ theo nhu cầu quản lý của đơn vị.
• Loại tài sản: người dùng chọn loại TSCĐ tương ứng nếu đơn vị cần theo dõi chi tiết theo từng loại TSCĐ, nếu chưa có loại TSCĐ người dùng có thể khai báo tại Danh mục/ Loại tài sản cố định hoặc nhấn vào dấu + trên chứng từ để thêm nhanh loại tài sản. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
• Thời gian BH: người dùng tự nhập thời gian bảo hành của tài sản cố định nếu có.
• Điều kiện BH: người dùng tự nhập điều kiện bảo hành của tài sản cố định nếu có.
• Đơn vị sử dụng: chọn đơn vị sử dụng tài sản cố định, nếu chưa tạo đơn vị người dùng có thể vào Danh mục/ Cơ cấu tổ chức để tạo hoặc nhấn vào dấu + tại danh sách đơn vị trên chứng từ để thêm nhanh cơ cấu tổ chức ngay tại chứng từ (mã đơn vị chỉ chọn được đơn vị có cấp tổ chức là phòng ban, phân xưởng, Văn phòng/Trung tâm, Nhóm/Tổ/Đội không chọn được các đơn vị có cấp tổ chức là Chi nhánh, Tổng công ty/Công ty).
• Nhà sản xuất: người dùng tự nhập theo thực tế của tài sản.
• Năm sản xuất: người dùng chọn năm sản xuất của tài sản.
• Số hiệu: người dùng tự nhập theo thực tế của tài sản.
• Nước sản xuất: người dùng tự nhập theo thực tế của tài sản.
• Công suất: người dùng tự nhập theo thực tế của tài sản.
• Nhà cung cấp: chọn đối tượng nhà cung cấp đã có sẵn trên danh sách, nếu chưa có mã nhà cung cấp thì người dùng thực hiện tạo mã ở Danh mục/Đối tượng/Nhà cung cấp (có thể nhấn dấu + để thêm nhanh danh mục Nhà cung cấp ngay tại chứng từ).
• Tình trạng ghi tăng: chọn tình trạng ghi tăng: Mới/Cũ
• Chất lượng hiện thời: chọn chất lượng: Hoạt động tốt/ Hỏng
• Không tính khấu hao: Ô tích chọn nếu không muốn tính khấu hao tài sản cố định này.
• Đính kèm: chọn vào ô vuông có dấu 3 chấm để đính kèm thêm tài liệu liên quan (nếu có)

TT khấu hao

• TK nguyên giá: chọn tài khoản nguyên giá của tài sản cố định.
• TK khấu hao: chọn tài khoản khấu hao của tài sản cố định.
• Nguyên giá: khai báo giá trị của tài sản cố định.
• Giá trị tính khấu hao: phần mềm tự động lấy bằng nguyên giá của tài sản cố định.
• Ngày bắt đầu tính KH: người dùng tự nhập theo đúng thực tế phát sinh.
• Thời gian sử dụng: người dùng tự nhập theo đúng thực tế phát sinh.
  • Thời gian sử dụng của tài sản cố định phải lớn hơn 12 tháng, nếu nhập nhỏ hơn 12 tháng phần mềm sẽ cảnh báo “Giá trị khấu hao năm không được lớn hơn giá trị tính khấu hao” và không cho ghi tăng tài sản.
• Tỷ lệ tính khấu hao tháng (%): phần mềm tự tính toán dựa trên thời gian sử dụng của tài sản.
• Tỷ lệ tính khấu hao năm (%): phần mềm tự tính toán dựa trên thời gian sử dụng của tài sản.
• Giá trị khấu hao tháng: phần mềm tự tính toán dựa trên thời gian sử dụng và giá trị tính khấu hao của tài sản.
• Giá trị khấu hao năm: phần mềm tự tính toán dựa trên thời gian sử dụng và giá trị tính khấu hao của tài sản.
• Hao mòn lũy kế: là hao mòn lũy kế của tài sản, thường bằng 0 khi mới ghi tăng.
• Giá trị còn lại: phần mềm tự tính toán bằng giá trị tính khấu hao – hao mòn lũy kế.
• Giới hạn giá trị tính KH theo luật thuế TNDN: Tích chọn khi tài sản thuộc trường hợp pháp luật thuế TNDN quy định giới hạn giá trị được tính khấu hao vào chi phí được trừ.
• Giá trị tính KH theo luật: Người dùng tự nhập giá trị tính KH theo luật của TSCĐ.
  • Nếu nhập Giá trị tính KH theo luật thì khi tính KH, chương trình sẽ hạch toán phần chi phí KH tương ứng với Giá trị tính KH theo luật vào chi phí hợp lý, phần chi phí KH vượt quá giới hạn được hạch toán vào chi phí không hợp lý. VD: Theo quy định, xe ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống thì chỉ được tính KH vào chi phí hợp lý tương ứng với phần Giá trị tính KH theo luật tối đa là 1,6 tỷ đồng, phần chi phí KH vượt 1,6 tỷ đồng sẽ hạch toán vào chi phí không hợp lý.
• Giá trị KH tháng theo luật: phần mềm tự tính toán giá trị KH tháng theo luật dựa vào giá trị tính KH theo luật và thời gian sử dụng của TSCĐ.

Thiết lập phân bổ

• Đối tượng phân bổ: Người dùng chọn các đối tượng phân bổ, có thể là đơn vị (mã đơn vị chỉ chọn được đơn vị có cấp tổ chức là phòng ban, phân xưởng, Văn phòng/Trung tâm, Nhóm/Tổ/Đội không chọn được các đơn vị có cấp tổ chức là Chi nhánh, Tổng công ty/Công ty), công trình, đơn hàng, hợp đồng, đối tượng THCP.
• Tên đối tượng phân bổ: Tên chi tiết của đối tượng tương ứng với mã đối tượng phân bổ.
• Tỷ lệ PB (%): Tỷ lệ phần trăm chi phí sẽ được phân bổ vào đối tượng. Tổng tỷ lệ phân bổ của các đối tượng phải bằng 100%.
• TK chi phí: người dùng chọn tài khoản kế toán dùng để hạch toán chi phí khi tính khấu hao tài sản cố định (ví dụ: 641, 642, 154…).
• Khoản mục chi phí: người dùng chọn khoản mục chi phí nếu có nhu cầu theo dõi.
• Mã thống kê: chọn mã thống kê để theo dõi các số liệu thống kê khác theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp. nếu chưa có mã thống kê người dùng có thể thêm tại Danh mục/Khác/Mã thống kê hoặc nhấn vào dấu + trên danh sách mã thống kê để thêm nhanh mã thống kê ngay tại chứng từ.

Nguồn gốc hình thành: dùng để tập hợp các chứng từ hình thành nên nguyên giá TSCĐ

• Phần mềm không bắt buộc phải chọn nguồn gốc hình thành, nếu không chọn nguồn gốc hình thành khi cất chứng từ ghi tăngTSCĐ phần mềm sẽ cảnh báo Tổng số tiền của các chứng từ trên nguồn gốc hình thành không bằng nguyên giá của TSCĐ. Bạn cần kiểm tra lại nguyên giá của TSCĐ hoặc số tiền hạch toán trên chứng từ nguồn gốc hình thành. Bạn có muốn ghi tăng không? người dùng vẫn có thể nhấn Có để ghi tăng TSCĐ. Tuy nhiên, nếu không chọn nguồn gốc hình thành trên chứng từ ghi tăng, phần mềm sẽ không xác định được TSCĐ này đã có chứng từ hạch toán trên sổ cái TK211 chưa, gây khó khăn khi thực hiện đối chiếu sổ TSCĐ với sổ cái TK211 nếu có chênh lệch.

Bộ phận cấu thành: dùng để khai báo các bộ phận cấu thành lên tài sản cố định nếu TSCĐ đó được cấu thành từ nhiều bộ phận. Người dùng có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.

Dụng cụ, phụ tùng: dùng để khai báo các phụ tùng kèm theo tài sản cố định để phục vụ quản lý của đơn vị, có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.

BB giao nhận: người dùng tự khai báo các thông tin: Biên bản giao nhận số, Ngày biên bản, Căn cứ quyết định số, Ngày, Của, Về việc bàn giao TSCĐ, Ban giao nhận, Địa điểm giao nhận, giá mua, Chi phí vận chuyển, Chi phí chạy thử, Tài liệu kỹ thuật kèm theo để phục vụ cho việc in Biên bản giao nhận. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi hoặc in biên bản trên phần mềm.

• Diễn giải: Phần mềm tự diễn giải, người dùng cũng có thể tự nhập lại diễn giải theo nhu cầu quản lý của đơn vị.
• Tháng…Năm: Là kỳ khấu hao tài sản cố định.
• Tham chiếu: Dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào kính lúp có dấu cộng bên trong để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
• Tính khấu hao
  • Mã tài sản, Tên tài sản, Loại tài sản, Đơn vị sử dụng: phần mềm tự lấy lên thông tin tài sản cố định được tính khấu hao trong kỳ.
  • Giá trị KH tháng, Giá trị tính vào CP hợp lý, Giá trị tính vào CP không hợp lý: phần mềm tự tính toán số tiền khấu hao trong kỳ dựa vào thông tin của TSCĐ khi ghi tăng TSCĐ.
  • Để ẩn hiện các cột thông tin ở tab Tính khấu hao trên chứng từ tính khấu hao, người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
  • Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
• Phân bổ
  • Tab Phân bổ phần mềm sẽ tự động lấy thông tin các tài sản cố định được tính khấu hao trong kỳ dựa vào thông tin TSCĐ đã khai báo tại bước ghi tăng: Mã tài sản, Tên tài sản, Đơn vị sử dụng, Giá trị KH tháng, Đối tượng phân bổ, Tên đối tượng phân bổ, Tỷ lệ %, Chi phí phân bổ, Tài khoản chi phí, Khoản mục chi phí, Mã thống kê.
  • Người dùng có thể chọn vào một dòng TSCĐ bất kỳ sau đó nhấn chuột phải để thực hiện Thêm dòng phân bổ, Xóa dòng phân bổ, Sao chép dữ liệu xuống các dòng dưới.
  • Trên chứng từ tính khấu hao TSCĐ người dùng có thể chọn lại đối tượng phân bổ, tk chi phí, khoản mục cp, mã thống kê hoặc nhập lại tỷ lệ, chi phí phân bổ nếu cần thay đổi ngay tại chứng từ, sau khi sửa thông tin phân bổ thì kỳ tính khấu hao tiếp theo hệ thống vẫn sẽ lưu được các lựa chọn này mà không cần sửa lại. Lưu ý: nếu sửa số tiền tại cột Chi phí phân bổ thì tổng chi phí phân bổ các dòng của một TSCĐ phải bằng giá trị khấu hao tháng của TSCĐ đó.
    • Ví dụ: Mã tài sản A được ghi tăng ngày 01/01/2026, khi ghi tăng chỉ đang khai báo đối tượng phân bổ là phòng kế toán và tk chi phí là 642, đã phát sinh tính khấu hao tháng 1, 2, 3, từ tháng 4 người dùng muốn phân bổ một phần chi phí tài sản A này cho cả công trình để tính giá thành (tháng 1,2,3 vẫn sẽ giữ nguyên), khi đó trên chứng từ tính khấu hao tháng 4, tại tab Phân bổ, người dùng thực hiện như sau:
      • Bước 1: Chọn vào dòng tài sản A, nhấn chuột phải chọn Thêm dòng phân bổ.
      • Bước 2: Tại dòng vừa thêm, chọn đối tượng phân bổ là công trình, gõ lại tỷ lệ phân bổ để phần mềm tính lại chi phí phân bổ cho phòng kế toán và công trình (tổng tỷ lệ 100%), hoặc người dùng cũng có thể tự nhập số tiền tại cột Chi phí phân bổ (đảm bảo tổng chi phí phân bổ các dòng của TSCĐ A phải bằng giá trị khấu hao tháng của TSCĐ A).
      • Bước 3: Chọn lại TK chi phí, khoản mục CP, mã thống kê theo mong muốn. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
  • Chọn nhiều TSCĐ để phân bổ cùng lúc: Dùng để thiết lập phân bổ cho nhiều TSCĐ cùng lúc, tham khảo hướng dẫn chi tiết Tại đây.
  • Để ẩn hiện các cột thông tin ở tab Phân bổ trên chứng từ tính khấu hao, người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
  • Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
• Hạch toán
  • Tab Hạch toán có thể hiện thị thông tin các cột: Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Đối tượng Nợ, Tên đối tượng Nợ, Đối tượng Có, Tên đối tượng Có, Khoản mục CP, Đơn vị, Đối tượng THCP, Công trình, Đơn đặt hàng, Hợp đồng bán, CP không hợp lý, Mã thống kê.
  • Tại tab Hạch toán người dùng chỉ có thể sửa các cột: Diễn giải, Đối tượng Nợ, Đối tượng Có, Mã thống kê.
  • Thông tin các cột: TK Nợ, TK Có, Số tiền, Tên đối tượng Nợ, Tên đối tượng Có, Khoản mục CP, Đơn vị, Đối tượng THCP, Công trình, Đơn đặt hàng, Hợp đồng bán sẽ được lấy từ thông tin bên tab Phân bổ, người dùng không thể sửa trực tiếp bên tab Hạch toán. Nếu cần sửa người dùng chọn sang tab Phân bổ để sửa.
  • Cột CP không hợp lý sẽ được tự động tích nếu có dòng hạch toán số tiền giá trị tính vào CP không hợp lý ở tab Tính khấu hao.
  • Để ẩn hiện các cột thông tin ở tab Hạch toán trên chứng từ tính khấu hao, người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
  • Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.

• Đánh giá
  • Biên bản số…Ngày: người dùng tự nhập theo thực tế phát sinh.
  • Lý do: người dùng chọn đúng lý do đánh giá lại TSCĐ: Nâng cấp TSCĐ làm tăng thời gian sử dụng hoặc giá trị tài sản, Tháo dỡ một hay một số bộ phận tài sản giảm giá trị tài sản, Đánh giá lại tài sản cố định để xác định giá trị doanh nghiệp, Đánh giá lại tài sản nhằm mục đích liên doanh, góp vốn, chia tách, hợp nhất, giải thể, Đánh giá lại theo yêu cầu kê biên tài sản của cơ quan có thẩm quyền nhà nước.
  • Kết luận: người dùng tự nhập theo đúng thực tế phát sinh.
  • Tham chiếu: Dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào kính lúp có dấu cộng bên trong để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
• Thành viên tham gia: người dùng tự khai báo các thành viên tham gia đánh giá lại tài sản cố định, có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi trên phần mềm.
• Chi tiết điều chỉnh
  • Chọn mã tài sản cần đánh giá lại, phần mềm tự lấy lên các thông tin: Tên tài sản, Đơn vị sử dụng, giá trị còn lại của tài sản, Thời gian sử dụng còn lại (Tháng), Hao mòn lũy kế, giá trị tính khấu hao của tài sản cố định.
  • Các cột trước điều chỉnh lấy theo số liệu tại Sổ tài sản tại thời điểm ghi giảm, người dùng không sửa được thông tin.
  • Các cột giá trị còn lại sau điều chỉnh, thời gian sử dụng còn lại (tháng) sau điều chỉnh, hao mòn lũy kế sau điều chỉnh, giá trị tính khấu hao sau điều chỉnh: người dùng tự nhập số sau điều chỉnh cần đánh giá lại của TSCĐ, thông tin nào không cần điều chỉnh thì số sau điều chỉnh bằng số trước điều chỉnh, phần mềm sẽ tự tính toán ra giá trị chênh lệch hoặc người dùng có thể nhập số tiền chênh lệch, phần mềm sẽ tự tính toán lại số sau điều chỉnh.
  • Cột TK chi phí, TK đánh giá lại người dùng có thể tự chọn tài khoản để phục vụ hạch toán bên tab Hạch toán.
  • Giá trị KH tháng sau điều chỉnh: phần mềm tự tính toán dựa vào giá trị tính KH sau điều chỉnh và thời gian sử dụng còn lại sau điều chỉnh.
  • Giá trị KH tháng theo luật sau điều chỉnh: người dùng tự nhập nếu có.
• Hạch toán
  • Hạch toán phần mềm tự động sinh hạch toán dựa vào các thông tin đã khai báo bên tab Chi tiết điều chỉnh.
  • Tab Hạch toán người dùng có thể thực hiện khai báo các thông tin: Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Đối tượng, Tên đối tượng, Khoản mục CP, Đơn vị, Đối tượng THCP, Công trình, Đơn đặt hàng, Hợp đồng bán, CP không hợp lý, Mã thống kê.
  • Người dùng có thể tự sửa lại thông tin các cột theo đúng thực tế và nhu cầu quản lý của đơn vị.
  • Để ẩn hiện các cột thông tin ở tab Hạch toán trên chứng từ đánh giá lại tài sản cố định, người dùng có thể thực hiện như sau: Đưa chuột vào một tiêu đề cột bất kỳ → nhấn chuột phải → Sửa mẫu → Tích chọn hoặc bỏ tích cột hiển thị theo mong muốn. (Sửa mẫu ẩn hiện cột trên giao diện nhập liệu không áp dụng cho trường hợp Sửa mẫu chi tiết chứng từ khi in ấn chứng từ)
  • Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
• Lưu ý
  • Trong trường hợp hỏng, nâng cấp, sửa chữa làm tăng, giảm nguyên giá bản chất là thay đổi giá trị còn lại của tài sản cố định nên cần thực hiện đánh giá lại, như vậy giá trị thay đổi của tài sản là cột giá trị còn lại chứ không phải tại cột nguyên giá.
  • Nếu trường hợp chi tiền để sửa chữa, nâng cấp TSCĐ và nhận được hóa đơn đầu vào của Nhà cung cấp thì đơn vị hạch toán trực tiếp hóa đơn mua vào ở Chứng từ mua hàng ghi nhận Nợ TK 211, Nợ TK 1331/ Có TK 331, 11x. Trên chứng từ đánh giá lại tab Hạch toán tự sửa số tiền về bằng 0 để không bị hạch toán 211 hai lần.