1. Trang chủ
  2. Khác
  3. 1. Hướng dẫn sử dụng
  4. Gửi email chứng từ, báo cáo…

Gửi email chứng từ, báo cáo…

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn kế toán gửi chứng từ, báo cáo, hợp đồng, đối chiếu công nợ… qua email trực tiếp trên phần mềm mà không cần xuất file hoặc in ấn.
Nội dung:
– Thiết lập cấu hình gửi email
– Các bước gửi email chứng từ/báo cáo
– Lưu nháp và gửi lại email
Phạm vi áp dụng: Kế toán, Thủ trưởng đơn vị, Nhân viên hành chính

2. Các bước thực hiện

2.1 Thiết lập gửi email

Thiết lập gửi email trước khi sử dụng tính năng. Đây là bước bắt buộc để phần mềm kết nối với hệ thống email.

2.2 Gửi email

Bước 1: Thực hiện gửi mail:

    • Gửi chứng từ: Mở chứng từ loại: Đơn mua hàng, Đơn đặt hàng, Báo giá, ..hoặc thực hiện In các loại chứng từ khác: Trên thanh công cụ nhấn mũi tên vào Gửi email, Zalo\ Chọn Gửi qua email 
    • Gửi báo cáo: Mở báo cáo cần gửi email: Trên thanh công cụ nhấn mũi tên vào Gửi email, Zalo\ Chọn Gửi qua email 

Bước 2: Nếu đã khai báo Email liên hệ trên danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp hoặc Nhân viên, phần mềm sẽ tự động điền email người nhận.

Bước 3: Nếu chưa khai báo email, cần tự nhập vào ô Đến.

    • Phải nhập email người nhận lần lượt cho từng chứng từ khi gửi hàng loạt.
    • Các email cách nhau bởi dấu “;“. Nhấn Cc hoặc Bcc để thêm người nhận phụ.

Bước 4: Kiểm tra lại thông tin email: file đính kèm, tiêu đề, nội dung. Có thể đính kèm thêm file nếu cần.

Bước 5: Nhấn Gửi ngay.

Lưu ý: Nếu chưa muốn gửi ngay, nhấn Lưu nháp để lưu email. Sau đó vào Xem nhật ký gửi email để gửi lại.

3.Lưu ý

  • Có thể gửi hàng loạt chứng từ cùng loại bằng cách: Mở danh sách chứng từ ( Đơn đặt hàng, Báo giá, Đơn mua hàng, ..) , giữ phím Ctrl và chọn nhiều chứng từ, sau đó nhấn Gửi email.

  • Sau khi chọn hàng loạt, nếu muốn bỏ bớt chứng từ khỏi email, chỉ cần bỏ tích chọn chứng từ đó – không cần chọn lại từ đầu.

  • Nếu muốn thay đổi nội dung email, nhấn Sửa thiết lập mẫu email để tạo mẫu mới. Xem hướng dẫn tại đây.
  • Nếu đã có mẫu email tự tạo, chỉ cần chọn lại Mẫu email muốn dùng.

Cập nhật 31/12/2025
Chia sẻ bài viết hữu ích này

Bài viết này hữu ích chứ ?

Bài viết liên quan