Bảo trì dữ liệu

Mục đích: Bài viết hướng dẫn cách sử dụng chức năng bảo trì dữ liệu trên phần mềm, giúp sửa chữa các tệp dữ liệu bị hỏng do sự cố bất ngờ như mất điện, treo máy hoặc lỗi ổ đĩa, đảm bảo dữ liệu kế toán luôn ổn định và an toàn.

Nội dung bài viết gồm:

• Hướng dẫn thao tác bảo trì dữ liệu và xử lý chứng từ chưa ghi sổ
• Lưu ý về các trường hợp không bảo trì được và cách xử lý khi bị giữ trạng thái bảo trì
• Đảm bảo dữ liệu kế toán được sửa chữa, phục hồi và duy trì liên tục.

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị hệ thống phần mềm kế toán doanh nghiệp.

Bước 1: Thực hiện sao lưu dữ liệu trước khi bảo trì (Lưu ý: không thực hiện bảo trì dữ liệu nếu không sao lưu được dữ liệu thành công)

Bước 2: Vào menu Tiện ích, chọn chức năng Bảo trì dữ liệu.

Bước 3: Chọn khoảng thời gian thực hiện bảo trì tại mục Kỳ.

Bước 4: Nếu trong quá trình bảo trì muốn bảo trì và ghi sổ luôn cả các chứng từ đang chưa ghi sổ thì tích chọn mục Ghi sổ các chứng từ chưa ghi sổ

Bước 5: Nhấn Thực hiện.

Bước 6: Trong trường hợp có phát sinh những chứng từ không thực hiện bảo trì được, muốn xem danh sách những chứng từ đó nhấn nút OK trên hộp thoại thông báo rồi nhấn  ? Xem kết quả.

Bước 7: Nhấn Đóng trên màn hình hộp thoại Chứng từ không thực hiện bảo trì được. Sau đó nhấn nút Kết thúc để hoàn tất việc bảo trì dữ liệu.

Trường hợp máy tính bị tắt đột ngột khi đang thực hiện chức năng bảo trì dữ liệu kế toán, thì chương trình có thể bị giữ ở trạng thái đang bảo trì. Khi đó cần thực hiện chức năng Xóa trạng thái bảo trì. Xem tại đây.