Làm thế nào khi xuất hàng hóa mang đi biếu, tặng, mẫu không thu tiền, sử dụng nội bộ có xuất hóa đơn (không phục vụ HĐSXKD)?

Mục đích: Bài viết giúp Anh/Chị hiểu quy trình nghiệp vụ, căn cứ pháp lý và các bước thực hiện khi xuất hàng hóa mang đi biếu, tặng, mẫu không thu tiền hoặc sử dụng nội bộ có xuất hóa đơn không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và cách kê khai. Nếu phục vụ sản xuất không xuất hóa đơn xem hướng dẫn tại đây.
Nội dung bài viết gồm:

• Căn cứ pháp lý và mô tả nghiệp vụ xuất hàng biếu, tặng, mẫu không thu tiền hoặc sử dụng nội bộ
• Định khoản kế toán và hạch toán thuế GTGT
• Hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện trên phần mềm

Phạm vi áp dụng: Kế toán, Doanh nghiệp, Admin

– Theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025 thì:

i. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới cách hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

=> Vậy là: Khi tặng quà cho khách hàng, nhân viên thì doanh nghiệp phải xuất hóa đơn.

– Theo quy định tại Điểm b Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025:

ii. Trường hợp khuyến mại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thương mại; cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ phù hợp với quy định pháp luật thì được lập hóa đơn tổng giá trị khuyến mại, cho, biếu, tặng kèm theo danh sách khuyến mại, cho, biếu, tặng. Tổ chức lưu giữ hồ sơ có liên quan về chương trình khuyến mại, cho, biếu, tặng và cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa, dịch vụ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch thì người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng.

iii. Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất thuế giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán dùng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số…ngày… tháng… năm”.

---> Vậy với trường hợp trên thì cần lên Meinvoice để lập và phát hành hóa đơn kèm bảng kê theo hướng dẫn tại đây sau đó vào Đề nghị ghi nhận doanh thu tại phân hệ Bán hàng để lấy hóa đơn đó về hạch toán

– Theo Công văn số 90157/CT-TTHT có đoạn: Đối với giá trị hàng hóa bán ra (chưa có thuế GTGT), thuế GTGT đầu ra của hàng hóa thuộc diện chịu thuế suất GTGT 10% dùng để tặng khách hàng, công ty Độc giả kê khai vào chỉ tiêu [32], [33] của Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT ban hành theo Thông tư số 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính.

=> Hóa đơn hàng biếu tặng, sử dụng nội bộ vẫn lên tờ khai thuế và bảng kê thuế GTGT bán ra theo thông tin hóa đơn đã lập vào chỉ tiêu 32, 33 như hóa đơn thông thường

• Hạch toán khi xuất hàng hóa biếu tặng, sử dụng nội bộ

Nợ TK 641              .(Thông tư 200)
Nợ TK 6421             (Thông tư 133)
Nợ TK 641              .(Thông tư 99)
Nợ TK 242, 211
.                   Có TK 156        Hàng hóa

•  Hạch toán thuế GTGT

Nợ TK 641     (Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Nợ TK 6421   (Thông tư 133 – theo hướng dẫn phần Tài khoản 642, mục 3.13 và 3.15, Thông tư 133/2016/TT-BTC)
Nợ TK 641     (Thông tư 99)
.                  Có TK 33311       Thuế GTGT phải nộp

Nghiệp vụ “Xuất kho hàng bán đem đi biếu, tặng, mẫu không thu tiền hoặc đưa vào sử dụng ngay” mà không thuộc trường hợp lập kèm bảng kê được thực hiện trên phần mềm như sau:

4.1 Lập Phiếu xuất kho

Bước 1: Vào phân hệ Kho\tab Nhập, xuất kho, chọn chức năng Thêm\Xuất kho.

Bước 2: Chọn loại phiếu xuất kho là Khác (Xuất sử dụng, góp vốn, …).

Bước 3: Khai báo các thông tin trên chứng từ xuất kho.

Bước 4: Ghi nhận lại bút toán hạch toán Giá vốn của hàng xuất biếu tặng, mẫu không thu tiền, tiêu dùng nội bộ:

Nợ TK 641             (Thông tư 200)
Nợ TK 6421           (Thông tư 133)
Nợ TK 641              .(Thông tư 99)
.                    Có TK 15x                Hàng hóa

Bước 5: Sau đó nhấn Cất.

• Nếu cần In chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu xuất kho cần in.

Lưu ý:

• Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu xuất hàng mang đi biếu, tặng, sử dụng nội bộ được lập, chương trình sẽ tự động sinh phiếu xuất kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho thực hiện việc ghi sổ phiếu xuất kho vào sổ kho.
• Cách xác định Đơn giá vốn của VTHH trên phiếu xuất kho, xem tại đây

4.2: Lập và xuất hóa đơn GTGT

Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng \ tab Hóa đơn \ nhấn Thêm \ Hóa đơn

Bước 2: Chọn loại Hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ trong nước và khai báo các thông tin chung của hóa đơn.

(Lưu ý: Hoá đơn chỉ lấy được loại đối tượng là Khách hàng, vì vậy nếu đối tượng cần chọn thuộc loại là Nhân viên => thì vào Danh mục/Đối tượng/Nhân viên, mở mã NV đó lên và tích vào ô “Là khách hàng”/nhấn Cất).

Bước 3: Tại tab Hàng tiền, khai báo thông tin Hàng hóa xuất biếu tặng, sử dụng nội bộ

Bước 4: Với dòng ghi chú (Ví dụ: Xuất hàng tiêu dùng nội bộ): tạo 1 mã VTHH có tính chất Chỉ là diễn giải trong Danh mục/ Vật tư hàng hóa/ Vật tư hàng hóa

Bước 5: Sau khi khai báo xong, bạn nhấn Cất và Phát hành hóa đơn.

Lưu ý: Nếu đã xuất hóa đơn trên Meinvoice thì không cần làm bước xuất hóa đơn này tại SME: vào Bán hàng/ Đề nghị ghi nhận doanh thu/ lấy dữ liệu từ Meinvoice về SME/ chuột phải vào hóa đơn và chọn Lập hóa đơn

4.3: Hạch toán Thuế GTGT

Bước 1: Vào phân hệ Tổng hợp \ tab Chứng từ nghiệp vụ khác \ nhấn Thêm

Bước 2: Tab Hạch toán: hạch toán Tiền thuế GTGT của Hàng hóa mang đi xuất biếu tặng, sử dụng nội bộ:

• Với THÔNG TƯ 200: Nợ TK 641 / Có TK 33311
• Với THÔNG TƯ 133: Nợ TK 6421 / Có TK 33311
• Với THÔNG TƯ 99: Nợ TK 641 / Có TK 33311

• Tab Thuế: Không khai báo thông tin Thuế. (nếu khai báo sẽ bị lên tờ khai, bảng kê thuế 2 lần)

Bước 3: Nhấn Cất phần mềm có thông báo “Số tiền thuế GTGT hạch toán không khớp với tiền thuế GTGT kê khai ở mục thuế” thì bỏ qua thông báo này và nhấn Có để Cất chứng từ