Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Mục đích: Hướng dẫn lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử để thỏa thuận với người mua, lưu giữ nội bộ trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai.

Căn cứ pháp lý: Xuất phát từ việc thay đổi quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

– Bắt buộc lập biên bản thay thế/điều chỉnh trước khi điều chỉnh/thay thế hóa đơn: Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website người bán.

– Không lập TBSS gửi Cơ quan thuế đối với trường hợp thay thế/điều chỉnh hóa đơn

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị viên, người dùng thực hiện nghiệp vụ hóa đơn điện tử

Bước 1: Vào phân hệ Hóa đơn điện tử, tab Biên bản điều chỉnh, nhấn Thêm.

• Nếu vào hóa đơn điện tử không thấy tab Biên bản điều chỉnh thì chọn vào biểu tượng Bánh răng cưa bên góc phải tích chọn dòng Biên bản điều chỉnh để hiển thị lên.

Bước 2: Thiết lập khoảng thời gian tìm kiếm hóa đơn muốn lập biên bản điều chỉnh. Nhấn Lấy dữ liệu.

Bước 3: Chọn hóa đơn và nhấn Đồng ý.

Bước 4: Khai báo các thông tin của người mua, người bán và nhập Lý do.

Lưu ý: Hiện tại phần mềm chưa tự động cập nhật thông tư mới nhất vào mục căn cứ pháp lý trên biên bản thay thế , Anh\Chị có thể tự sửa tay lại như sau :

“- Căn cứ Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 01/07/2026 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;
– Căn cứ Thông tư 91/2026/TT-BTC ngày 08/07/2026 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 01/07/2026 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;
– Căn cứ vào thỏa thuận giữa các bên.”

Bước 5: Nhấn Ký điện tử để ký lên Biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Lưu ý:

• Anh/chị cần kết nối phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice theo hướng dẫn tại đây để thực hiện được thao tác trên
• Nếu muốn sửa Biên bản điều chỉnh hóa đơn đã được ký điện tử, cần thực hiện trên MISA meInvoice.

• Chương trình cho phép lập biên bản điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai theo NĐ51 và NĐ123 cho các hóa đơn phát sinh trong năm tài chính trên dữ liệu
• Phần mềm cho phép Xóa biên bản trong trường hợp biên bản chưa gửi người mua hoặc đã gửi nhưng người mua chưa ký điện tử.
• Nếu hóa đơn người dùng chọn đã được lập biên bản điều chỉnh trên meInvoice, chương trình sẽ cảnh báo và cho phép người dùng đồng bộ dữ liệu về.
• Người dùng có thể thực hiện xuất khẩu biên bản ra file excel bằng cách nhấn vào nút xuất khẩu trên tab Biên bản điều chỉnh.
• Cất biên bản báo “Số biên bản đó tồn tại trên meInvoice. Vui lòng kiểm tra lại” thì cần lên web meinvoice kiểm tra xem trên web đã có Số biên bản đó chưa, nếu đã có số biên bản trùng thì dưới phần mềm có thể tự sửa Số biên bản thành 1 số khác và Cất lại.