Lập Chứng từ mua hàng từ Đơn mua hàng

Hướng dẫn Quý khách nắm được quy trình lập chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ dựa trên các Đơn mua hàng đã được tạo trước đó, giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu và đảm bảo tính chính xác của thông tin hạch toán.Nội dung bài viết gồm:

• Các bước lập chứng từ mua hàng từ đơn mua hàng
• Lưu ý khi sử dụng chức năng này

Phạm vi áp dụng: Kế toán mua hàng, nhân viên mua hàng

Bước 1: Trên phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng hóa, dịch vụ, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng hóa.

Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Tiện ích\Lập từ Đơn mua hàng.

Bước 3: Thiết lập điều kiện để tìm kiếm đơn hàng, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.

Bước 4: Tích chọn các Đơn mua hàng có chứa mặt hàng cần lập Chứng từ mua hàng (Có thể sửa lại Số lượng nhận theo thực tế cần lập Chứng từ mua hàng )

Bước 5: Nhấn Đồng ý. Hệ thống sẽ tự động lấy thông tin từ Đơn mua hàng ra Chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ.

Bước 6: Kiểm tra và khai báo bổ sung các thông tin còn thiếu: Phương thức thanh toán, Nhận hóa đơn, Kho, Tài khoản hạch toán,…

Bước 7: Nhấn Cất.

Lưu ý: Nếu không tìm thấy đơn mua hàng khi lập chứng từ mua hàng có thể do đơn mua hàng đó đã được lập thành chứng từ mua hàng/ mua dịch vụ rồi, kiểm tra như sau

• Mở đơn mua hàng xem chi tiết ở phần tham chiếu có tham chiếu đến chứng từ mua hàng/ mua dịch vụ nào không. Nếu có thì trên chứng từ mua hàng/ mua dịch vụ đó có thể xóa đi để lập lại chứng từ khác từ đơn mua hàng nếu muốn
• Nếu không thấy tham chiếu trên chứng từ như hướng dẫn trên thì có thể vào báo cáo phân tích chọn tham số, chọn báo cáo sổ chi tiết mua hàng, chọn khoảng thời gian từ ngày của đơn mua hàng đến hiện tại, chọn tất cả mã hàng, mã nhà cung cấp và nhấn đồng ý. Trên báo cáo vừa mở lọc số đơn mua hàng tại cột đơn mua hàng để thấy các chứng từ đã lập từ đơn mua hàng (nếu không thấy cột đơn mua hàng trên báo cáo làm theo hướng dẫn tại đây)