Lưu ý khi phát hành hóa đơn đáp ứng Nghị định 310/2025/NĐ-CP

• Vào phân hệ Hóa đơn điện tử, chọn hóa đơn đã lập nhưng chưa ký/phát hành.
• Người dùng cần đối chiếu ngày hóa đơn với các chứng từ liên quan thực tế (hợp đồng, nghiệm thu, biên bản giao hàng/hoàn thành dịch vụ…).
• Kiểm tra cột Ngày hóa đơn.
• Chọn từng hóa đơn để xem chi tiết và chỉnh sửa để đảm bảo điều chỉnh ngày hóa đơn đúng với ngày phát sinh nghiệp vụ.

Lưu ý: Cần theo dõi và kiểm tra thường xuyên danh sách hóa đơn chưa phát hành.Kiểm tra kỹ để tránh trường hợp hóa đơn bị lập nháp lâu không phát hành, có thể bị lãng quên hoặc vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn.

• Vào phân hệ danh sách hóa đơn, lọc trạng thái hóa đơn là Chưa phát hành.
• Phần mềm sẽ hiển thị danh sách hóa đơn chưa phát hành. Người dùng thực hiện kiểm tra và rà soát thời điểm phát hành hợp lệ của những hóa đơn này.
  • Nếu hóa đơn cần phát hành ngay, bổ sung thông tin, thực hiện ký số/phát hành hóa đơn đúng quy trình.
  • Nếu hóa đơn không cần phát hành nữa, người dùng có thể Xóa bản nháp hóa đơn để không bị nhầm lẫn cho lần rà soát sau.

Lưu ý: 

• Cần ưu tiên xử lý ngay các hóa đơn bị từ chối/phản hồi lỗi để tránh để tồn đọng hóa đơn sai/lỗi kéo dài và bỏ sót.
• Lưu lại tất cả các thông báo từ CQT, lý do bị từ chối và cách đã xử lý, phòng trường hợp bị kiểm tra hoặc truy xuất sau này.

Các trường hợp người dùng cần theo dõi để tránh bỏ sót khi phát hành không thành công: Hóa đơn có mã của CQT bị từ chối cấp mã, Hóa đơn không mã/ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền bị phản hồi Hóa đơn không hợp lệ.

1. Trường hợp hóa đơn có mã bị từ chối cấp mã:

• Thực hiện kiểm tra hóa đơn có trạng thái Từ chối cấp mã trên danh sách hóa đơn.
• Kiểm tra thông tin chi tiết từng hóa đơn xem nội dung lỗi/từ chối do CQT trả về.
• Nhận diện lỗi gửi không thành công và xử lý gửi lại hóa đơn đã được chỉnh sửa để xin cấp mã mới.
• Sau khi gửi hóa đơn mới cần kiểm tra lại trạng thái hóa đơn trả về để xác nhận đã được cấp mã thành công.

2. Trường hợp hóa đơn không mã/ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền bị phản hồi Hóa đơn không hợp lệ.

• Thực hiện kiểm tra Hóa đơn có trạng thái TĐ không hợp lệ trên danh sách hóa đơn.
• Kiểm tra thông tin chi tiết từng hóa đơn xem nội dung lỗi/từ chối do CQT trả về.