Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến sửa chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ

Chức năng Sửa nhanh trên chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ cho phép chỉnh sửa nhanh một số thông tin của chứng từ (Tên nhà cung cấp, Người nhận, Địa chỉ, Diễn giải, Tên hàng) mà không cần Bỏ ghi/sửa. Chức năng này giúp thao tác nhanh khi chỉ cần thay đổi thông tin đơn giản, không ảnh hưởng đến nội dung hạch toán chi tiết.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Nhấn Sửa nhanh và thực hiện sửa thông tin chứng từ.

Bước 2: Nhấn Cất.

Lưu ý: Trường hợp chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ đã phát sinh chi tiền, trả lại, giảm giá hoặc đối trừ công nợ, nếu cần sửa các thông tin như Mã khách hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất…, thì cần xóa các chứng từ chi tiền phát sinh liên quan và bỏ đối trừ công nợ (nếu có), sau đó mới thực hiện chỉnh sửa và cất lại chứng từ.

Trường hợp cần chuyển nhiều chứng từ Mua hàng nhập kho sang Mua hàng không qua kho để phù hợp với nghiệp vụ phát sinh, có thể thực hiện như sau:

Giải pháp: Hiện tại, phần mềm MISA SME chưa hỗ trợ chức năng sửa chứng từ hàng loạt. Tuy nhiên, có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:

Cách 1: Sửa trực tiếp từng chứng từ: Mở chứng từ Mua hàng nhập kho cần điều chỉnh, thực hiện Bỏ ghi/Sửa/ chọn Mua hàng trong nước không qua kho, kiểm tra, chỉnh sửa lại các thông tin liên quan và nhấn Cất.

Cách 2: Xuất danh sách chứng từ mua hàng nhập kho đã làm ra excel (có thể sử dụng báo cáo Sổ chi tiết mua hàng, lọc theo cột loại chứng từ để xuất khẩu), sửa lại thông tin Hình thức mua hàng, sau đó nhập khẩu excel lại file đã sửa vào phần mềm.

Tham khảo hướng dẫn nhập khẩu chứng từ từ excel tại đây.

Khi thực hiện bỏ ghi/xóa chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ, hệ thống hiển thị thông báo:

“Chứng từ này đã có phát sinh <Trả tiền>. Để bỏ ghi chứng từ này thì phải xóa chứng từ liên quan…”

Giải pháp: Thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tại thông báo, nhấn Yes để xem danh sách chứng từ liên quan.

Bước 2: Mở từng chứng từ thu tiền liên quan.

Bước 3: Thực hiện bỏ ghi và xóa chứng từ thu tiền đó.

Bước 4: Quay lại chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ để thực hiện sửa hoặc xóa chứng từ

Lưu ý: Trường hợp chỉ thay đổi một số nội dung trên chứng từ như Tên nhà cung cấp, Người nhận, Địa chỉ, Diễn giải, Tên hàng có thể nhấn Sửa nhanh để chỉnh sửa mà không cần Xóa chứng từ liên quan.

1. Nguyên tắc hạch toán:

• Giá trị ghi nhận: Hàng hóa nhận biếu tặng phải được ghi nhận theo giá trị hợp lý (giá thị trường hoặc giá tương đương) tại thời điểm nhận.
• Thu nhập khác: Toàn bộ giá trị hàng hóa này được tính vào thu nhập khác của doanh nghiệp.
• Thuế GTGT: Bên nhận không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào do không phát sinh chứng từ thanh toán tiền cho người bán. Thuế GTGT (nếu có trên hóa đơn của bên tặng) sẽ được tính trực tiếp vào giá trị hàng hóa nhập kho.

2. Bút toán hạch toán cụ thể:

• Nợ các TK 152, 153, 156, 211…: Tổng giá trị hàng hóa nhận được (bao gồm cả thuế GTGT nếu có).
• Có TK 711 – Thu nhập khác: Tổng giá trị tương ứng.

Khi mua hàng hóa, thực tế nhập kho bị hao hụt so với số lượng trên hóa đơn (ví dụ: mua 100 kg nhưng thực nhập chỉ còn 80 kg).

Phần mềm không cho phép nhập âm số lượng trên chứng từ nhập kho để ghi nhận phần hao hụt hàng hóa.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện nhập kho hàng hóa theo số lượng thực nhập sau đó Lập phiếu xuất kho loại Khác để ghi nhận phần hàng hóa bị hao hụt

Bước 1: Vào phân hệ Kho/ tab Nhập, xuất kho/ chọn chức năng Thêm Xuất kho.

Bước 2: Chọn loại phiếu xuất kho là Khác (Xuất sử dụng, góp vốn …).

Bước 3: Khai báo mã hàng, chọn kho, nhập số lượng là số hao hụt, sau đó nhấn Cất.

Nguyên nhân: Do trong Hệ thống/ Tùy chọn/ tab Mua hàng/ tại dòng Tuỳ chọn lấy đơn giá mua của vật tư hàng hoá khi lập đơn mua hàng, mua hàng, mua dịch vụ, nhập kho khác anh/chị đã chọn 1 trong các tùy chọn sau

• Chọn Lấy theo đơn giá mua cố định trong danh mục, thì khi lập chứng từ Đơn mua hàng, Mua hàng, Mua dịch vụ, Nhập kho đơn giá từng hàng hóa, dịch vụ sẽ được lấy theo đơn giá mua cố định đã khai báo trong Danh mục/ Vật tư hàng hóa, tương ứng với loại tiền và đơn vị tính.
• Chọn Lấy theo đơn giá mua gần nhất trong danh mục, thì khi lập chứng từ Đơn mua hàng, Mua hàng, Mua dịch vụ, Nhập kho đơn giá từng hàng hóa, dịch vụ sẽ được lấy theo đơn giá mua gần nhất trong Danh mục/ Vật tư hàng hóa đã khai báo hoặc tự động cập nhật theo chứng từ Đơn mua hàng, Mua hàng, Mua dịch vụ, Nhập kho đã lập gần nhất, tương ứng với loại tiền và đơn vị tính.
• Chọn Lấy theo đơn giá mua gần nhất của nhà cung cấp, thì khi lập chứng từ Đơn mua hàng, Mua hàng, Mua dịch vụ, Nhập kho đơn giá từng hàng hóa, dịch vụ sẽ được tự động cập nhật theo chứng từ Đơn mua hàng, Mua hàng, Mua dịch vụ, Nhập kho đã lập gần nhất và theo từng nhà cung cấp, tương ứng với loại tiền và đơn vị tính.

Giải pháp: Anh/chị tùy chọn lại cách lấy đơn giá mua hàng hóa, dịch vụ như hướng dẫn tại đây

Các bước thực hiện:

Bước 1: Trên giao diện chứng từ mua hàng, mua dịch vụ cần xóa (hoặc sửa), tại dòng Tham chiếu, nhấn vào dấu “…”, tích chuột vào số chứng từ liên quan để mở chứng từ Nhận hóa đơn

Bước 2: Trên chứng từ Nhận hóa đơn, nhấn Bỏ ghi / Tiện ích / Xóa

Bước 3: Quay lại chứng từ mua hàng, mua dịch vụ cần xóa (hoặc sửa), nhấn Bỏ ghi / Tiện ích / Xóa (hoặc Bỏ ghi / Sửa nếu chỉ cần sửa lại thông tin)

Nguyên nhân: Trường hợp này thường do 2 nguyên nhân:

• Khi lập chứng từ mua hàng, tự nhập thông tin tại cột Chi phí mua hàng trên tab Hàng tiền, mà không thực hiện chọn Chứng từ chi phí để phân bổ.
• Chứng từ mua hàng được nhân bản từ một chứng từ mua hàng khác đã có phân bổ chi phí mua hàng -> số liệu cột chi phí mua hàng cũng hiển thị tương tự chứng từ gốc dùng để nhân bản.

Giải pháp: Nếu chỉ có số tiền tại cột Chi phí mua hàng trên tab Hàng tiền, không có chứng từ Chi phí trên tab Chi phí, kiểm tra lại nghiệp vụ mua hàng này có phát sinh chi phí mua hàng không

• Không phát sinh chi phí mua hàng thì xóa số tiền cột chi phí mua hàng đi.
• Có phát sinh chi phí mua hàng thì thực hiện phân bổ chi phí mua hàng theo hướng dẫn tại đây.

Nguyên nhân: Do đơn vị tự gõ tay số tiền chi phí vào cột Chi phí mua hàng ở chứng từ mua hàng mà không có thêm dòng hạch toán chi phí hoặc chứng từ mua dịch vụ hạch toán chi phí

Giải pháp: Trường hợp mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng, thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Thêm 1 dòng hạch toán trên chứng từ mua hàng, chọn mã hàng CPMH để hạch toán chi phí sau đó phân bổ (trường hợp 1 hóa đơn mua hàng có bao gồm cả chi phí)

Cách 2: Hạch toán chi phí mua hàng trên chứng từ Mua dịch vụ, tích chọn Là chi phí mua hàng sau đó phân bổ vào chứng từ mua hàng (trường hợp hóa đơn chi phí và hóa đơn mua hàng khác nhau)

Tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây.

Trường hợp có hóa đơn cuối tháng 12, nhưng qua tháng 1 năm sau mới thanh toán thì nhập hóa đơn trên phần mềm như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng, thêm chứng từ Mua hàng hóa hoặc Mua dịch vụ (tùy theo tính chất mặt hàng trên hóa đơn), chọn hình thức là Chưa thanh toán, chọn Nhận kèm hóa đơn, nhập đầy đủ thông tin hàng hóa dịch vụ và hóa đơn.

Bước 2: Qua tháng sau thanh toán công nợ với nhà cung cấp, thực hiện theo hướng dẫn:

• Đối với thanh toán bằng chuyển khoản, tham khảo tại đây
• Đối với thanh toán bằng tiền mặt, tham khảo tại đây

Khi lập chứng từ hạch toán từ tab Hóa đơn đầu vào, ngoài lập chứng từ mua hàng/mua dịch vụ thì còn có thể lập chứng từ nghiệp vụ khác / phiếu chi tiền mặt / ủy nhiệm chi…

=> Do vậy nếu chỉ đối chiếu số lượng hóa đơn bên tab Mua hàng và tab Xử lý hóa đơn có thể sẽ không bằng nhau vì chứng từ còn nằm ở các phân hệ khác như Tiền mặt, Tiền gửi, Tổng hợp…

Trên danh sách Xử lý hóa đơn đầu vào, có thể xem cột Chứng từ hạch toán và Phân loại chứng từ để kiểm tra loại chứng từ hạch toán hoặc đối chiếu tổng tiền trên sổ cái tài khoản 1331 khớp với bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào (mẫu quản trị) là được.

Để lọc các hóa đơn đầu vào chưa được xử lý, vào phân hệ Mua hàng tab Xử lý hóa đơn đầu vào lọc cột Trạng thái hạch toán là Chưa hạch toán

Nếu không thấy cột Trạng thái hạch toán ở danh sách hóa đơn, nhấn chuột phải vào tiêu đề cột 1 cột bất kỳ chọn vào dòng Trạng thái hạch toán

Trường hợp cần thêm % thuế khác ngoài những cái đã có sẵn như 0, 5, 10%… thì trên chứng từ, tại cột % thuế GTGT nhấn biểu tượng ∇ chọn KHAC, sau đó gõ tiền thuế theo hóa đơn

Biểu hiện: Đơn vị so sánh giá trị mua hàng nhập khẩu, tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu trên chứng từ mua hàng nhập khẩu với giá trị HHDV mua vào chưa có thuế, tiền thuế GTGT trên bảng kê HHDV mua vào không khớp

Cách kiểm tra:

Trên chứng từ mua hàng nhập khẩu, chọn sang tab Thuế để kiểm tra số liệu.

Cách tính toán số liệu lên bảng kê HHDV mua vào đối với hàng nhập khẩu như sau:

Giá trị HHDV mua vào chưa có thuế = [Thành tiền + Phí trước hải quan (nếu có)] x Tỷ giá hải quan + Tiền thuế nhập khẩu (nếu có) + Tiền thuế TTĐB (nếu có) + Tiền thuế bảo vệ môi trường (nếu có)

Tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu = Giá trị HHDV mua vào chưa có thuế x % thuế GTGT

Biểu hiện: Khi nhấn Cất chứng từ mua hàng, phần mềm báo lỗi “Bạn chưa thực hiện phân bổ chi phí mua hàng (phí trước hải quan, phí hàng về kho) cho chứng từ đã chọn. Xin vui lòng thực hiện phân bổ chi phí”

Nguyên nhân: Do trên tab Chi phí trên chứng từ mua hàng trong nước (hoặc tab Phí trước hải quan, Phí hàng về kho trên chứng từ mua hàng nhập khẩu) có chọn chứng từ chi phí nhưng chưa thực hiện chức năng phân bổ chi phí

Giải pháp:

• Trường hợp đơn vị mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng: Thực hiện phân bổ chi phí mua hàng theo hướng dẫn tại đây
• Trường hợp đơn vị mua hàng không phát sinh chi phí mua hàng hoặc chọn nhầm chứng từ chi phí thì cần xóa bỏ chứng từ chi phí mua hàng đã chọn bằng cách:
  • Trên chứng từ mua hàng, nhấn sang tab Chi phí (hoặc tab Phí trước hải quan, Phí hàng về kho)
  • Tại dòng chứng từ chi phí mua hàng bị chọn nhầm, nhấn chuột phải chọn xóa dòng chứng từ

Nhấn Cất chứng từ mua hàng

Biểu hiện: Đã nhập tỷ lệ chiết khấu nhưng không tự tính số Tiền chiết khấu, nhập tay số Tiền chiết khấu nhưng Tổng tiền thanh toán cũng không trừ

Giải pháp: 

• Trường hợp hóa đơn trả lại hàng mua do người bán xuất hóa đơn: trên giao diện chứng từ trả lại hàng mua, anh/chị xổ mũi tên kế nút Mẫu, chọn Quản lý mẫu, chọn Sửa và tích Hiển thị ở dòng Đơn giá trước CK, sau đó nhấn Cất và Áp dụng. Trên giao diện nhập liệu sẽ có thêm cột Đơn giá trước CK, anh/chị nhập số liệu thì phần mềm sẽ tự tính từ Đơn giá trước CK * Tỷ lệ CK ra số Tiền chiết khấu
• Trường hợp hóa đơn trả lại hàng mua do người mua xuất hóa đơn: do trên phần mềm chưa hỗ trợ thể hiện Tỷ lệ và số Tiền chiết khấu lên hóa đơn nên nếu cần muốn thể hiện anh/chị sẽ làm theo 1 trong 2 cách sau
  • Cách 1: Lập Hóa đơn và phát hành trên MISA SME
    • Bước 1: Anh/chị vào Nghiệp vụ/ Bán hàng/ Hóa đơn khai báo phát hành hóa đơn như bình thường
    • Bước 2: Anh/chị vào Nghiệp vụ/ Mua hàng/ Trả lại hàng mua để hạch toán và nhập đơn giá trước CK như hướng dẫn phía trên
    • Lưu ý: Không phát hành hay nhập số hóa đơn ở chứng từ Trả lại hàng mua 
  • Cách 2: Lập Hóa đơn và phát hành trên meInvoice
    • Bước 1: Anh/chị đăng nhập trên trang meinvoice.vn
    • Bước 2: Lập và phát hành hóa đơn như hướng dẫn tại đây
    • Bước 3: Lập hóa đơn từ meInvoice theo hướng dẫn tại đây
    • Lưu ý: chọn chức năng Lập hóa đơn chứ không chọn Lập chứng từ bán hàng
    • Bước 4: Anh/chị vào Nghiệp vụ/ Mua hàng/ Trả lại hàng mua để hạch toán và nhập đơn giá trước CK như hướng dẫn phía trên
  • Lưu ý: Vì sao phát hành hóa đơn trả lại hàng mua nhưng phải lập và phát hành hóa đơn bên bán hàng? Vì hóa đơn trả lại hàng mua do người mua phát hành được coi như hóa đơn bán hàng và kê khai như hóa đơn bán hàng thông thường

Biểu hiện: Bỏ ghi chứng từ cảnh báo Chứng từ này đã có phát sinh đối trừ chứng từ… nhấn Yes/ Có tiếp tục cảnh báo Dữ liệu <Tài khoản phải trả> không có trong danh mục

Nguyên nhân: Tài khoản công nợ (thường là tài khoản 138, 338) có theo dõi đối tượng và đối trừ chứng từ sau đó bỏ tich theo dõi đối tượng

Giải pháp: 

• Bước 1. Vào Danh mục/ Tài khoản/ Hệ thống tài khoản/ nhấn đúp vào tài khoản công nợ theo tài khoản trên chứng từ (thường là tài khoản 138, 338)
• Bước 2. Tích theo dõi Đối tượng/ chọn Nhà cung cấp/ nhấn Cất
• Bước 3. Mở chứng từ cần sửa/ xóa thực hiện Bỏ ghi và nhấn Yes/ Có trên cảnh báo bỏ đối trừ, thực hiện bỏ đối trừ sau đó thao tác sửa/ xóa theo yêu cầu
• Bước 4. Vào Danh mục/ Tài khoản/ Hệ thống tài khoản/ bỏ tích theo dõi đối tượng