Ghi tăng TSCĐ

Mục đích: Bài viết này giúp kế toán thực hiện ghi tăng tài sản cố định trên phần mềm, đảm bảo khai báo đầy đủ thông tin tài sản, thiết lập khấu hao, phân bổ chi phí và quản lý chứng từ liên quan một cách chính xác, minh bạch.

Nội dung bài viết gồm: Hướng dẫn khai báo thông tin tài sản, thiết lập các thông tin phục vụ quản lý, tính khấu hao, phân bổ chi phí và lưu ý về các trường hợp đặc biệt khi ghi tăng tài sản.

Phạm vi áp dụng: Dành cho kế toán, quản trị viên hệ thống và doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có phát sinh nghiệp vụ ghi tăng tài sản cố định.

Bước 1: Vào phân hệ Tài sản cố định, nhấn Ghi tăng.

Bước 2: Khai báo thông tin TSCĐ tại các tab:

• Tab 1. Thông tin chung: khai báo các thông tin về tài sản như tên, loại, đơn vị sử dụng, nước sản xuất…

Lưu ý:

• • Kế toán có thể sử dụng chức năng Lấy TSCĐ từ hệ thống quản trị (hoặc ngược lại). Đồng thời không được đặt mã tài sản trùng nhau giữa các chi nhánh và hệ thống sổ nếu cần lấy tài sản sang (trùng mã tài sản thì phần mềm sẽ không lấy sang được).
    
  • Với các tài sản cũ đã hết khấu hao nhưng vẫn được sử dụng hoặc chưa khấu hao hết nhưng bị mất… nếu đơn vị vẫn muốn theo dõi trên sổ tài sản, thì khi ghi tăng sẽ chọn Tình trạng ghi tăng là Cũ, đồng thời tích chọn vào thông tin Không tính khấu hao.
  • Có thể đính kèm các tài liệu như Biên bản giao nhận tài sản, Hồ sơ kỹ thuật,…vào thông tin TSCĐ được ghi tăng để tiện tra cứu khi cần.
    
  • Tài sản cố định khấu hao mặc định tính từ ngày bắt đầu ghi tăng/ Ngày bắt đầu tính KH

• Tab 2. TT khấu hao: khai báo thông tin phục vụ cho việc quản lý và tính khấu hao TSCĐ như: Nguyên giá, Thời gian sử dụng…

Lưu ý:

• • Thời gian sử dụng nếu chọn Tháng thì phải từ 12 tháng trở lên. Nếu chọn thấp hơn sẽ bị cảnh báo “Giá trị khấu hao năm không được lớn hơn giá trị tính khấu hao”
  • Với những TSCĐ có quy định về mức tối đa khi tính khấu hao, nếu tích chọn thông tin Giới hạn giá trị tính KH theo luật thuế TNDN và nhập Giá trị tính KH theo luật, thì khi thực hiện tính khấu hao TSCĐ hàng tháng, phần chênh lệch giữa Giá trị KH hàng tháng với Giá trị tính KH theo luật (chênh lệch > 0) sẽ được tính vào chi phí không hợp lý.
• Tab 3. Thiết lập phân bổ:chọn đối tượng sẽ được phân bổ chi phí khi thực hiện tính khấu hao TSCĐ hàng tháng. => Chương trình mặc định đối tượng phân bổ theo thông tin Đơn vị sử dụng bên tab Thông tin chung, nhưng cho phép chọn lại thành: công trình, đối tượng tập hợp chi phí, đơn vị, đơn hàng, hợp đồng.

• Tab 4. Nguồn gốc hình thành: chọn Nguồn gốc hình thành. Đồng thời, tập hợp các chứng từ hình thành nên Nguyên giá TSCĐ(như: chứng từ mua TSCĐ, phiếu chi vận chuyển, tháo dỡ TSCĐ…)

• Tab 5. Bộ phận cấu thành: Trường hợp TSCĐ được cấu thành từ nhiều bộ phận: Kế toán có thể khai báo thông tin trên tab Bộ phận cấu thành để quản lý.
  
  
  
• Tab 6. Dụng cụ, phụ tùng kèm theo: Trường hợp TSCĐ có các phụ tùng kèm theo: Kế toán có thể khai báo thông tin trên tab Dụng cụ, phụ tùng kèm theo để quản lý.

• Tab 7. BB giao nhận: Khai báo các thông tin để phục vụ cho việc in Biên bản giao nhận.

Bước 3: Nhấn Ghi tăng.

• Mỗi mã tài sản sẽ tương ứng với số lượng là 1, nên nếu đơn vị có nhiều mã tài sản giống nhau thì cần khai báo mỗi tài sản là 1 mã riêng, không được khai báo 1 mã tài sản và gộp chung nguyên giá.
• Trên chứng từ mua hàng khi mua nhiều tài sản giống nhau thì cần tách dòng khi làm chứng từ mua hàng để phục vụ việc chọn Nguồn gốc hình thành TSCĐ khi ghi tăng từng mã TSCĐ. Cách ghi nhận chứng từ mua hàng như sau:
  • Dòng 1: Nhập mã hàng, số lượng = 1, đơn giá, thành tiền là giá trị của 1 tài sản.
  • Dòng 2: Nhấn Thêm dòng (hoặc Enter xuống dòng mới), để phần mềm sao chép dữ liệu từ dòng 1 xuống, gõ lại cột số lượng bằng 1 sau đó Cất (phải gõ lại cột số lượng hoặc 1 cột thông tin bất kỳ để lưu được dòng 2, nếu không gõ lại thì khi Cất chứng từ dòng sao chép sẽ bị mất).
  • Tương tự có bao nhiêu tài sản thì cần tách từng đó dòng, tương ứng mỗi dòng là 1 tài sản có số lượng là 1.
• Trường hợp, KH có nhiều mã tài sản nhưng lại chỉ khai báo là 1 mã tài sản với nguyên giá gộp chung thì sẽ không ghi giảm được 1 phần mã tài sản (Ví dụ: 1 mã TS nhưng nguyên giá thì lại ghi nhận nguyên giá của 7 tài sản, muốn ghi giảm 2 tài sản thì không ghi giảm được), trường hợp này người dùng cần thực hiện như sau để theo dõi tài sản:

• • Bước 1: Ghi giảm cả mã TSCĐ chung mà trước đó đã tạo, tham khảo hướng dẫn tại đây.

• • Bước 2: Ghi tăng lại thành các mã TSCĐ tương ứng với giá trị còn lại của từng mã (mỗi mã TSCĐ tương ứng số lượng 1, 5 TSCĐ giống nhau thì cần ghi tăng lại thành 5 mã riêng để theo dõi)

Lưu ý: Vì mỗi mã tài sản luôn tương ứng với số lượng là 1 nên khi khai báo TSCĐ hoặc Xem báo cáo về TSCĐ sẽ không có cột Số lượng.