Tại sao Tài sản và Nguồn vốn bằng nhau nhưng phần mềm vẫn báo lệch khi lập BCTC?

Mục đích: Hướng dẫn người dùng xử lý trường hợp khi lập Báo cáo tài chính (BCTC) hoặc Bảng cân đối kế toán trên phần mềm MISA SME, mặc dù đối chiếu thấy số liệu bên Tài sản và Nguồn vốn bằng nhau, nhưng hệ thống vẫn đưa ra cảnh báo lỗi Tài sản và Nguồn vốn không bằng nhau.

Phạm vi áp dụng: Kế toán, kiểm toán, quản trị viên

Khi lập Báo cáo tài chính, phần mềm hiển thị cảnh báo “Tài sản không bằng Nguồn vốn” mặc dù người dùng kiểm tra trên báo cáo thấy tổng Tài sản và tổng Nguồn vốn đang bằng nhau.

Nguyên nhân

Dữ liệu kế toán ban đầu có phát sinh các giá trị thập phân, sau đó người dùng đã thay đổi thiết lập định dạng số sang hiển thị số nguyên trước khi thực hiện chức năng kết chuyển lãi lỗ sau. Việc này khiến bút toán kết chuyển chỉ ghi nhận phần số nguyên sau khi đổi định dạng số, còn phần lẻ thập phân trước đó chưa được kết chuyển đầy đủ. Do đó, mặc dù trên giao diện báo cáo các số liệu đã được làm tròn và nhìn bằng mắt thường thấy Tài sản và Nguồn vốn bằng nhau, nhưng khi phần mềm kiểm tra trên dữ liệu thực tế vẫn phát hiện chênh lệch và đưa ra cảnh báo không cân đối.

Cách xử lý

Bước 1: Vào Hệ thống\Tùy chọn\Định dạng số, tại các dòng Tiên quy đổi, thiết lập lại số chữ số thập phân sau dấu phẩy (Ví dụ: chọn là 2,3,4,… ) và Nhấn Đồng ý.

Bước 2: Vào phân hệ Tổng hợp \ tab Chứng từ nghiệp vụ khác tìm đến chứng từ Kết chuyển lãi lỗ đã lập trước đó, nhấn Bỏ ghi và Xóa.

Bước 3: Vào phân hệ Tổng hợp, chọn tab Kết chuyển lãi lỗ, nhấn nút Thêm và khai báo lại thông tin theo kỳ cần kết chuyển, sau đó nhấn Cất

Bước 4: Vào Hệ thống\Tùy chọn\Định dạng số, tại các dòng Tiền quy đổi, thiết lập lại số chữ số thập phân sau dấu phẩy (Ví dụ: chọn là 2,3,4,… ) và Nhấn Đồng ý để trả lại định dạng số nguyên.

Bước 5: Vào phân hệ Tổng hợp \ tab Báo cáo tài chính chọn Lập Báo cáo tài chính, chọn lại kỳ báo cáo và nhấn Đồng ý.

Lúc này, dữ liệu ngầm đã được làm sạch, phần mềm sẽ không còn cảnh báo lệch giữa Tài sản và Nguồn vốn nữa.

Việc tăng, giảm số chữ số thập phân sẽ làm phát sinh chênh lệch số liệu giữa hiển thị và dữ liệu ngầm.

•  Nên thiết lập cố định định dạng số ngay từ đầu và trước khi thực hiện các nghiệp vụ cuối kỳ (tính giá, phân bổ, khấu hao, kết chuyển) để tránh phát sinh chênh lệch số liệu do làm tròn.

• Tuyệt đối hạn chế thay đổi định dạng số trong giai đoạn hoàn thiện Báo cáo tài chính để ngăn ngừa sai lệch giữa số liệu hiển thị và dữ liệu ngầm.