Bước 1: Ghi nhận các khoản chi phí trả trước phát sinh

Tuỳ thuộc vào hình thức thanh toán, các khoản chi phí này sẽ được ghi nhận trên phân hệ Quỹ, Ngân hàng hoặc Tổng hợp. Ví dụ trên phân hệ Ngân hàng.

Bước 2: Khai báo các khoản chi phí cần phân bổ nhiều kỳ

1. Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Chi phí trả trước\Danh sách chi phí trả trước. 2. Chọn Chi phí trả trước. 3. Khai báo thông tin về khoản chi phí cần phân bổ. Tab Thiết lập phân bổ: chọn các đối tượng sẽ được phân bổ khoản chi phí trả trước như đối tượng THCP/công trình/đơn hàng/hợp đồng/đơn vị. => Tổng tỷ lệ phân bổ phải bằng 100% và bắt buộc phải nhập TK chi phí để làm căn phân bổ và hạch toán chi phí trong các kỳ. Tab Tập hợp chứng từ: chọn các chứng từ ghi nhận chi phí phát sinh đã được lập ở bước 1: Nhấn Chọn chứng từ. Thiết lập điều kiện để tìm kiếm chứng từ cần tập hợp và nhấn Lấy dữ liệu. Tích chọn chứng từ và nhấn Đồng ý. 4. Nhấn Cất. Lưu ý: Đối với dữ liệu hạch toán đa chi nhánh và sử dụng cả hai hệ thống sổ (tài chính và quản trị), các khoản chi phí trả trước được khai báo khi đang làm việc tại chi nhánh nào, sổ nào sẽ chỉ được lưu trên chi nhánh đó và sổ đó. Nhấn Lấy từ hệ thống sổ tài chính (hoặc ngược lại) trong trường hợp muốn lấy thông tin khoản chi phí trả trước từ sổ này sang sổ khác. Chọn Chi phí trả trước đầu kỳ để khai báo các khoản chi phí phát sinh trước khi sử dụng phần mềm.

Bước 3: Phân bổ các khoản chi phí trả trước

1. Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Chi phí trả trước\Phân bổ chi phí trả trước. 2. Nhấn Thêm. 3. Chọn kỳ phân bổ chi phí tương ứng và nhấn Đồng ý. 3. Hệ thống tự động lấy các chi phí trả trước cùng số tiền phân bổ trong kỳ: Xác định các khoản chi phí cần phân bổ. Phân bổ chi phí cho các đối tượng đã được thiết lập tại bước 2. Ghi nhận bút toán hạch toán chi phí. 4. Nhấn Cất.