Khi xóa TSCĐ nhưng phần mềm báo xóa không thành công thì làm thế nào?

Mục đích: Bài viết này giúp anh/chị hiểu rõ các trường hợp không được phép xóa chứng từ tài sản cố định trên phần mềm, đồng thời hướng dẫn cách xử lý khi cần xóa chứng từ trong các tình huống đặc biệt, đảm bảo an toàn và chính xác cho dữ liệu kế toán.

Nội dung bài viết gồm:

• Quy định về các trường hợp không được xóa chứng từ TSCĐ
• Hướng dẫn xử lý khi cần xóa chứng từ có phát sinh liên quan hoặc đã khóa sổ
• Lưu ý về kiểm soát dữ liệu và thao tác bỏ khóa sổ kỳ kế toán

Biểu hiện:

– Khi kế toán thực hiện xóa chứng từ ghi tăng của tài sản cố định/công cụ dụng cụ đã có phát sinh chứng từ liên quan, phần mềm sẽ hiển thị cảnh báo: “Chứng từ này đã có phát sinh. Để xóa chứng từ này thì phải xóa các chứng từ liên quan ”

– Khi xóa chứng từ khai báo tài sản đầu kỳ trong khi kỳ kế toán đã được khóa sổ, phần mềm sẽ hiển thị cảnh báo:“Không được xóa <Khai báo tài sản cố định đầu kỳ> khi ngày khóa sổ lớn hơn hoặc bằng ngày bắt đầu sử dụng. Để xóa chứng từ này phải bỏ khóa sổ kỳ kế toán lùi về ngày…”

– Khi xóa chứng từ ghi tăng tài sản cố định có ngày ghi tăng nhỏ hơn hoặc bằng ngày khóa sổ kỳ kế toán, phần mềm sẽ hiển thị cảnh báo: “Chứng từ ghi tăng TSCĐ nhỏ hơn hoặc bằng ngày khóa sổ . Để xóa chứng từ này thì phải bỏ khóa sổ kỳ kế toán về ngày nhỏ hơn ngày ghi tăng của chứng từ”

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị viên sử dụng phần mềm kế toán có nghiệp vụ quản lý TSCĐ.

Trường hợp 1: Xóa chứng từ ghi tăng của tài sản cố định đã có phát sinh chứng từ liên quan

Nguyên nhân: Chương trình không cho phép xóa các chứng từ ghi tăng của tài sản cố định/công cụ dụng cụ đã có phát sinh chứng từ liên quan để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu. Do vậy khi xóa chương trình sẽ hiển thị thông báo:

Cách xử lý: Để xóa được chứng từ này, kế toán thực hiện như sau:

Bước 1: Tại cột Xem phát sinh. Nhấn Chi tiết. Chương trình sẽ hiển thị danh sách các chứng từ phát sinh.

Bước 2: Kế toán thực hiện xóa lần lượt các chứng từ, từ chứng từ có ngày phát sinh muộn nhất (có Ngày hạch toán lớn nhất) đến các chứng từ phát sinh trước đó, cho đến hết.

Bước 3: Mở từng chứng từ phát sinh theo thứ tự nói trên, nhấn Xóa.

Lưu ý:

Với các chứng từ phát sinh đã ghi sổ, cần thực hiện Bỏ ghi sau đó Xóa chứng từ.

Trường hợp 2: Xóa chứng từ Khai báo tài sản đầu kỳ khi kế toán đã thực hiện khóa sổ kỳ kế toán

Nguyên nhân: Chương trình không cho phép xóa các chứng từ khai báo tài sản đầu kỳ khi kế toán đã thực hiện khóa sổ kỳ kế toán để đảm báo số liệu đã khóa sổ không bị thay đổi. Do vậy khi xóa chương trình sẽ hiển thị thông báo:

Cách xử lý:

Bước 1: Vào Tệp/Thông tin dữ liệu, xem dữ liệu ngày bắt đầu dữ liệu từ ngày nào.

Bước 2: Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Bỏ khóa sổ kỳ kế toán.

Bước 3: Vào Phân hệ Tài sản cố đinh, tab Ghi tăng,ấn chuột vào Tài sản cần xóa, chọn Xóa.

Để xóa được chứng từ, kế toán cần Bỏ khóa sổ kỳ kế toán về “Ngày bắt đầu hạch toán – 1″. Xem hướng dẫn bỏ khóa sổ kỳ kế toán tại đây.

Trường hợp 3: Xóa các chứng từ Ghi tăng tài sản cố định có Ngày ghi tăng nhỏ hơn hoặc bằng ngày khóa sổ kỳ kế toán

Nguyên nhân: Chương trình không cho phép xóa các chứng từ Ghi tăng tài sản cố định có Ngày ghi tăng <= Ngày khóa sổ kỳ kế toán để đảm bảo số liệu đã khóa sổ không bị thay đổi. Do vậy khi thực hiện xóa chương trình hiển thị thông báo:

Cách xử lý:

Bước 1: Vào Tệp/Thông tin dữ liệu, xem dữ liệu ngày bắt đầu dữ liệu từ ngày nào.

Bước 2: Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Bỏ khóa sổ kỳ kế toán.

Bước 3: Vào Phân hệ Tài sản cố đinh, tab Ghi tăng,ấn chuột vào Tài sản cần xóa, chọn Xóa.

Để xóa được chứng từ này, kế toán thực hiện Bỏ khóa sổ kỳ kế toán về ngày < Ngày ghi tăng của TSCĐ. Xem hướng dẫn bỏ khóa sổ kỳ kế toán tại đây.