Tải hóa đơn điện tử đã phát hành

Mục lục

1. Mô tả nghiệp vụ

Cho phép kế toán tải đồng thời hóa đơn điện tử theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP ở dạng XML, PDF phục vụ cho mục đích lưu trữ hóa đơn theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.

2. Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn: Tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

3. Hướng dẫn trên phần mềm

Lưu ý:

Chức năng này chỉ có thể thực hiện được khi có kết nối Internet.
Kế toán phải được phân quyền Tải hóa đơn trên chi nhánh và sổ đang làm việc thì mới có thể thực hiện được chức năng này. (Chi tiết hướng dẫn phân quyền, xem tại đây)

Đối với hóa đơn điện tử theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP

Kế toán có thể tải hóa đơn điện tử bằng 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Tải từng hóa đơn điện tử

1. Vào phân hệ Hóa đơn điện tử,

2. Chọn tab Hóa đơn điện tử.

3. Chọn mục Đã phát hành: chương trình lấy lên danh sách các hóa đơn điện tử đã được phát hành.

(Hoặc có thể chọn các mục chi tiết như: Chưa gửi cho KH, Đang gửi cho KH, Gửi bị lỗi, Đã gửi HĐ cho KH chương trình sẽ lấy lên các hóa đơn điện tử có trạng thái tương ứng).

4. Thiết lập điều kiện lọc tìm hóa đơn điện tử cần tải về và nhấn Lấy dữ liệu.

5. Chọn hóa đơn trên danh sách, sau đó nhấn Tải hóa đơn điện tử.

6. Chọn thư mục lưu hóa đơn được tải về.

Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi tải về bằng cách nhấn Xem hóa đơn.

7. Nhấn Thực hiện.

8. Mở thư mục lưu hóa đơn tải về trên máy tính, giải nén file để lấy thông tin hóa đơn điện tử đã phát hành cần lưu trữ.

Cách 2: Tải hàng loạt hóa đơn điện tử

1. Vào phân hệ Hóa đơn điện tử, chọn tab Hóa đơn điện tử.

2. Chọn mục Đã phát hành

(Hoặc có thể chọn các mục chi tiết như: Chưa gửi cho KH, Đang gửi cho KH, Gửi bị lỗi, Đã gửi HĐ cho KH).

3. Nhấn chuột phải tại màn hình danh sách và chọn Tải hóa đơn điện tử hàng loạt.

4. Thiết lập điều kiện tìm kiếm các hóa đơn điện tử cần tải về.

5. Nhấn Lấy dữ liệu.

6. Chọn thư mục lưu hóa đơn được tải về bằng cách nhấn vào biểu tượng

7. Tích chọn các hóa đơn cần tải về.

Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi tải về bằng cách nhấn Xem hóa đơn hoặc nhấn Xem hóa đơn đã chọn để xem trước nội dung của tất cả các hóa đơn đã chọn cùng lúc.

8. Nhấn Thực hiện.

9. Mở thư mục lưu hóa đơn tải về trên máy tính, giải nén file để lấy thông tin hóa đơn điện tử đã phát hành cần lưu trữ.

Đối với hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Phần mềm đáp ứng các bước tải hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP ở dạng XML, PDF tương tự như đối với hóa đơn điện tử theo nghị định 51/2010/NĐ-CP. (Lưu ý: Cho phép tải với những hóa đơn ở trạng thái Đã phát hành – đối với hóa đơn không mã hoặc Đã cấp mã – đối với hóa đơn có mã CQT)
Chương trình đáp ứng tải hàng loạt đồng thời hóa đơn điện tử theo NĐ 123 và NĐ 51. Trên form chọn hóa đơn tải hàng loạt, người dùng có thể phân biệt được 2 loại hóa đơn này thông qua cột Mẫu số (Hóa đơn theo NĐ 123 để trống cột mẫu số).